O gerenciamento de projetos de consultoria envolve vários aspectos e, como cliente, em última análise, é sua responsabilidade garantir uma execução tranquila do projeto do início ao fim. Isso envolve a transmissão de suas necessidades e metas aos consultores, a definição do escopo e dos objetivos do projeto, a identificação de recursos e a atribuição de funções, o estabelecimento de cronogramas e orçamentos, o monitoramento do progresso e a comunicação com as partes interessadas.

O gerenciamento eficaz de projetos também exige a capacidade de avaliar os riscos e identificar e resolver proativamente os possíveis problemas para garantir o sucesso dos resultados do projeto. Ao gerenciar projetos de consultoria de forma estruturada e organizada, os executivos podem garantir que os projetos sejam concluídos no prazo, dentro do orçamento e com altos níveis de qualidade e satisfação do cliente.

Ao usar nosso guia de seis etapas para o gerenciamento de projetos de consultoria, você pode lidar com o projeto como um profissional e, neste artigo, revelamos todas elas.

Gerenciamento bem-sucedido de projetos de consultoria em 6 etapas essenciais

Quando você está comprando serviços e, em particular, comprando serviços intangíveis como consultoria, a maior parte do trabalho ocorre após o término do processo de aquisição. É preciso monitorar e gerenciar os resultados do projeto, mas também o próprio projeto. Na verdade, os projetos de consultoria raramente saem como planejados.

#1. Organize-se para gerenciar seu projeto

Para gerenciar um projeto de consultoria, a primeira e mais importante etapa é simplesmente se organizar. Os mesmos princípios se aplicam. Para maximizar as chances de sucesso do seu projeto, você precisará gerenciar esses três elementos:

Partes interessadas Esse é o básico do gerenciamento de projetos. Alinhe as partes interessadas para garantir que elas apoiarão o projeto e colaborarão com a equipe do projeto e os consultores.

Projeto - Você precisa implementar as práticas recomendadas de gerenciamento de projetos: definir o plano de trabalho, esclarecer as funções e responsabilidades e estabelecer uma governança clara.

Mudança - Sempre óbvio, mas muitas vezes negligenciado, o gerenciamento de mudanças é um fator-chave de sucesso para projetos de consultoria. Antecipe a resistência à mudança nas equipes afetadas pelo projeto e defina estratégias para lidar com cada situação.

#2. Monitore o desempenho

Não espere até o final do projeto para avaliar o desempenho e compartilhar seus resultados com os consultores. Os motivos do baixo desempenho podem ser múltiplos e simultâneos. Elas podem vir da empresa de consultoria (capacidades, habilidades, experiência, pessoal, etc.) ou de suas equipes (baixa prioridade, pessoal, etc.).

Em qualquer caso, é melhor sentar-se com a empresa de consultoria para discutir e compreender o problema e encontrar soluções juntos.

#3. Gerenciar o contrato de consultoria

Ao trabalhar com consultores externos, você também precisa gerenciar o relacionamento. Primeiro, você terá de acompanhar as mudanças no projeto que pode afetar o escopoA equipe, o cronograma ou eventos imprevistos.

Quando essas alterações forem substanciais, você deve considerar a possibilidade de alterar o contrato. Em qualquer caso, mantenha um registro das alterações nas atas dos comitês de direção.

Além disso, para projetos muito grandes, você deve considerar a organização de uma revisão formal no meio do projeto. Você pode cobrir tanto as alterações na declaração de trabalho quanto a qualidade do resultado.

Isso não deve impedi-lo de verificar regularmente com a empresa de consultoria para antecipar possíveis deslizes no escopo e no cronograma do projeto e permitir que seu provedor resolva o problema.

Considere a consultoria como sua parceira com um objetivo comum: o sucesso do seu projeto. Seja inflexível quanto à qualidade dos resultados. Dê-lhes feedback sobre seu desempenho e visibilidade nos pagamentos.

#4. Antecipar e se preparar para a saída do consultor

Talvez você tenha preparado a transição desde o início (em outras palavras, em sua RFP) e incluído o plano de transição e os check-ins regulares nos entregáveis. Se esse não for o caso, certifique-se de se preparar para quando o consultor sair.

Depois de decidir quais recomendações serão seguidas, você precisa organizar a forma como agirá. Você também deve considerar a transferência de conhecimento, especialmente se o projeto implementou uma nova organização ou tecnologia. E você deve definir esse plano com o consultor em questão.

Por fim, prepare a avaliação de desempenho para a empresa de consultoria reunindo as informações coletadas durante o projeto.

#5. Não hesite em terminar o contrato mais cedo

Às vezes, os projetos de consultoria precisam ser fechados mais cedo do que o esperado. Muitas mudanças podem acontecer entre o momento em que você decide trabalhar com os consultores e o final dos projetos de consultoria.

O contexto pode mudar ou a equipe de gerenciamento. Se esse for o caso, continuar o projeto como está pode ser apenas uma perda de energia e dinheiro. Sempre encontre maneiras de adaptar o escopo às suas necessidades. E rescinda o contrato se for necessário, e se as consequências forem aceitáveis.

#6. Feche o projeto de forma organizada

Seja qual for o motivo para encerrar o projeto antecipadamente, não se precipite. Reserve um tempo para analisar o impacto do encerramento e a probabilidade de sucesso de outro projeto de consultoria. Prepare também o que comunicar às equipes envolvidas no projeto.

Nesse ponto, você deve ter pago o provedor de consultoria com base na entrega e acumulado o orçamento até o final do projeto. Mantenha as últimas faturas em sua mesa até ter certeza de que o projeto foi totalmente entregue. Isso lhe dará vantagem suficiente para voltar e concluir o projeto.

Quando achar que o projeto está encerrado e as faturas forem aprovadas para pagamento, você pode reservar um tempo para falar com os consultores sobre o desempenho deles no projeto.

Pensamentos Finais

A conquista de um projeto de consultoria pode parecer uma montanha de trabalho, mas fica muito mais fácil quando você divide o trabalho inteiro em etapas gerenciáveis. E acabamos de lhe falar sobre as seis etapas essenciais a serem seguidas para gerenciar com sucesso um projeto de consultoria do início ao fim.

Então, é isso aí! Siga essas etapas e você estará no caminho certo para gerenciar com sucesso seu projeto de consultoria. Afinal de contas, a consultoria é um negócio sério, mas não precisa ser chato!

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