La gestion des projets de conseil comporte de multiples aspects et, en tant que client, il vous incombe en fin de compte de veiller à ce que le projet se déroule sans heurts, du début à la fin. Il s'agit de transmettre vos besoins et vos objectifs aux consultants, de définir la portée et les objectifs du projet, d'identifier les ressources et d'attribuer les rôles, d'établir les calendriers et les budgets, de suivre les progrès et de communiquer avec les parties prenantes.

Une gestion de projet efficace requiert également la capacité d'évaluer les risques et d'identifier et de traiter de manière proactive les problèmes potentiels afin de garantir la réussite du projet. En gérant les projets de conseil de manière structurée et organisée, les cadres peuvent s'assurer que les projets sont achevés dans les délais, dans le respect du budget et avec un niveau élevé de qualité et de satisfaction du client.

En utilisant notre guide en six étapes pour la gestion de projets de conseil, vous pouvez gérer le projet comme un pro.

Gérer avec succès des projets de conseil en 6 étapes essentielles

Lorsque vous achetez des services, et en particulier des services immatériels comme le conseil, le gros du travail se fait après la fin du processus de passation de marché. Vous devez surveiller et gérer les résultats du projet, mais aussi le projet lui-même. En effet, les projets de conseil se déroulent très rarement comme prévu.

#1. Organisez-vous pour gérer votre projet

Pour gérer un projet de conseil, la première étape consiste à s'organiser. Les mêmes principes s'appliquent. Pour maximiser les chances de réussite de votre projet, vous devrez gérer ces trois éléments :

Parties prenantes - Il s'agit de la gestion de projet 101. Alignez les parties prenantes pour vous assurer qu'elles soutiendront le projet et collaboreront avec l'équipe de projet et les consultants.

Projet - Vous devez mettre en place les meilleures pratiques de gestion de projet : définir le plan de travail, clarifier les rôles et les responsabilités et mettre en place une gouvernance claire.

Changement - Toujours évidente, mais plus souvent négligée, la gestion du changement est un facteur clé de succès pour les projets de conseil. Anticiper les résistances au changement dans les équipes impactées par le projet et définir des stratégies pour répondre à chaque situation.

#2. Contrôler les performances

N'attendez pas la fin du projet pour évaluer les performances et partager vos résultats avec les consultants. Les raisons d'une faible performance peuvent être multiples et simultanées. Elles peuvent provenir de la société de conseil (capacités, compétences, expérience, effectifs, etc.) ou de vos équipes (faible priorité, effectifs, etc.).

Dans tous les cas, il est préférable de s'asseoir avec le cabinet de conseil pour discuter et comprendre le problème et trouver des solutions ensemble.

#3. Gérer le contrat de conseil

Lorsque vous travaillez avec des consultants externes, vous devez également gérer la relation. Tout d'abord, vous devrez suivre les changements dans le projet qui peuvent avoir une incidence sur le champ d'applicationIl s'agit d'une question de temps, de personnel, de calendrier ou d'événements imprévus.

Lorsque ces changements sont substantiels, vous devez envisager de modifier le contrat. Dans tous les cas, gardez une trace des modifications dans les procès-verbaux des comités de pilotage.

En outre, pour les très grands projets, vous devriez envisager d'organiser un examen formel à mi-parcours. Vous pouvez couvrir à la fois les modifications apportées à l'énoncé des travaux et la qualité du résultat.

Cela ne doit pas vous empêcher de consulter régulièrement le cabinet de conseil pour anticiper d'éventuels dérapages dans la portée et le calendrier du projet, et permettre à votre prestataire de régler le problème.

Considérez le cabinet de conseil comme votre partenaire avec un objectif commun : la réussite de votre projet. Soyez inflexible sur la qualité des résultats. Donnez-leur des commentaires sur leurs performances et leur visibilité sur les paiements.

#4. Anticiper et préparer le départ du consultant

Peut-être avez-vous préparé la transition dès le départ (en d'autres termes, dans votre appel d'offres) et inclus le plan de transition et les contrôles réguliers dans les produits livrables. Si ce n'est pas le cas, veillez à vous préparer au départ du consultant.

Une fois que vous avez décidé quelles recommandations vous allez suivre, vous devez organiser la manière dont vous allez agir. Vous devez également envisager le transfert de connaissances, en particulier si le projet a mis en œuvre une nouvelle organisation ou une nouvelle technologie. Vous devez définir ce plan avec le consultant concerné.

Enfin, préparez l'évaluation des performances de la société de conseil en rassemblant les informations recueillies dans le cadre du projet.

#5. N'hésitez pas à mettre fin au contrat plus tôt

Parfois, les projets de conseil doivent être clôturés plus tôt que prévu. De nombreux changements peuvent survenir entre le moment où vous décidez de travailler avec des consultants et la fin des projets de conseil.

Le contexte peut changer, de même que l'équipe dirigeante. Dans ce cas, poursuivre le projet en l'état risque d'être une perte d'énergie et d'argent. Trouvez toujours des moyens d'adapter le champ d'application à vos besoins. Et résiliez le contrat s'il le faut, et si les conséquences sont acceptables.

#6. Fermer le projet proprement

Quelle que soit la raison pour laquelle vous mettez fin au projet de manière anticipée, ne vous précipitez pas. Prenez le temps d'analyser l'impact de l'arrêt du projet et la probabilité de réussite d'un autre projet de conseil. Préparez également la communication avec vos équipes impliquées dans le projet.

À ce stade, vous devriez avoir payé le prestataire de services de conseil sur la base de la livraison et avoir accumulé le budget jusqu'à la fin du projet. Conservez les dernières factures sur votre bureau jusqu'à ce que vous soyez certain que le projet a été livré dans son intégralité. Cela vous donnera suffisamment de poids pour revenir terminer le projet.

Lorsque vous pensez que le projet est terminé et que les factures sont approuvées pour paiement, vous pouvez prendre le temps de faire le point avec les consultants sur leurs performances dans le cadre du projet.

Réflexions finales

Conquérir un projet de conseil peut sembler une montagne de travail, mais cela devient beaucoup plus facile lorsque l'on divise l'ensemble du travail en étapes gérables. Nous venons de vous présenter les six étapes essentielles à suivre pour gérer avec succès un projet de conseil du début à la fin.

Voilà, c'est fait ! Suivez ces étapes et vous serez sur la bonne voie pour gérer avec succès votre projet de conseil. Après tout, le conseil est une activité sérieuse, mais elle ne doit pas être ennuyeuse !

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