Escrever uma RFP para serviços de consultoria é um desafio. Escopo do projeto não é algo que possa ser medido e, muitas vezes, é o resultado de amplas discussões entre suas equipes. Muitas empresas apressam a solicitação de propostas e enviam uma definição de uma página de suas necessidades.

Como comprador, você precisa se colocar no lugar dos consultores para entender como é vital uma RFP clara para eles também. Responder a uma solicitação de propostas exige tempo, energia e, sim, dinheiro.

"Se o seu conteúdo não está conduzindo a conversa, você está fazendo isso errado." - Dan Roth

Como parceiro de qualquer empresa de consultoria, você precisa avaliar a relação entre benefícios e riscos antes de envolver recursos na elaboração de uma resposta. Quando você recebe uma RFP vaga - sem ou com pouco contexto e com resultados pouco claros - deve ficar atento.

Mas uma RFP não se limita ao objetivo e aos requisitos do projeto. Os consultores também precisam entender como o processo se desenvolverá, o que você espera encontrar em uma proposta e como você as avaliará.

8 elementos-chave de uma RFP para serviços de consultoria

#1. Abordagem do processo de seleção

A clareza e a transparência no processo de seleção são muito importantes e podem fazer uma grande diferença na qualidade do produto que você receberá. Você precisa comunicar e descrever aos provedores em potencial como o processo de seleção se desenvolverá.

Primeiro, vamos delinear os principais marcos do processo de RFP. É importante que os candidatos a consultores entendam quanto tempo têm para preparar e enviar sua proposta. Isso também lhes dará uma ideia de quando o projeto poderá ser iniciado.

Normalmente, a essa altura, você já deve ter assinado um Contrato de Confidencialidade com os possíveis candidatos. Mesmo que essa etapa não seja obrigatória, é altamente recomendável proteger sua confidencialidade.

#2. Como o processo se desenvolverá

Distribuição da RFP e Intenção de Licitação: A RFP é enviada aos possíveis consultores, que indicam se farão uma oferta.

Perguntas e respostas Envio de pré-proposta: Antes de receberem as propostas, os consultores podem fazer perguntas sobre a RFP. Todas as respostas são compartilhadas com todos os possíveis licitantes para fins de transparência.

Prazo para recebimento da proposta: Isso define o período de tempo em que os consultores podem enviar suas propostas. É essencial ter um prazo claro, garantindo que todos os participantes tenham o mesmo tempo para preparar e enviar suas propostas.

Lista restrita e feedback: Depois que todas as propostas são recebidas, elas são analisadas e é criada uma lista restrita das mais adequadas.

Apresentações: As empresas de consultoria ou os prestadores de serviços pré-selecionados geralmente são convidados a fazer uma apresentação. Isso proporciona uma visão mais aprofundada de sua proposta, permitindo interações, esclarecimentos e mostrando sua experiência em um formato mais interativo.

Seleção: Depois de analisar as propostas escritas e as apresentações, é feita uma seleção final. Essa decisão se baseia em vários critérios, como conhecimento especializado, custo, abordagem e o valor potencial que eles trazem para a mesa.

Início do projeto: Depois que uma empresa de consultoria é selecionada, o projeto começa oficialmente. O pontapé inicial é uma etapa essencial em que o cliente e o consultor alinham seus objetivos, definem funções e responsabilidades, estabelecem marcos e protocolos de comunicação para garantir o sucesso do projeto.

#3. O que você espera da proposta

Navegar em uma proposta densa, com 70 slides, pode ser assustador. Confie em mim, os consultores podem e irão produzi-las se não forem controladas! Então, por que não simplificar o processo para todos? Ao ser franco sobre o que está procurando em uma RFP, você não apenas ajuda os consultores a elaborar uma proposta focada, mas também garante que receberá os detalhes concisos e relevantes de que realmente precisa.

Para permitir comparações adequadas, não hesite em especificar em sua RFP algumas expectativas da proposta e do consultor, por exemplo, você pode incluir:

• Visão geral do projeto: Descreva claramente os objetivos, a abordagem, os principais resultados, o cronograma do projeto com os principais marcos e a estrutura de gerenciamento de projetos sugerida. Além disso, especifique as contribuições que eles esperam de sua parte.
• Evidência de especialização: Os consultores devem demonstrar sua competência. Peça referências de projetos semelhantes, currículos dos consultores que deverão trabalhar no projeto e quaisquer artigos ou documentos relevantes sobre liderança de pensamento que eles tenham produzido.
• Taxas e divisão da carga de trabalho: Insista em uma análise detalhada dos honorários e da carga de trabalho esperada. Isso garante transparência e ajuda você a entender a estrutura de custos do projeto.

#4. Como você tomará sua decisão

Seus critérios de seleção e expectativas da proposta devem ser explícitos. Em princípio, você já sabe como fará a seleção. Se não souber, bem, esse é o momento certo para pensar sobre isso. Os critérios de seleção geralmente são uma combinação de componentes como:

A capacidade da empresa de realizar o trabalho - Aproveitamento do feedback de clientes anteriores sobre projetos anteriores.

A experiência da empresa no campo exigido - O ideal é que a empresa de consultoria forneça alguma liderança de pensamento ou documentos de posicionamento no nicho.

A clareza da abordagem e dos resultados - Você precisa entender se os resultados são aqueles que você espera, mas também precisa entender como o consultor pretende chegar lá.

A composição da equipe - Você precisa se certificar de que os consultores que trabalharão diariamente no projeto tenham a senioridade e a experiência certas.

A adequação à empresa – In short, do you think you will work well together? Will they have the right impact and recognition with your peers?

The price of the project – Can you afford their services? Are you getting a clear value for your money? Are there hidden fees to be considered?

As you can see, these considerations are much broader than the sole price. Even though there is no magic formula using clear criteria, communicating them to the Consulting firms early in the process is key for getting a high-quality proposal, and taking informed and fair decisions.

#5. What Are the Budget and the Timeline?

Whether your project is urgent or not, you likely have a timeline in mind. Or at least some internal deadlines or meetings. Knowing your schedule for the project is key for the consulting candidates. It will directly impact the team composition and the cost of the project.

Users and buyers rarely include their budget in the RFP. However, if you are on a very tight budget, it can make sense to include that information in the RFP to make sure that you don’t lose time for proposals you cannot afford. Besides, the consultants will be able to come up with trade-offs or design-to-cost proposals.

#6. Do You Have Other Requirements

You might have other requirements that you want to include in your RFP. For instance, you might be interested in having references and contact information to check the references. You can also have some eligibility criteria linked to your internal procurement policies. Maybe your consulting providers have to be registered as a provider.

#7. Who is Their Contact

You also need to define the main point of contact during the process. Will it be someone from procurement, one of the executives, or even a third party? All the interactions with Consulting firms during the RFP process should go through that person. Letting the Consulting firms connect directly with the Executives of their choice would give an advantage to the incumbents and distort the competition.

#8. The Tricks That Make All the Difference

Involve the main stakeholders in the RFP process: Future Project Leader, Project Sponsor, Procurement Leader, Representatives from Finance and Strategy (for large projects) and key stakeholders for the project (i.e., corporate of other functions).

Engage them in the selection committee and organize face-to-face discussions with the finalists. If in-person meetings aren’t feasible, tools like Skype, Zoom, and Google Hangouts are effective alternatives. The diverse perspectives of your stakeholders can offer invaluable insights during selection.

Describe how the Q&A between sending RFP and receiving the proposal will be organized. When should the question be sent? How will the answers be shared with the consulting providers.

Pensamentos Finais

Creating a thorough RFP for consulting is a must. It’s not just for bids – it shapes goals, involves stakeholders, and sets clear expectations. As you embark on your RFP journey, treat it as the first step to impactful collaborations.

A well-crafted RFP gives consultants better clarity about the context and expectations of your project, in turn, ensuring the optimum impact from your project. The eight elements described in this article can help you craft the most effective RFP. So leverage these components to fuel your path to success.

rfp for consulting services rfp for consulting services rfp for consulting services
rfp for consulting services rfp for consulting services rfp for consulting services
rfp for consulting services rfp for consulting services rfp for consulting services