Attention aux cadres supérieurs, aux décideurs et aux directeurs financiers ! Préparez-vous à découvrir les secrets d'une gestion efficace des dépenses de conseil. Que vous travailliez déjà avec des consultants ou que vous envisagiez de le faire, cela pourrait changer la donne pour le succès de votre entreprise. Plongeons dans l'aventure !

Peut-être considérez-vous les consultants comme une part négligeable de votre budget et de votre stratégie d'entreprise globale - ils sont là pour de petits projets de niche, lorsque vous en avez besoin, et disparaissent dès que l'activité est terminée.

Cependant, d'après notre expérience, les dépenses de conseil peuvent représenter des millions de dollars pour les entreprises et, si elles ne sont pas correctement gérées (ou si elles ne sont pas gérées du tout), vous passerez à côté des opportunités stratégiques qu'un consultant peut vous offrir.

Aujourd'hui, nous allons explorer un autodiagnostic pour améliorer votre gestion des dépenses de conseil. Évaluez quatre domaines clés : portée du projetLa gestion des panels, la performance et le sourcing. Affinons vos approches actuelles pour de meilleurs résultats !

1. L'évaluation de la portée du projet est la clé d'une gestion efficace des dépenses de conseil

Lorsque vous envisagez de faire appel à des consultants dans le cadre de vos activités quotidiennes et annuelles, posez-vous les questions suivantes.

Connaissez-vous le montant des dépenses annuelles de votre entreprise en matière de conseil ?

La première étape pour améliorer la gestion de vos dépenses de conseil est de vous assurer que vous savez exactement combien vous dépensez, en moyenne, chaque année. En connaissant ce chiffre, vous relativiserez le rôle que jouent les consultants dans votre entreprise et vous pourrez mieux évaluer si vos investissements actuels sont rentables ou non.

Quelles sont les compétences particulières des consultants que vous employez ?

Plus important encore, quelles sont les compétences de vos consultants qui ajoutent de la valeur à votre entreprise et à vos différents projets ? Examinez les domaines dans lesquels vous sollicitez l'aide d'un consultant. Quelles activités pourraient être réalisées en interne ? Et à l'extérieur ? Engagez-vous des consultants qui comblent d'importantes lacunes dans les compétences de votre personnel actuel ?

Les consultants doivent répondre à un besoin spécifique de votre entreprise, qu'il s'agisse d'une nouvelle perspective, d'une expertise particulière ou d'une plus grande autorité. Comprendre cela vous aidera à définir le champ d'action des consultants avec lesquels vous travaillez actuellement.

Comment le travail de vos consultants s'aligne-t-il sur vos principaux besoins stratégiques ?

Quels sont vos besoins cette année et d'une année sur l'autre ? Pour gérer vos dépenses de conseil, vous devez comprendre comment les compétences de vos consultants s'alignent sur les besoins de votre entreprise. Lorsque vous examinez vos dépenses de conseil sous l'angle stratégique, l'affectation des ressources correspond-elle à votre intention stratégique ?

Y a-t-il des domaines dans lesquels vous pourriez réduire les coûts ? Des domaines dans lesquels vous devriez investir davantage ? Trop d'entreprises ont tendance à allouer leur budget de conseil de la même manière, chaque année, alors qu'une allocation dynamique des ressources serait plus appropriée.

Pourquoi faire appel à des consultants ?

Il existe de nombreuses raisons valables d'engager des consultants et d'entretenir des relations suivies avec eux. Assurez-vous de bien comprendre les vôtres. Gardez une perspective claire et encouragez (ou même exigez) que les services vous tiennent au courant des raisons qui les poussent à engager un nouveau consultant.

Vous devez toujours être en mesure de répondre à ces deux questions avant de faire appel à un consultant : "avons-nous besoin de cette personne ?" et "pourquoi ?".

2. Gérer votre panel pour toujours travailler avec les bons consultants

Lorsque vous évaluez les panels de consultants et leur utilité, posez-vous les questions suivantes.

Savez-vous comment qualifier un fournisseur pour un projet spécifique ?

Idéalement, vous devriez avoir en tête un processus d'évaluation d'un fournisseur potentiel pour chaque projet. L'idéal n'est peut-être pas que vous disposiez d'une liste de consultants fournisseurs potentiels et que vous ayez tendance à vous adresser à un ou deux de vos favoris sans tenir compte de leurs spécialités et de leurs points forts, mais en vous fiant simplement à leur fiabilité.

Assurez-vous de bien comprendre ce que chacun de vos fournisseurs potentiels apporte à la table et comment cela peut compléter un projet spécifique.

Utilisez-vous un panel de fournisseurs qualifiés ?

Disposez-vous d'un panel de fournisseurs prêts à l'emploi dont vous savez qu'ils sont experts dans les domaines dont vous avez besoin pour votre entreprise ? Ce n'est peut-être pas le cas. Vérifiez auprès de vos services comment ils accèdent à des services qualifiés et assurez-vous qu'ils disposent d'une source de talents prévisible et responsable. Contrôlez vos fournisseurs pour vous assurer que vous obtenez des consultants fiables et hautement qualifiés.

Trouvez-vous facilement l'expertise dont vous avez besoin ?

Lorsque vous avez besoin d'un consultant, êtes-vous en mesure de trouver rapidement et facilement le ou les meilleurs consultants pour ce travail ? Idéalement, pour les besoins hautement techniques, vous devriez pouvoir compter sur un conseiller de confiance qui aura une sélection de candidats à votre disposition. Avec le bon partenaire, il devrait être facile d'accéder à des consultants qualifiés possédant l'expertise dont vous avez besoin.

Vos fournisseurs habituels sont-ils toujours disponibles pour fournir l'expertise nécessaire ?

Réfléchissez bien à cette question. Passez en revue les projets antérieurs et les moments où vous avez eu besoin de l'expertise d'un tiers de la part de vos fournisseurs de confiance. Comment cela s'est-il passé ? Vos fournisseurs étaient-ils là quand vous en aviez besoin ?

Si les choses ne se sont pas bien passées, c'est le signe que vous devez vous pencher sur la gestion du panel et revoir votre approche, peut-être votre liste de panels et, presque à coup sûr, votre processus de sollicitation de l'expertise dont vous avez besoin quand vous en avez besoin.

3. Mesurer les performances pour ne retenir que les meilleures

Une fois que les consultants que vous voulez ont effectué le travail dont vous avez besoin, vous devez encore contrôler leurs performances. Voici quelques questions à poser concernant le processus de gestion des performances.

Gérez-vous les performances de vos fournisseurs ?

Dans l'idéal, vous devriez le faire, mais la réalité est que cette gestion des performances peut être relâchée, en particulier dans les relations d'affaires à long terme. Si vous ne gérez pas les performances, ou si cette gestion est mal définie, voici où vous devez commencer.

Fixez des critères de référence pour les performances de vos fournisseurs et assurez-vous qu'ils répondent à ces attentes.

Êtes-vous généralement satisfait du retour sur investissement des missions ?

Un autre indicateur clé d'une bonne ou d'une mauvaise relation d'affaires est la question de savoir si vous bénéficiez ou non d'un bon retour sur investissement. Si vous gardez un œil sur les coûts et le champ d'application, c'est ici que vous pouvez faire le suivi en vous assurant que vos consultants justifient leurs coûts.

Si vous n'êtes pas toujours satisfait du retour sur investissement des missions de conseil (et comment le savoir si vous n'effectuez pas un suivi), vous ne gérez pas correctement vos dépenses de conseil.

Avez-vous comparé les coûts des services de conseil avec ceux de vos pairs ?

Une fois que vous connaissez les coûts de vos consultants et que vous savez ce que vous obtenez pour votre investissement, il est important de vous assurer que vous êtes toujours au plus juste et que vous restez compétitif. Comme pour toute dépense, comparez vos dépenses à celles de vos pairs.

Si vous dépensez plus que d'autres dans votre secteur pour des services de conseil, examinez votre processus et voyez où il pourrait être amélioré. De même, si vous achetez de grandes quantités auprès des mêmes fournisseurs, obtenez-vous les remises que vous devriez ?

Fournissez-vous un retour d'information détaillé à vos consultants ?

La communication fonctionne mieux dans les deux sens. Que ce soit en bien ou en mal, un consultant de bonne réputation appréciera un retour d'information honnête.

Une communication claire vous permet d'améliorer les résultats de votre entreprise et la relation globale entre l'entreprise et le consultant.

Il peut être plus facile de fournir une liste d'exigences et de ne rien dire jusqu'à ce que le travail soit fait, mais un retour d'information détaillé et régulier peut contribuer grandement à ce que le projet soit bien fait du premier coup.

Discutez-vous du retour d'information afin d'améliorer vos relations avec vos consultants ?

Une fois le retour d'information effectué, pour en maximiser l'effet, envisagez de réserver du temps pour discuter de ce que vous avez constaté.

Laissez au consultant le temps de poser ses propres questions. Encore une fois, une bonne communication va dans les deux sens.

Avec des mesures solides et un plan en tête, vous avez ce qu'il faut pour améliorer votre relation pour ce projet et pour les projets à venir.

4. Mettre en œuvre un processus d'approvisionnement de premier ordre

Le dernier domaine de préoccupation en matière de conseil est la manière dont vous gérez le processus de recherche de fournisseurs. Pour diagnostiquer l'efficacité de votre processus actuel, posez-vous les questions suivantes.

Disposez-vous d'une procédure d'acquisition de services de conseil ?

Pour améliorer la gestion des dépenses de conseil, il est impératif de disposer d'un plan clair sur la manière d'acquérir des consultants. Ce processus doit être consigné par écrit et suivi par tous les services impliqués dans le recrutement de consultants.

Si vous avez répondu à toutes les questions d'autodiagnostic ci-dessus, envisagez de formaliser votre processus par écrit, si ce n'est pas déjà fait. Veillez également à ce qu'un acheteur professionnel soit impliqué dans le processus.

Avez-vous mis en place des contrats-cadres avec vos principaux fournisseurs ?

Une fois que tous les autres éléments sont en place, vous devez établir des contrats-cadres généraux avec les consultants fournisseurs avec lesquels vous travaillez régulièrement.

De cette manière, vous pouvez mettre en place des frais généraux avec des points de référence bien compris, générer des remises basées sur le volume et la fidélité, et minimiser le temps consacré à l'approvisionnement par la suite.

Incluez-vous la performance dans vos critères de choix ?

Lorsque vous discutez avec vos fournisseurs des critères que vous avez définis pour les consultants, assurez-vous qu'ils tiennent compte des résultats obtenus dans le cadre de projets antérieurs.

Un bon fournisseur devrait procéder à un examen approfondi de ses candidats et vérifier les références des employeurs précédents afin de s'assurer que ses consultants ont l'expérience et le bilan positif qu'ils prétendent avoir.

Ne laissez pas d'autres critères, apparemment plus importants, reléguer les résultats des performances au second plan.

Utilisez-vous systématiquement des accords de confidentialité lorsque vous discutez de vos besoins avec des consultants ?

Avant même d'engager un consultant, il se peut que vous ayez à divulguer des informations confidentielles avant de discuter de vos besoins. Veillez à ce que votre processus de sélection comprenne une clause de confidentialité afin que vos concurrents - et d'autres - ne sachent pas ce que vous faites et pourquoi.

Supposons que vous ayez répondu "oui" à la plupart des questions de cette auto-évaluation ; félicitations ! Vous faites partie des 7 % d'acheteurs qui s'estiment parfaitement équipés pour gérer leurs dépenses de conseil.

Cependant, il est plus probable que vous veniez de réaliser que vous disposez désormais d'un plan d'action pour améliorer vos performances, réaliser des économies considérables et obtenir davantage de valeur de la part de vos consultants.

L'arrondi

En tant qu'innovateurs dans le domaine du sourcing, nous visons à améliorer les performances globales du secteur du conseil en contrôlant soigneusement nos consultants et en travaillant en étroite collaboration avec les consultants et les entreprises afin de faciliter des relations de travail plus positives.

Nous comprenons qu'il y a de nombreux éléments en mouvement lorsqu'il s'agit de gérer efficacement les dépenses de conseil. Nous aimerions connaître votre avis sur cet outil d'autodiagnostic.

Si vous l'avez trouvé utile, n'hésitez pas à nous faire part de la manière dont il vous a été bénéfique et des mesures que vous avez prises sur la base des informations qu'il contient. Votre contribution nous est précieuse !

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