Gerenciar os gastos com consultoria é uma tarefa assustadora - desafiadora e, às vezes, desconcertante! Não é de se surpreender que a consultoria, assim como a condução de gatos muito bem informados, possa ser um pouco evasiva.

Ele tem essa tendência teimosa de resistir à centralização total, apenas por diversão. Agora, enquanto as categorias intangíveis querem que as linhas de negócios brinquem de capitão, o trabalho principal do setor de compras é manter todos na linha e apitar quando eles saem da linha.

Na verdade, é um tango, em que as entidades operacionais e o setor de compras devem dançar em sincronia para obter o glorioso resultado final de impacto e economia.

"Cuidado com as pequenas despesas, um pequeno vazamento pode afundar um grande navio." - Benjamin Franklin

Talvez ele estivesse falando preventivamente sobre gastos com consultoria? De qualquer forma, é essencial fazer uma varredura anual de seus projetos para rastrear esses padrões e melhorias sorrateiros. Mas esteja preparado, pois aqui está um rápido resumo dos suspeitos usuais que você pode encontrar:

Uma parte da organização está gastando mais do que outras

Uma parte de sua organização gasta 20% a mais do que outras entidades de tamanho semelhante. Quais poderiam ser as causas principais dessa situação?

O escopo das responsabilidades determina os gastos e o valor criado

Nem todas as partes da organização são iguais em seu escopo de responsabilidades. Como a consultoria é aproximadamente proporcional à receita, uma unidade de negócios grande, por exemplo, está propensa a gastos maiores com consultoria do que uma pequena.

Observar a relação entre gastos e receitas pode ser uma boa maneira de analisar uma situação. Por outro lado, em uma situação de recuperação, você pode estar gastando mais em GBUs menores para trazê-las de volta à criação de valor.

A empresa também pode ser um bom cliente de serviços de consultoria. Em uma empresa com uma corporação integrada responsável por decisões estratégicas e programas de excelência, a corporação pode ter o maior gasto com consultoria.

Em contrapartida, uma empresa descentralizada com um corporativo leve deve esperar um gasto pequeno para as funções corporativas.

Se você gastou grandes quantias em consultoria com resultados ou objetivos estratégicos questionáveis, talvez queira questionar seu modelo de governança ou seu sistema de gerenciamento de demanda.

Como o contexto e a estratégia afetam os gastos com consultoria

Uma mudança regulatória, uma reorganização ou uma aquisição e o PMI associado podem inflar os gastos com consultoria. Se uma parte da organização tiver lançado uma transformação importante ou tiver uma estratégia ambiciosa, ela poderá aumentar suas despesas com consultoria para acelerar o processo.

Pode fazer sentido capturar valor mais rapidamente. Entretanto, certifique-se de que você não acabe gastando demais com consultores de luxo. E estabeleça um relatório mensal dos custos de consultoria. Isso evitará surpresas desagradáveis.

Às vezes, os executivos usam a consultoria como uma forma de contornar as políticas rígidas de RH, já que as regras de consultoria costumam ser mais flexíveis. Eles acabam tendo um aumento inesperado nos gastos com consultoria no meio de um congelamento de recrutamento.

O objetivo de redução de custos com salários foi então perfeitamente alcançado às custas dos gastos com consultoria.

Honorários de consultoria versus despesas de consultoria - a pegada ecológica

Lembre-se de que a maioria dos projetos de consultoria separa os honorários de consultoria das despesas das equipes de consultoria durante o trabalho nos projetos. Se você não for cauteloso, poderá acabar pagando até 30% adicionais do custo total do seu projeto somente em despesas.

Se Honorários de consultoria Se os custos de viagem forem realmente apertados, essa proporção pode acabar sendo bastante alta. Nesse caso, certifique-se principalmente de que os consultores estejam respeitando suas políticas de viagem. Não há nada pior do que consultores viajando a negócios enquanto o restante da empresa está em uma proibição de viagem.

Se a entidade que seleciona as empresas de consultoria tem sede na Europa e tende a comprar localmente, cada projeto na América do Norte ou na Ásia terá um prêmio associado a ele. E não pense que você está seguro porque trabalha com uma grande empresa de consultoria global.

Como a maioria deles está configurada com P&Ls locais e é pressionada a otimizar seus recursos locais, eles preferem enviar seus recursos europeus sem equipe a encontrar recursos locais para o seu projeto.

Uma empresa de consultoria está cobrando mais do que as outras

Ao analisar os números, você percebe que a John Doe Consulting está cobrando 40% a mais do que seus outros fornecedores de consultoria em projetos semelhantes. Ou talvez eles estejam cobrando mais apenas quando trabalham com a Unidade de Negócios B, a mais lucrativa de suas UNs.

O escopo e os resultados

Observe atentamente o escopo e os resultados dos projetos. Para projetos amplos com várias fases, você pode contratar um projeto grande ou vários projetos pequenos seguindo as fases. Outro ponto que deve ser observado é o alcance dos projetos.

Por exemplo, em um projeto de Manufatura Enxuta, uma Unidade de Negócios pode ter decidido trabalhar em todas as fábricas simultaneamente, enquanto outra trabalha em um pequeno grupo piloto e depois implementa no restante da organização.

A complexidade

A complexidade do projeto também pode ter um impacto sobre o preço. Talvez você esteja usando a John Doe Consulting apenas em projetos mais complexos porque ela tem conhecimento e pode mobilizar um grande volume de recursos especializados em um curto período.

Obviamente, isso geralmente tem um preço alto. Da mesma forma, se apenas algumas empresas puderem concluir um determinado projeto estratégico, as regras de oferta e demanda prevalecerão.

A pegada

A pegada da organização também pode afetar o preço dos projetos por meio das despesas, conforme mencionado anteriormente.

Uma unidade de negócios fortemente centralizada e sediada apenas em uma região provavelmente terá despesas de consultoria menores do que uma empresa sediada em várias regiões.

O dilema preço-valor

Algumas empresas de consultoria são simplesmente mais caras do que outras. A verdadeira pergunta que você deve fazer a si mesmo é: "O que vale o investimento?".

Gastar mais nem sempre é errado se o retorno sobre o investimento for excelente. O que mais importa é a adequação e o impacto.

A cultura

Se suas equipes forem culturalmente homogêneas ou, ao contrário, extremamente diversificadas, a avaliação de desempenho provavelmente não será afetada pelas diferenças culturais individuais.

Entretanto, se suas unidades de negócios tiverem estruturas culturais diferentes, talvez não faça sentido comparar os resultados de desempenho de uma com os da outra.

Em outras palavras, sua BU com sede no Brasil provavelmente terá melhores pontuações, independentemente dos últimos resultados do time de futebol.

A qualidade de seus fornecedores

As pontuações de desempenho mais baixas podem ser decorrentes da qualidade dos fornecedores. Isso pode estar relacionado à qualidade do mercado de consultoria local. Quando estiver buscando os melhores fornecedores para seus negócios diretos, a lógica por trás de seus negócios diretos também deve se aplicar às suas despesas de consultoria.

A probabilidade de encontrá-los em um raio de 8 quilômetros é bastante baixa. Ter sido colega de classe de um dos parceiros ou pertencer ao mesmo clube de fãs de beisebol não é muito melhor.

Um departamento trabalha quase exclusivamente com uma empresa de consultoria

Trabalhar com consultores conhecidos é confortável. Os consultores conhecem muito bem sua empresa, sua complexidade e até mesmo a política interna. No entanto, sempre nos surpreendemos ao ver o mesmo parceiro sênior se transformar de especialista em preços em especialista em lean ou guru digital.

E se fosse apenas o sócio sênior formando uma equipe com outros sócios qualificados, veríamos o mesmo fenômeno no nível de diretor e consultor. Em outras palavras, sempre a mesma equipe, com camisas de cores diferentes.

O que fazer em seguida?

Depois de vasculhar o tesouro de seus gastos e identificar as exceções incômodas, é hora de agir. Pense nisso como uma faxina de primavera, mas para seu orçamento de consultoria. Há uma infinidade de maneiras de lidar com esses problemas.

Mas lembre-se de que o ritmo em que você deve proceder depende muito da rapidez com que você quer (ou precisa) parar de coçar a cabeça. Vamos nos aprofundar em quatro métodos, que variam de "uma conversa casual durante o chá" a "uma intervenção completa":

• Implementar uma política sistemática de concorrência - um leve empurrão para lembrar os fornecedores de não se acomodarem demais.
• Centralize os orçamentos de consultoria por linha de negócios - porque o alinhamento é uma coisa linda.
• Limite as despesas de consultoria por unidade, fazendo referência a dados anteriores ou à linha superior - estabelecendo limites, no estilo financeiro.
• Dê início a um processo de gerenciamento de demanda - garantindo que cada centavo gasto esteja alinhado com o retorno sobre o investimento que você está obtendo.

Mas quando a poeira baixar, haverá apenas uma pergunta: você obteve o valor certo pelo dinheiro? As irregularidades em seus gastos não significam automaticamente erros ou contratempos. Talvez haja uma estratégia genial por trás delas.

O que é vital é o monitoramento contínuo, a identificação dessas anomalias e a garantia de que não apenas os gastos com consultoria, mas também suas flutuações, sejam mantidos sob controle.

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