Atenção, altos executivos, tomadores de decisão e CFOs! Prepare-se para descobrir os segredos do gerenciamento eficaz de gastos com consultoria. Se você já trabalha com consultores ou está pensando em fazê-lo, isso pode ser um divisor de águas para o sucesso da sua empresa. Vamos mergulhar de cabeça!

Talvez você considere os consultores uma parte insignificante do seu orçamento e da estratégia geral de negócios - eles são para projetos pequenos e de nicho, quando você precisa deles, e vão embora assim que o negócio é concluído.

No entanto, com base em nossa experiência, os gastos com consultoria podem representar milhões de dólares para as empresas e, se não forem gerenciados adequadamente (ou não forem gerenciados), você perderá as oportunidades estratégicas que um consultor pode oferecer.

Hoje, exploraremos um autodiagnóstico para aprimorar seu gerenciamento de despesas com consultoria. Avalie quatro áreas principais: escopo do projetogerenciamento de painéis, desempenho e sourcing. Vamos refinar suas abordagens atuais para obter melhores resultados!

1. A avaliação do escopo do projeto é a chave para um gerenciamento eficiente dos gastos com consultoria

Ao considerar o escopo dos consultores em seus negócios diários e anuais, faça a si mesmo estas perguntas.

Você sabe o valor que sua empresa está gastando com consultoria anualmente?

O primeiro passo para melhorar o gerenciamento de gastos com consultoria é ter certeza de que você sabe quanto está gastando, em média, a cada ano. Conhecer esse número colocará em perspectiva o papel que os consultores desempenham em sua empresa e permitirá que você avalie melhor se está ou não obtendo um bom retorno sobre seus investimentos atuais.

Quais são as habilidades especiais dos consultores que você contrata?

Mais importante ainda, que habilidades seus consultores oferecem que agregam valor ao seu negócio e aos vários projetos? Observe as áreas nas quais você está buscando a ajuda de um consultor. Quais atividades poderiam ser realizadas internamente? E fora de casa? Você está contratando consultores que preenchem lacunas de habilidades importantes em seu pessoal atual?

Os consultores devem atender a uma necessidade específica de sua empresa, seja ela uma nova perspectiva, conhecimento especial ou maior autoridade. Entender isso ajudará a estabelecer o escopo dos consultores com os quais você está trabalhando atualmente.

Como o trabalho de seus consultores se alinha com suas principais necessidades estratégicas?

Quais são suas necessidades este ano e de ano para ano? Para gerenciar seus gastos com consultoria, você precisa entender como as habilidades de seus consultores se alinham com as necessidades de sua empresa. Ao analisar seus gastos com consultoria por meio de uma lente estratégica, a alocação de recursos está alinhada com sua intenção estratégica?

Existem áreas em que você poderia reduzir custos? Áreas em que você deveria investir mais? Muitas empresas tendem a alocar seu orçamento de consultoria da mesma forma, todos os anos, quando uma alocação dinâmica de recursos seria mais adequada.

Qual é a justificativa para o uso de consultores?

Há muitos motivos válidos para contratar e manter relacionamentos contínuos com consultores. Certifique-se de entender os seus próprios motivos. Mantenha uma perspectiva clara e incentive (ou até mesmo exija) que os departamentos o mantenham informado sobre os motivos que os levaram a contratar um novo consultor.

Você deve sempre ser capaz de responder a essas duas perguntas antes de trazer um consultor a bordo: "Precisamos dessa pessoa?" e "por quê?"

2. Gerencie seu painel para trabalhar sempre com os consultores certos

Ao avaliar os painéis de consultores e sua utilidade, faça a si mesmo estas perguntas fundamentais.

Você sabe como qualificar um fornecedor para um projeto específico?

O ideal é que você tenha um processo em mente para avaliar um fornecedor em potencial para cada projeto. Menos do que o ideal, talvez você tenha uma lista de possíveis fornecedores de consultoria e tenda a escolher um ou dois dos seus favoritos, sem avaliar especialidades e pontos fortes específicos, mas simplesmente confiando na confiabilidade deles.

Certifique-se de entender o que cada um de seus fornecedores potenciais está trazendo para a mesa e como isso pode complementar um projeto específico.

Você está usando um painel de fornecedores qualificados?

Você tem um painel pronto de fornecedores que você sabe que são especialistas nas áreas que você precisa para o seu negócio? Talvez você não tenha. Converse com seus departamentos e descubra como eles acessam serviços qualificados e certifique-se de que tenham uma fonte previsível e responsável de talentos. Examine seus fornecedores para garantir que você esteja recebendo consultores confiáveis e altamente qualificados.

Você encontra facilmente o conhecimento de que precisa?

Quando surge a necessidade de um consultor, você consegue encontrar rápida e facilmente o melhor consultor ou consultores para o trabalho? O ideal é que, para quaisquer requisitos altamente técnicos, você tenha um consultor de confiança a quem possa recorrer para obter orientação e que tenha uma seleção de candidatos à disposição. Com o parceiro certo, deve ser simples acessar consultores qualificados com a experiência de que você precisa.

Seus fornecedores habituais estão sempre disponíveis para fornecer os conhecimentos necessários?

Analise essa questão com cuidado. Analise os projetos anteriores e as ocasiões em que você precisou da experiência de terceiros de seus fornecedores confiáveis. Como foi o processo? Seus fornecedores estavam presentes quando você precisou deles?

Se as coisas não foram bem, isso é um sinal de que você precisa analisar o gerenciamento do painel e revisar sua abordagem, talvez sua lista de painéis e, quase com certeza, seu processo para solicitar o conhecimento especializado de que precisa quando necessário.

3. Meça o desempenho para selecionar apenas os melhores

Depois de ter os consultores que deseja fazendo o trabalho de que precisa, você ainda precisa monitorar o desempenho deles. Aqui estão algumas perguntas a serem feitas com relação ao processo de gerenciamento de desempenho.

Você gerencia o desempenho de seus fornecedores?

Idealmente, você deveria estar, mas a realidade é que esse gerenciamento de desempenho pode ser negligente, especialmente em relacionamentos comerciais de longo prazo. Se você não estiver gerenciando o desempenho, ou se esse gerenciamento estiver mal definido, é aqui que você precisa começar.

Estabeleça padrões de referência para o desempenho de seus fornecedores e certifique-se de que eles estejam atendendo a essas expectativas.

Em geral, você está satisfeito com o ROI das atribuições?

Outro indicador importante de um relacionamento comercial bom ou ruim é se você está ou não obtendo um forte retorno sobre o seu investimento. Se estiver de olho nos custos e no escopo, é aqui que você pode fazer o acompanhamento, certificando-se de que seus consultores estão justificando seus custos.

Se você não estiver consistentemente satisfeito com o ROI dos trabalhos de consultoria (e como saber se não estiver monitorando), então você não está gerenciando adequadamente seus gastos com consultoria.

Você já comparou os custos de consultoria com os de seus colegas?

Depois de conhecer os custos de seus consultores e o que você está obtendo pelo seu investimento, é importante certificar-se de que você ainda está trabalhando de forma enxuta e se mantém competitivo. Como em qualquer despesa que você faça, compare seus gastos com os de seus colegas.

Se você estiver gastando mais do que outros no seu setor em serviços de consultoria, analise o seu processo e veja onde ele pode ser melhorado. Além disso, se você compra grandes quantidades dos mesmos fornecedores, está recebendo os descontos que deveria?

Você fornece feedback detalhado aos seus consultores?

A comunicação funciona melhor nos dois sentidos. Seja para o bem ou para o mal, um consultor de boa reputação apreciará o feedback honesto.

A comunicação clara permite que você melhore os resultados de sua empresa e o relacionamento geral entre empresa e consultor.

Pode ser mais fácil fornecer uma lista de requisitos e não dizer nada até que o trabalho esteja concluído, mas um feedback detalhado e regular pode ajudar muito a garantir que o projeto seja feito corretamente na primeira vez.

Você discute o feedback para melhorar seu relacionamento com seus consultores?

Depois de fornecer o feedback, para maximizar o efeito, considere reservar um tempo para discutir o que você descobriu.

Dê tempo para que o consultor faça suas próprias perguntas. Novamente, uma boa comunicação vale para os dois lados.

Com métricas sólidas e um plano em mente, você tem o que precisa para melhorar seu relacionamento nesse projeto e em projetos futuros.

4. Implementar um processo de sourcing de primeira classe

A última área de preocupação para a consultoria é como você está gerenciando o processo de sourcing. Para diagnosticar a eficácia de seu processo atual de sourcing, faça a si mesmo estas perguntas.

Você tem um processo para a aquisição de serviços de consultoria?

Ter um plano claro sobre como adquirir consultores é fundamental para melhorar o gerenciamento de gastos com consultoria. Esse processo deve ser escrito e seguido por todos os departamentos envolvidos na contratação de consultores.

Se você já passou por todas as perguntas de autodiagnóstico acima, considere formalizar seu processo por escrito, caso ainda não o tenha feito. Além disso, certifique-se de que um comprador profissional esteja envolvido no processo.

Você tem contratos-quadro estabelecidos com seus principais fornecedores?

Depois de ter tudo pronto, você deve ter contratos de estrutura geral com os fornecedores consultores com os quais faz negócios regularmente.

Dessa forma, você pode definir taxas gerais com benchmarks compreendidos, gerar descontos baseados em volume e fidelidade e minimizar o tempo de aquisição posteriormente.

Você inclui o desempenho em seus critérios de escolha?

Ao discutir com seus fornecedores os critérios que você tem para os consultores, certifique-se de que eles estão levando em conta o desempenho em projetos anteriores.

Um bom fornecedor deve examinar minuciosamente seus candidatos e verificar as referências de empregadores anteriores para garantir que seus consultores tenham a experiência e o histórico positivo que dizem ter.

Não deixe que outros critérios, aparentemente mais importantes, deixem de lado os resultados de desempenho.

Você usa sistematicamente Acordos de Confidencialidade ao discutir suas necessidades com os consultores?

Mesmo antes de contratar um consultor, durante a discussão de suas necessidades, talvez você precise divulgar informações privilegiadas de propriedade. Certifique-se de que seu processo de sourcing inclua uma cláusula de confidencialidade para que seus concorrentes - e outros - não saibam o que você está fazendo e por quê.

Suponha que você tenha respondido "sim" à maioria das perguntas desta autoavaliação; parabéns! Você está entre os 7% dos compradores que se consideram totalmente equipados para gerenciar seus gastos com consultoria.

No entanto, o mais provável é que você tenha acabado de perceber que agora tem um plano para melhorar seu desempenho, gerar enormes economias e obter mais valor de seus consultores.

Arredondamento

Como inovadores em sourcing de consultoria, nosso objetivo é melhorar o desempenho geral do setor de consultoria, examinando cuidadosamente nossos consultores e trabalhando em estreita colaboração com consultores e empresas para facilitar relações de trabalho mais positivas.

Entendemos que há muitas partes móveis quando se trata de um gerenciamento eficaz de gastos com consultoria. Gostaríamos muito de ouvir seus comentários sobre essa ferramenta de autodiagnóstico.

Se você achou útil, compartilhe como ele o beneficiou e quais ações você tomou com base em suas percepções. Sua opinião é valiosa para nós!

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