Escrever uma RFP para serviços de consultoria é um desafio. Escopo do projeto não é algo que possa ser medido e, muitas vezes, é o resultado de amplas discussões entre suas equipes. Muitas empresas apressam a solicitação de propostas e enviam uma definição de uma página de suas necessidades.

Como comprador, você precisa se colocar no lugar dos consultores para entender como é vital uma RFP clara para eles também. Responder a uma solicitação de propostas exige tempo, energia e, sim, dinheiro.

"Se o seu conteúdo não está conduzindo a conversa, você está fazendo isso errado." - Dan Roth

Como parceiro de qualquer empresa de consultoria, você precisa avaliar a relação entre benefícios e riscos antes de envolver recursos na elaboração de uma resposta. Quando você recebe uma RFP vaga - sem ou com pouco contexto e com resultados pouco claros - deve ficar atento.

Mas uma RFP não se limita ao objetivo e aos requisitos do projeto. Os consultores também precisam entender como o processo se desenvolverá, o que você espera encontrar em uma proposta e como você as avaliará.

8 elementos-chave de uma RFP para serviços de consultoria

#1. Abordagem do processo de seleção

A clareza e a transparência no processo de seleção são muito importantes e podem fazer uma grande diferença na qualidade do produto que você receberá. Você precisa comunicar e descrever aos provedores em potencial como o processo de seleção se desenvolverá.

Primeiro, vamos delinear os principais marcos do processo de RFP. É importante que os candidatos a consultores entendam quanto tempo têm para preparar e enviar sua proposta. Isso também lhes dará uma ideia de quando o projeto poderá ser iniciado.

Normalmente, a essa altura, você já deve ter assinado um Contrato de Confidencialidade com os possíveis candidatos. Mesmo que essa etapa não seja obrigatória, é altamente recomendável proteger sua confidencialidade.

#2. Como o processo se desenvolverá

Distribuição da RFP e Intenção de Licitação: A RFP é enviada aos possíveis consultores, que indicam se farão uma oferta.

Perguntas e respostas Envio de pré-proposta: Antes de receberem as propostas, os consultores podem fazer perguntas sobre a RFP. Todas as respostas são compartilhadas com todos os possíveis licitantes para fins de transparência.

Prazo para recebimento da proposta: Isso define o período de tempo em que os consultores podem enviar suas propostas. É essencial ter um prazo claro, garantindo que todos os participantes tenham o mesmo tempo para preparar e enviar suas propostas.

Lista restrita e feedback: Depois que todas as propostas são recebidas, elas são analisadas e é criada uma lista restrita das mais adequadas.

Apresentações: As empresas de consultoria ou os prestadores de serviços pré-selecionados geralmente são convidados a fazer uma apresentação. Isso proporciona uma visão mais aprofundada de sua proposta, permitindo interações, esclarecimentos e mostrando sua experiência em um formato mais interativo.

Seleção: Depois de analisar as propostas escritas e as apresentações, é feita uma seleção final. Essa decisão se baseia em vários critérios, como conhecimento especializado, custo, abordagem e o valor potencial que eles trazem para a mesa.

Início do projeto: Depois que uma empresa de consultoria é selecionada, o projeto começa oficialmente. O pontapé inicial é uma etapa essencial em que o cliente e o consultor alinham seus objetivos, definem funções e responsabilidades, estabelecem marcos e protocolos de comunicação para garantir o sucesso do projeto.

#3. O que você espera da proposta

Navegar em uma proposta densa, com 70 slides, pode ser assustador. Confie em mim, os consultores podem e irão produzi-las se não forem controladas! Então, por que não simplificar o processo para todos? Ao ser franco sobre o que está procurando em uma RFP, você não apenas ajuda os consultores a elaborar uma proposta focada, mas também garante que receberá os detalhes concisos e relevantes de que realmente precisa.

Para permitir comparações adequadas, não hesite em especificar em sua RFP algumas expectativas da proposta e do consultor, por exemplo, você pode incluir:

• Visão geral do projeto: Descreva claramente os objetivos, a abordagem, os principais resultados, o cronograma do projeto com os principais marcos e a estrutura de gerenciamento de projetos sugerida. Além disso, especifique as contribuições que eles esperam de sua parte.
• Evidência de especialização: Os consultores devem demonstrar sua competência. Peça referências de projetos semelhantes, currículos dos consultores que deverão trabalhar no projeto e quaisquer artigos ou documentos relevantes sobre liderança de pensamento que eles tenham produzido.
• Taxas e divisão da carga de trabalho: Insista em uma análise detalhada dos honorários e da carga de trabalho esperada. Isso garante transparência e ajuda você a entender a estrutura de custos do projeto.

#4. Como você tomará sua decisão

Seus critérios de seleção e expectativas da proposta devem ser explícitos. Em princípio, você já sabe como fará a seleção. Se não souber, bem, esse é o momento certo para pensar sobre isso. Os critérios de seleção geralmente são uma combinação de componentes como:

A capacidade da empresa de realizar o trabalho - Aproveitamento do feedback de clientes anteriores sobre projetos anteriores.

A experiência da empresa no campo exigido - O ideal é que a empresa de consultoria forneça alguma liderança de pensamento ou documentos de posicionamento no nicho.

A clareza da abordagem e dos resultados - Você precisa entender se os resultados são aqueles que você espera, mas também precisa entender como o consultor pretende chegar lá.

A composição da equipe - Você precisa se certificar de que os consultores que trabalharão diariamente no projeto tenham a senioridade e a experiência certas.

A adequação à empresa - Em resumo, você acha que trabalharão bem juntos? Eles terão o impacto e o reconhecimento certos entre seus colegas?

O preço do projeto - Você pode pagar pelos serviços deles? Você está obtendo um valor claro pelo seu dinheiro? Há taxas ocultas a serem consideradas?

Como você pode ver, essas considerações são muito mais amplas do que apenas o preço. Embora não exista uma fórmula mágica que utilize critérios claros, comunicá-los às empresas de consultoria no início do processo é fundamental para obter uma proposta de alta qualidade e tomar decisões informadas e justas.

#5. O que são o orçamento e o cronograma?

Independentemente de seu projeto ser urgente ou não, você provavelmente tem um cronograma em mente. Ou, pelo menos, alguns prazos ou reuniões internas. Conhecer seu cronograma para o projeto é fundamental para os candidatos à consultoria. Isso afetará diretamente a composição da equipe e o custo do projeto.

Os usuários e compradores raramente incluem seu orçamento na RFP. Entretanto, se o seu orçamento for muito apertado, pode fazer sentido incluir essas informações na RFP para garantir que você não perca tempo com propostas que não pode pagar. Além disso, os consultores poderão apresentar propostas de trade-offs ou de design-to-cost.

#6. Você tem outros requisitos?

Você pode ter outros requisitos que deseja incluir em sua RFP. Por exemplo, talvez esteja interessado em ter referências e informações de contato para verificar as referências. Você também pode ter alguns critérios de elegibilidade vinculados às suas políticas internas de aquisição. Talvez seus fornecedores de consultoria tenham que ser registrados como fornecedores.

#7. Quem é o contato deles?

Também é necessário definir o principal ponto de contato durante o processo. Será alguém do setor de compras, um dos executivos ou até mesmo um terceiro? Todas as interações com as empresas de consultoria durante o processo de RFP devem passar por essa pessoa. Permitir que as empresas de consultoria se conectem diretamente com os executivos de sua escolha daria uma vantagem aos operadores históricos e distorceria a concorrência.

#8. Os truques que fazem toda a diferença

Envolver as principais partes interessadas no processo de RFP: Líder do projeto futuro, patrocinador do projeto, líder de aquisições, representantes de finanças e estratégia (para grandes projetos) e principais interessados no projeto (ou seja, corporativos de outras funções).

Envolva-os no comitê de seleção e organize discussões presenciais com os finalistas. Se as reuniões presenciais não forem viáveis, ferramentas como Skype, Zoom e Google Hangouts são alternativas eficazes. As diversas perspectivas de suas partes interessadas podem oferecer insights valiosos durante a seleção.

Descreva como serão organizadas as perguntas e respostas entre o envio da RFP e o recebimento da proposta. Quando a pergunta deve ser enviada? Como as respostas serão compartilhadas com os provedores de consultoria.

Pensamentos Finais

É imprescindível criar uma RFP completa para consultoria. Ela não serve apenas para licitações - ela define metas, envolve as partes interessadas e estabelece expectativas claras. Ao embarcar em sua jornada de RFP, trate-a como o primeiro passo para colaborações impactantes.

Uma RFP bem elaborada proporciona aos consultores maior clareza sobre o contexto e as expectativas do seu projeto, garantindo, por sua vez, o melhor impacto do seu projeto. Os oito elementos descritos neste artigo podem ajudá-lo a elaborar a RFP mais eficaz. Portanto, aproveite esses componentes para impulsionar seu caminho para o sucesso.

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