As organizações clientes costumam alocar até 3% de suas receitas em serviços de consultoria a cada ano. Entretanto, muitas não conseguem monitorar os retornos desse investimento significativo. A crença comum é que a natureza intangível dos serviços de consultoria dificulta a medição dos resultados. Esse desafio ecoa a famosa citação de John Wanamaker: "Metade do dinheiro que gasto em publicidade é desperdiçado; o problema é que não sei qual metade."

Embora seja verdade que os resultados da consultoria possam ser ilusórios, há uma grande diferença entre gerenciar de forma imperfeita e não gerenciar de forma alguma. Com base em nossa ampla experiência, identificamos oito práticas recomendadas que podem ajudar as organizações a otimizar seus gastos com consultoria e extrair o máximo de valor.

#1. Garantir que os projetos de consultoria estejam alinhados com a estratégia

A base da otimização de seus gastos com consultoria é garantir que seus projetos estejam estrategicamente alinhados. No último ano, quantos de seus projetos de consultoria apoiaram diretamente suas metas estratégicas? Ou, pelo menos, eles foram considerados estratégicos quando foram iniciados?

Os projetos de consultoria estratégica geralmente se enquadram em duas categorias: Projetos da Estratégia Principal e Projetos estratégicos de adaptação. Um Projeto de Estratégia Principal promove a visão de longo prazo de sua empresa, como a reestruturação de seu modelo de negócios para aprimorar a experiência do cliente. Os Projetos de Adaptação Estratégica, por outro lado, ajudam sua empresa a se adaptar a mudanças externas, como novas regulamentações ou mudanças no mercado, garantindo conformidade contínua e estabilidade operacional.

#2. Alinhar projetos com uma meta estratégica unificada

Criar uma vantagem competitiva sustentável requer mais do que apenas selecionar os projetos certos - envolve garantir que todas as atividades e recursos se reforcem mutuamente. Essas atividades devem trabalhar juntas para alcançar uma proposta de valor exclusiva que seja difícil de ser replicada pelos concorrentes.

Para isso, mapeie as principais atividades necessárias para executar sua estratégia e revise regularmente a alocação de recursos, inclusive seu orçamento de consultoria. Isso garante que nenhum elemento crítico seja negligenciado e que seus esforços sejam congruentes com seus objetivos estratégicos.

#3. Planeje projetos de forma inteligente: O tempo é tudo

O momento estratégico e a sequência de seus projetos ao longo do ano podem ter um impacto significativo no sucesso deles. O planejamento adequado garante que cada projeto seja lançado no momento mais oportuno e preparado para causar o máximo impacto.

Considere estas perguntas ao refletir sobre os projetos que você lançou no ano passado:

• Você os iniciou no momento certo?
• O projeto inteiro era uma prioridade máxima?
• Você dividiu o projeto em fases gerenciáveis?
• Houve alguma fase que poderia ter sido adiada?
• Você avaliou as interdependências com outras atividades ou projetos?
• Você conseguiu autofinanciar alguns de seus projetos?
• Seus projetos incluíram ganhos rápidos para facilitar a mudança?

Ao planejar estrategicamente, você pode aumentar a eficácia e o impacto de cada contrato de consultoria.

#4. Fique de olho no ROI da consultoria

Um dos aspectos mais importantes da otimização dos gastos com consultoria é o monitoramento rigoroso do retorno sobre o investimento (ROI). É essencial avaliar se os seus investimentos em consultoria estão produzindo os resultados esperados.

Pergunte a si mesmo:

• Você atingiu as metas estratégicas definidas no início do ano?
• Você está satisfeito com o ROI dos projetos que iniciou no ano passado?
• Como foi o desempenho dos consultores que você contratou?
• Você acredita que recebeu valor pelo seu dinheiro?

Medir regularmente o desempenho do projeto de consultoria e avaliar o ROI é fundamental para maximizar o valor de seus compromissos de consultoria.

#5. Definir uma estratégia de consultoria clara

Para aproveitar ao máximo a consultoria, ela deve ser integrada ao seu planejamento estratégico desde o início. A consultoria deve ser mais do que apenas uma reflexão tardia; ela deve ser um componente essencial de sua estratégia. Alinhar os gastos com consultoria às suas metas estratégicas gerais é fundamental, mas definir uma estratégia abrangente é essencial. Estratégia de consultoria pode trazer benefícios ainda maiores.

Veja como:

• Traduza suas prioridades de alto nível em grupos estratégicos e aloque os recursos de acordo.
• Identificar projetos potenciais e avaliar sua contribuição para cada cluster.
• Defina prioridades, sequencie seus projetos de forma inteligente, gerencie as interdependências e realize uma análise do tipo "fazer ou comprar".

O desenvolvimento de uma estratégia de consultoria requer um esforço de colaboração. Se o seu volume de consultoria for substancial, considere a possibilidade de formar uma equipe dedicada para definir e executar a estratégia. Essa equipe pode garantir que as linhas de negócios mantenham o controle sobre seus gastos com consultoria e, ao mesmo tempo, maximizem o valor por meio das melhores práticas.

#6. Otimize o uso dos recursos de consultoria

Você está consolidando projetos semelhantes? Em suas iniciativas estratégicas, você pode encontrar redundâncias ou sinergias potenciais que podem ser aproveitadas para aumentar a eficiência.

Você pode se deparar com situações em que:

• Projetos semelhantes foram lançados em diferentes partes da organização. Quando uma direção estratégica é definida, todas as unidades e funções de negócios devem traduzi-la em suas próprias estratégias, muitas vezes resultando em ações e projetos semelhantes.
• A mesma empresa de consultoria foi contratada em várias áreas. Se diferentes partes da organização estiverem trabalhando no mesmo nicho, é possível que gravitem naturalmente em torno dos mesmos consultores devido à familiaridade e às recomendações.
• O mesmo assunto foi abordado em vários projetos. Isso pode ocorrer quando as equipes querem ficar abaixo do limite de gerenciamento de demanda ou quando o escopo do projeto era muito incerto no início para se comprometer com uma escala maior.

Para otimizar seus gastos com consultoria, preveja esses cenários e busque ativamente sinergias que possam reduzir os custos e aumentar o impacto geral de seus projetos.

#7. Implementar uma estratégia de fabricação ou compra

A decisão de lidar com um projeto internamente ou terceirizá-lo para consultores é geralmente complexa, influenciada por níveis variados de entendimento entre os executivos com relação ao gerenciamento de projetos, consultoria e aquisições.

Para simplificar esse processo e garantir a consistência, defina um Estratégia de fazer ou comprar estreitamente alinhada com seu sistema de gerenciamento de demanda. Sua estratégia deve orientar os executivos em três etapas principais:

• Determinar se o projeto é adequado para terceirização. Projetos com escopos vagos ou resultados pouco claros geralmente estão condenados desde o início.
• Avalie se o projeto é essencial para a execução de sua estratégia. Em outras palavras, ele está alinhado com seus objetivos estratégicos?
• Avalie se a contratação de consultores externos criará mais valor do que a formação de uma equipe interna. Esse é o ponto crucial do dilema "fazer ou comprar". A terceirização pode proporcionar acesso a habilidades de nicho ou oferecer as vantagens da intervenção de terceiros, mas deve gerar maior valor para justificar o investimento.

#8. Gerencie a parte final de seus gastos com consultoria

Muitas empresas estão começando a perceber o potencial significativo de economia na parte final de seus gastos com consultoria. Dada a pressão persistente para reduzir as despesas operacionais, o gerenciamento dos gastos finais pode ser uma iniciativa fundamental para atingir as metas de economia.

O gerenciamento eficaz do tail spend requer executivos com um profundo conhecimento das práticas de aquisição e do mercado de consultoria. A boa notícia é que, quando gerenciado adequadamente, o gasto residual pode gerar economias de 5% a 40%. Essa é uma perspectiva empolgante, não é mesmo?

Conclusão: O papel do setor financeiro na otimização dos gastos com consultoria

O setor financeiro tem um papel e uma responsabilidade cruciais na otimização dos gastos com consultoria, mas essa responsabilidade não pode ser assumida isoladamente. O gerenciamento eficaz dos gastos com consultoria exige uma estreita colaboração entre as equipes de Finanças, Estratégia e Compras. Fechar os olhos para os custos de consultoria pode manter as partes interessadas internas satisfeitas no curto prazo, mas pode levar a um desperdício significativo e a uma dependência doentia de consultores externos.

A dependência excessiva de consultores sem uma estrutura estratégica pode corroer as capacidades internas e aumentar os custos desnecessariamente. Assim como em qualquer outra área de negócios, a chave é medir e gerenciar. Alinhando os gastos com consultoria às metas estratégicas, planejando e sequenciando cuidadosamente os projetos e monitorando o ROI, as empresas podem garantir que seus investimentos em consultoria não sejam apenas justificados, mas também otimizados para obter o máximo impacto.

Em essência, o uso criterioso de serviços de consultoria é uma faca de dois gumes. Quando usados com cuidado, eles podem superar desafios complexos e gerar um valor substancial. Porém, sem uma supervisão cuidadosa, também pode levar a ineficiências e oportunidades perdidas. Portanto, é essencial que o setor financeiro, em conjunto com o setor de estratégia e compras, assuma um papel ativo no gerenciamento dos contratos de consultoria para garantir que eles proporcionem o maior retorno possível sobre o investimento.

Ao adotar as práticas recomendadas descritas neste artigo, sua organização pode maximizar o valor da consultoria, evitar armadilhas comuns e criar uma vantagem competitiva mais sustentável.