As organizações clientes costumam alocar até 3% de suas receitas em serviços de consultoria a cada ano. Entretanto, muitas não conseguem monitorar os retornos desse investimento significativo. A crença comum é que a natureza intangível dos serviços de consultoria dificulta a medição dos resultados. Esse desafio ecoa a famosa citação de John Wanamaker: "Metade do dinheiro que gasto em publicidade é desperdiçado; o problema é que não sei qual metade."

Embora seja verdade que os resultados da consultoria possam ser ilusórios, há uma grande diferença entre gerenciar de forma imperfeita e não gerenciar de forma alguma. Com base em nossa ampla experiência, identificamos oito práticas recomendadas que podem ajudar as organizações a otimizar seus gastos com consultoria e extrair o máximo de valor.

#1. Garantir que os projetos de consultoria estejam alinhados com a estratégia

A base da otimização de seus gastos com consultoria é garantir que seus projetos estejam estrategicamente alinhados. No último ano, quantos de seus projetos de consultoria apoiaram diretamente suas metas estratégicas? Ou, pelo menos, eles foram considerados estratégicos quando foram iniciados?

Os projetos de consultoria estratégica geralmente se enquadram em duas categorias: Projetos da Estratégia Principal e Projetos estratégicos de adaptação. Um Projeto de Estratégia Principal promove a visão de longo prazo de sua empresa, como a reestruturação de seu modelo de negócios para aprimorar a experiência do cliente. Os Projetos de Adaptação Estratégica, por outro lado, ajudam sua empresa a se adaptar a mudanças externas, como novas regulamentações ou mudanças no mercado, garantindo conformidade contínua e estabilidade operacional.

#2. Alinhar projetos com uma meta estratégica unificada

Criar uma vantagem competitiva sustentável requer mais do que apenas selecionar os projetos certos - envolve garantir que todas as atividades e recursos se reforcem mutuamente. Essas atividades devem trabalhar juntas para alcançar uma proposta de valor exclusiva que seja difícil de ser replicada pelos concorrentes.

Para isso, mapeie as principais atividades necessárias para executar sua estratégia e revise regularmente a alocação de recursos, inclusive seu orçamento de consultoria. Isso garante que nenhum elemento crítico seja negligenciado e que seus esforços sejam congruentes com seus objetivos estratégicos.

#3. Planeje projetos de forma inteligente: O tempo é tudo

O momento estratégico e a sequência de seus projetos ao longo do ano podem ter um impacto significativo no sucesso deles. O planejamento adequado garante que cada projeto seja lançado no momento mais oportuno e preparado para causar o máximo impacto.

Considere estas perguntas ao refletir sobre os projetos que você lançou no ano passado:

• Você os iniciou no momento certo?
• O projeto inteiro era uma prioridade máxima?
• Você dividiu o projeto em fases gerenciáveis?
• Houve alguma fase que poderia ter sido adiada?
• Você avaliou as interdependências com outras atividades ou projetos?
• Você conseguiu autofinanciar alguns de seus projetos?
• Seus projetos incluíram ganhos rápidos para facilitar a mudança?

Ao planejar estrategicamente, você pode aumentar a eficácia e o impacto de cada contrato de consultoria.

#4. Fique de olho no ROI da consultoria

Um dos aspectos mais importantes da otimização dos gastos com consultoria é o monitoramento rigoroso do retorno sobre o investimento (ROI). É essencial avaliar se os seus investimentos em consultoria estão produzindo os resultados esperados.

Pergunte a si mesmo:

• Você atingiu as metas estratégicas definidas no início do ano?
• Você está satisfeito com o ROI dos projetos que iniciou no ano passado?
• Como foi o desempenho dos consultores que você contratou?
• Você acredita que recebeu valor pelo seu dinheiro?

Medir regularmente o desempenho do projeto de consultoria e avaliar o ROI é fundamental para maximizar o valor de seus compromissos de consultoria.

#5. Definir uma estratégia de consultoria clara

Para aproveitar ao máximo a consultoria, ela deve ser integrada ao seu planejamento estratégico desde o início. A consultoria deve ser mais do que apenas uma reflexão tardia; ela deve ser um componente essencial de sua estratégia. Alinhar os gastos com consultoria às suas metas estratégicas gerais é fundamental, mas definir uma estratégia abrangente é essencial. Estratégia de consultoria pode trazer benefícios ainda maiores.

Veja como:

• Traduza suas prioridades de alto nível em grupos estratégicos e aloque os recursos de acordo.
• Identificar projetos potenciais e avaliar sua contribuição para cada cluster.
• Defina prioridades, sequencie seus projetos de forma inteligente, gerencie as interdependências e realize uma análise do tipo "fazer ou comprar".

O desenvolvimento de uma estratégia de consultoria requer um esforço de colaboração. Se o seu volume de consultoria for substancial, considere a possibilidade de formar uma equipe dedicada para definir e executar a estratégia. Essa equipe pode garantir que as linhas de negócios mantenham o controle sobre seus gastos com consultoria e, ao mesmo tempo, maximizem o valor por meio das melhores práticas.

#6. Otimize o uso dos recursos de consultoria

Você está consolidando projetos semelhantes? Em suas iniciativas estratégicas, você pode encontrar redundâncias ou sinergias potenciais que podem ser aproveitadas para aumentar a eficiência.

Você pode se deparar com situações em que:

• Projetos semelhantes foram lançados em diferentes partes da organização. Quando uma direção estratégica é definida, todas as unidades e funções de negócios devem traduzi-la em suas próprias estratégias, muitas vezes resultando em ações e projetos semelhantes.
• A mesma empresa de consultoria foi contratada em várias áreas. Se diferentes partes da organização estiverem trabalhando no mesmo nicho, é possível que gravitem naturalmente em torno dos mesmos consultores devido à familiaridade e às recomendações.
• O mesmo assunto foi abordado em vários projetos. Isso pode ocorrer quando as equipes querem ficar abaixo do limite de gerenciamento de demanda ou quando o escopo do projeto era muito incerto no início para se comprometer com uma escala maior.

Para otimizar seus gastos com consultoria, preveja esses cenários e busque ativamente sinergias que possam reduzir os custos e aumentar o impacto geral de seus projetos.

#7. Implementar uma estratégia de fabricação ou compra

A decisão de lidar com um projeto internamente ou terceirizá-lo para consultores é geralmente complexa, influenciada por níveis variados de entendimento entre os executivos com relação ao gerenciamento de projetos, consultoria e aquisições.

Para simplificar esse processo e garantir a consistência, defina um Make-or-Buy strategy closely aligned with your demand management system. Your strategy should guide executives through three key steps:

• Determine whether the project is suitable for outsourcing. Projects with vague scopes or unclear deliverables are often doomed from the start.
• Assess whether the project is critical to executing your strategy. In other words, is it aligned with your strategic objectives?
• Evaluate whether hiring external consultants will create more value than building an internal team. This is the crux of the Make-or-Buy dilemma. Outsourcing can provide access to niche skills or offer the advantages of third-party intervention, but it must generate higher value to justify the investment.

#8. Manage the Tail End of Your Consulting Spend

Many companies are beginning to realize the significant savings potential within the tail end of their consulting spend. Given the persistent pressure to reduce operational expenses, managing the tail spend can be a key initiative for achieving savings targets.

Effectively managing the tail spend requires executives with a deep understanding of both procurement practices and the consulting market. The good news is that when managed properly, tail spend can yield savings of 5% to 40%. That’s an exciting prospect, isn’t it?

Conclusion: The Role of Finance in Optimizing Consulting Spend

Finance has a crucial role and responsibility in optimizing consulting spend, but this responsibility cannot be shouldered alone. Effective management of consulting expenditures requires close collaboration between Finance, Strategy, and Procurement teams. Turning a blind eye to consulting costs might keep internal stakeholders content in the short term, but it can lead to significant waste and an unhealthy dependence on external consultants.

Overreliance on consultants without a strategic framework can erode internal capabilities and drive up costs unnecessarily. Just as in any other area of business, the key is to measure and manage. By aligning consulting spend with strategic goals, carefully planning and sequencing projects, and monitoring ROI, companies can ensure that their investments in consulting are not only justified but also optimised for maximum impact.

In essence, the judicious use of consulting services is a double-edged sword. When wielded carefully, it can cut through complex challenges and drive substantial value. But without careful oversight, it can also lead to inefficiencies and missed opportunities. Therefore, it is essential that Finance, in concert with Strategy and Procurement, takes an active role in managing consulting engagements to ensure they deliver the greatest possible return on investment.

By adopting the best practices outlined in this article, your organization can maximise the value of consulting, avoid common pitfalls, and create a more sustainable, competitive advantage.