Naviguer dans le vaste paysage des propositions de services de conseil peut donner l'impression de s'embarquer dans une grande quête. Vous n'êtes pas simplement à la recherche d'un consultant ; vous cherchez un partenaire pour relever des défis ou tracer des voies vers l'avenir.

Mais chaque quête a sa carte et, dans le monde du conseil, le processus de sourcing est ce guide qui garantit que la piste que vous tracez correspond parfaitement à vos besoins. Tout voyageur chevronné (ou, dans le cas présent, tout professionnel de l'approvisionnement) connaît la valeur d'une carte fiable.

Ce sont les héros méconnus, qui travaillent avec diligence dans les coulisses pour veiller à ce que l'entreprise ne reçoive pas n'importe quelle proposition de services de conseil, mais la proposition gagnante.

Quelle est donc l'étoile polaire qui guide cette quête de la meilleure proposition ? Il s'agit de répondre au trio de questions d'or :

• Le consultant a-t-il compris l'essentiel de notre défi ?
• Sont-ils équipés pour s'y attaquer de front ?
• Et, surtout, nos chemins s'aligneront-ils pour un voyage réussi ensemble ?

Établir un plan d'approvisionnement bien structuré revient à s'assurer que l'on dispose du meilleur équipement pour son voyage. C'est ce qui transforme un périple périlleux en une navigation sans encombre, en soumettant les propositions les plus solides à l'examen.

Et n'oubliez jamais, comme le dit si bien le neuroscientifique Sam Harris, que "ne pas se préparer, c'est, en général, très bien se préparer à faire ce qu'il ne faut pas faire". Préparez-vous bien, et que votre quête de conseil vous apporte les trésors que vous recherchez.

1. Ne pas se précipiter

Comprendre vos besoins et formuler vos attentes par écrit est une étape clé dans la recherche de propositions de services de conseil. C'est aussi l'une des plus difficiles.

Nombreux Appels d'offres pour le conseil sont précipités dans leur développement. Parfois, les détails ou le contexte sont insuffisants pour comprendre le problème commercial auquel vous êtes confronté.

Il se peut que certaines exigences clés soient absentes ou que la formulation soit ambiguë. Il se peut également que vous ayez omis le cadre commun de tarification à suivre ou que vous ayez donné trop peu de temps aux consultants candidats pour répondre à la demande d'information ou à l'appel d'offres.

Cependant, le résultat est toujours le même : il est difficile pour les cabinets de conseil d'envoyer une proposition solide, en particulier s'ils sont nouveaux.

L'appel d'offres sera le document de référence pour les prestataires de services de conseil que vous inviterez à participer au concours. N'oubliez pas d'inclure des éléments sur le processus d'appel d'offres, tels que le calendrier, les critères de choix et les exigences. Cela aidera les candidats à se concentrer sur vos besoins.

2. Rechercher les bons consultants

L'univers du conseil est aussi vaste que l'univers lui-même. Il est rempli de galaxies de gourous, de constellations de connaisseurs et, à l'occasion, d'un trou noir de conseils déconcertants.

Il est essentiel de naviguer dans cet espace, car travailler avec les bons consultants, c'est comme atteler son wagon à une étoile. Si vous faites le mauvais choix, vous risquez de vous retrouver dans un trou de ver qui ne mène nulle part.

Ce ne sont pas des produits de base, tout comme les étoiles ne sont pas toutes identiques. Mais voici la lueur d'espoir (ou devrions-nous dire, la Voie lactée ?): les propositions de services de conseil, à l'exception de ces licornes aux compétences très spécialisées, ne sont pas irremplaçables pour la plupart des consultants.

Gardez donc les yeux rivés sur l'étoile polaire ou, mieux encore, sur les besoins spécifiques de votre projet.

3. Adapter votre liste restreinte au budget et au calendrier du projet

Examinez attentivement les portée du projetLes critères de sélection de la liste restreinte se fondent sur le budget et les politiques internes de passation de marchés. Ne perdez pas de temps et adaptez la longueur de votre liste restreinte au niveau de priorité et au budget de votre projet.

Si vous avez un calendrier très serré ou de petits projets ayant un impact limité sur votre entreprise, préférez une liste restreinte afin de consacrer suffisamment de temps à la proposition et à la vérification des références. Nous recommandons de ne pas dépasser trois fournisseurs potentiels.

Pour les projets plus importants, vous pouvez élargir le premier tour (phase de briefing/proposition) jusqu'à dix cabinets de conseil (selon le projet et les enjeux) mais garder au maximum quatre-cinq entreprises pour le tour final (phase de pitch).

Lorsque votre présélection est prête, contactez vos fournisseurs et vérifiez leur intérêt en envoyant votre RFP.

4. Sécurité de la confidentialité

Il est important de toujours protéger vos informations confidentielles. N'hésitez pas à faire signer à vos candidats un accord de confidentialité dès le début (même au stade de l'appel d'offres ou de la demande de propositions) afin de protéger les informations confidentielles et de vous assurer que les sociétés de conseil ne partageront pas les détails de votre projet avec vos concurrents.

Si la proposition prévoit une collaboration et une sous-traitance, assurez-vous qu'un accord de confidentialité lie légalement tous les contributeurs au projet.

Si votre projet est particulièrement confidentiel, vous devriez même envisager de travailler avec une société de sourcing tierce, comme Consulting Quest, qui gérera le processus de manière anonyme. Ils garderont votre entreprise et votre projet confidentiels jusqu'à l'étape de la présélection.

5. N'oubliez pas que la simplicité l'emporte toujours

Et il est préférable de faire les choses simplement. À moins que vous ne gériez un projet de plusieurs millions de dollars, n'organisez pas d'appels d'offres extravagants. L'examen des propositions et l'écoute des présentations des consultants peuvent prendre énormément de temps.

Cela ralentira aussi considérablement votre projet. Veillez à ce que votre procédure d'appel d'offres soit adaptée à la portée et au budget de votre projet.

Si vous ne disposez que d'un petit nombre de sociétés de conseil, ou si le projet est particulièrement complexe, vous pouvez organiser des réunions d'information pour discuter des détails du projet et vous assurer que les consultants ont bien compris les enjeux.

Si vous avez un grand nombre de candidats, une demande de propositions claire et peu de temps libre, vous pouvez simplement envoyer la demande de propositions et évaluer les propositions écrites pour identifier la plus prometteuse pour la prochaine étape.

6. Évaluer les propositions écrites de services de conseil

Une fois que vous avez reçu les propositions, prenez le temps de les examiner avec les autres parties prenantes. Gardez toujours à l'esprit votre objectif : maximiser les chances de réussite de votre projet.

Il faut que les candidats soumettent leurs meilleures propositions et, pour cela, qu'ils comprennent très bien le problème.

Aplanir le terrain pour que toutes les entreprises aient une chance équitable dans la compétition. Il est dans votre intérêt de faire de même.

N'hésitez pas à expliquer en détail l'historique de votre entreprise et le contexte de la mission et à prendre le temps de peaufiner les documents de questions-réponses.

7. Évaluer l'adéquation avec votre appel d'offres

Assurez-vous que les candidats ont répondu aux éléments les plus importants de votre appel d'offres. Leurs propositions devraient vous aider à répondre aux questions suivantes :

• Le consultant a-t-il compris nos objectifs ?
• Les livrables répondent-ils à nos questions ?
• Faisons-nous confiance à l'approche proposée par le prestataire de conseil ?
• L'équipe a-t-elle l'expérience requise?
• Ce consultant vous convient-il ?
• Le budget correspond-il à la valeur que nous attendons ?

Notez s'il existe des zones d'ombre et des risques de malentendus.

8. Identifier les propositions les plus prometteuses en matière de services de conseil

Si les propositions de consultation étaient un jeu de cartes, vous voudriez jouer votre main de manière stratégique. Mais avec une telle pile de cartes devant vous, par où commencer ? Canalisez le Sherlock qui sommeille en vous et cherchez des indices.

Objectifs : La proposition vous est-elle revenue sur le ton d'un ami perdu de vue depuis longtemps ? Semble-t-il comprendre votre entreprise et les défis que vous devez relever ?

Produits livrables : C'est un peu comme si vous commandiez un hamburger et que vous vérifiiez si toutes les garnitures que vous avez demandées sont présentes. Ont-ils listé ce que vous attendiez, même s'ils l'ont emballé différemment ? Y a-t-il des garnitures supplémentaires qui vous surprennent agréablement ?

Approche : Leur méthodologie vous convient-elle ? Est-elle comme un costume bien taillé - elle vous va comme un gant ? Et, surtout, le calendrier vous semble-t-il approprié ?

Expérience : Ont-ils un curriculum vitae à l'appui de leurs affirmations ? S'agit-il de vétérans chevronnés ou de débutants enthousiastes ayant participé à des projets similaires ? Et l'ensemble de l'équipe ressemble-t-il davantage à un orchestre harmonieux qu'à un groupe de musique de garage ?

En forme : C'est comme pour les rencontres. Vous vous rencontrez peut-être sur Zoom, mais pouvez-vous imaginer de longues séances de brainstorming avec eux autour d'un café (ou d'un thé, si c'est votre truc) ? Est-ce qu'ils vibrent avec vous ?

Budget : Boucle d'or avait le dilemme du porridge, et vous avez votre budget. Leur prix est-il trop chaud, trop froid ou juste ce qu'il faut ?

9. Découvrir et résoudre les éventuelles incertitudes

Les propositions peuvent être comme des premiers jets. Elles sont parfois parfaites, mais ont souvent besoin d'être affinées. Considérez la proposition initiale comme de l'argile, que vous et le consultant allez sculpter pour en faire le chef-d'œuvre qu'elle est susceptible d'être. Identifiez les points forts - ce sont vos piliers.

Mais n'ayez pas peur des points faibles. Mettez-les en lumière, mettez les consultants au défi et invitez-les à présenter leur projet.

Bien sûr, à notre époque, c'est peut-être plus que Zoom, où les cravates sont facultatives et où les chats qui se promènent en arrière-plan sont la norme.

Mais c'est aussi l'occasion de voir si vous vous entendez bien avec eux. Car en fin de compte, l'alchimie doit être parfaite. Après tout, vous ne vous contentez pas d'engager un service, vous formez une équipe.

Conclusion - Le tango de la proposition de conseil

Percer le code qui permet d'obtenir les meilleures propositions de consultation est comparable à la maîtrise d'une danse sophistiquée - c'est un art autant qu'une science. Comme toute danse, elle demande du temps, de l'énergie et un peu de finesse.

Expertise et processus structuré ? Ce sont votre rythme et votre cadence. Sans eux, vous ne faites que traîner les pieds sur la piste de danse. Mais la vraie magie réside dans la communication - les regards, les gestes et les mouvements subtils qui traduisent vos désirs et vos intentions.

Vous ne pouvez pas vous attendre à ce que votre partenaire de danse anticipe chaque pas (même si leur LinkedIn les qualifie de "liseurs d'esprit"). Si vous restez vague, vous déroulez involontairement le tapis rouge pour les consultants qui ont déjà dansé avec vous, car ils sont à l'écoute de vos mouvements uniques.

N'oubliez pas que les consultants, grâce à leur sens de l'observation digne d'un Sherlock, déchiffrent souvent le discours et le discours tacite. C'est leur boîte à outils de survie, aiguisée à force de naviguer dans d'innombrables salles de conseil et de déchiffrer une myriade de hiéroglyphes d'entreprise.

Mais pour une danse vraiment captivante, où vous et le consultant êtes en phase, il est essentiel d'avoir un ensemble varié de partenaires de danse ou, comme nous aimons l'appeler, une "compétition pertinente".

En effet, les meilleures propositions de services de conseil ne sont pas le fruit du hasard ; elles sont le fruit d'intentions claires, de concurrents valables et d'un dialogue ouvert.

Alors, lacez vos chaussures de danse et dirigez avec clarté, en veillant à ce que chaque mouvement, chaque virage et chaque rotation permettent d'extraire le meilleur du monde de la consultation.

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