Lorsque vous faites appel à une société de conseil, il peut être tentant de laisser les rênes aux experts. Après tout, ils sont là pour ça, non ? Ce n'est pas le cas. Bien que les consultants apportent une expertise spécialisée, la clé d'un projet réussi est le partenariat (la collaboration), et non la simple délégation. Vous ne pouvez pas vous contenter de jeter vos défis par-dessus la clôture et espérer un miracle. Un projet de conseil n'est pas une entreprise solitaire, c'est un voyage copiloté où votre participation active est cruciale.

Considérez vos consultants comme les moteurs haute performance d'une voiture de sport. Ils ont la puissance, mais c'est vous qui pilotez. Une approche collaborative permet de s'assurer que le projet reste aligné sur vos objectifs stratégiques et qu'il produit les résultats dont vous avez besoin. Après tout, les consultants sont des fournisseurs - comme tout fournisseur, leur succès dépend en partie de vos conseils, de votre supervision et de votre retour d'information.

Dès le départ, une gouvernance claire est le moteur de ce partenariat. Il ne s'agit pas d'une question à traiter à mi-parcours ; elle doit être intégrée dès le stade de la proposition. En fixant les règles d'engagement dès le début, vous créez une structure qui favorise la transparence, la responsabilité et la confiance. Vous n'avez pas à faire de la microgestion, mais vous devez rester aux commandes.

Qu'il s'agisse d'intégrer correctement vos consultants ou de veiller à ce que les rôles et les responsabilités soient bien définis, la gestion d'un projet de conseil ne se contente pas d'attendre les livrables. Avec une bonne collaboration, vous n'êtes pas seulement un client, vous êtes un copilote qui veille à ce que le projet arrive à destination.

Établir la gouvernance : Définir les règles d'engagement

Si vous avez déjà vu un projet de groupe déraper, vous savez pourquoi la gouvernance est si importante. En l'absence de règles et de responsabilités claires, les choses peuvent rapidement se gâter. Établir la gouvernance dès le départ, c'est comme régler le GPS de votre projet : vous savez où vous allez, comment vous y rendre et quoi faire si vous rencontrez des embûches en cours de route.

Mais voici l'essentiel : la gouvernance ne commence pas au début du projet. Elle doit être définie dès le stade de la proposition. Demandez à tout consultant qui vous sollicite comment il compte gérer le projet. Y aura-t-il des mises à jour régulières ? Comment les décisions seront-elles prises ? Quel est le plan de gestion des obstacles ? Si un consultant n'est pas en mesure d'expliquer clairement sa structure de gouvernance, c'est un signal d'alarme.

Une fois que vous avez choisi votre partenaire de conseil, ces détails de gouvernance doivent être formalisés dans le Déclaration de travail (SOW). Ne vous contentez pas d'ignorer cette section : il s'agit de votre plan directeur pour la gestion du projet. Voici ce qu'il faut couvrir :

• Jalons: Fixez des points de contrôle clairs où les progrès seront examinés, ce qui vous permettra de rectifier le tir si nécessaire.
• Rôles et responsabilités: Clarifiez qui est responsable de quoi, tant dans votre équipe que dans la sienne.
• Protocoles de communication: Décidez de la fréquence des mises à jour et de leur format - ne laissez rien au hasard.
• Comités directeurs: Créez des points de contact réguliers où les décideurs internes et l'équipe de consultants peuvent se rencontrer, discuter et piloter le projet ensemble.

L'inclusion de ces éléments dans le cahier des charges garantit qu'il n'y aura pas de surprises par la suite. Il vous donne, ainsi qu'aux consultants, un cadre clair pour le déroulement du projet, avec des points de contrôle convenus pour s'assurer que tout reste sur la bonne voie.

En définissant les règles de gouvernance dès le départ, vous évitez l'écueil courant de la mauvaise communication et des responsabilités mal placées. Au contraire, vous posez les bases d'une relation collaborative et productive, qui peut mener votre projet en douceur vers la réussite.

L'intégration des consultants : Préparer le terrain pour la réussite

Le recrutement d'une société de conseil n'est qu'un début. Le vrai travail commence avec l'intégration - et c'est là que de nombreux projets achoppent dès le départ. Sauter ou précipiter le processus d'intégration revient à envoyer quelqu'un dans une forêt avec une carte écrite dans une langue qu'il ne comprend pas. La personne finira peut-être par trouver son chemin, mais pas sans avoir perdu beaucoup de temps et d'énergie.

Les consultants, quelle que soit leur expérience ou leur talent, ne lisent pas dans les pensées. Ils ont besoin d'un contexte - plus profond, mieux c'est. Même s'ils arrivent armés d'une expertise, ils ne peuvent pas comprendre pleinement les complexités de votre organisation si vous ne les aidez pas. C'est là que l'intégration devient essentielle. Il ne s'agit pas seulement de transmettre les objectifs du projet, mais aussi de les immerger dans la culture de votre entreprise, ses points faibles et les principaux acteurs impliqués.

L'intégration est l'occasion de définir les attentes et d'établir des relations. Un consultant bien intégré n'est pas un simple fournisseur qui coche des tâches - il devient un partenaire investi, qui s'aligne sur votre vision et vos objectifs.

Voici ce qu'une intégration complète doit comprendre :

• Affiner le plan de travail: Ne prenez pas le plan de projet initial pour argent comptant. Asseyez-vous avec vos consultants pour examiner et affiner le calendrier, les produits à livrer et les principaux objectifs. Cet alignement permet de s'assurer que le projet démarre sur des bases solides et d'éviter les mauvaises surprises.
• Contexte de l'entreprise: Fournissez-leur une analyse approfondie de votre structure organisationnelle, des principales parties prenantes et des défis spécifiques auxquels vous êtes confronté. Il ne s'agit pas seulement de détails techniques, mais aussi de nuances culturelles et opérationnelles susceptibles d'influencer le projet.
• Les présentations sont importantes: Les consultants doivent savoir qui est qui au sein de votre organisation, en particulier les décideurs. Veillez à faciliter les présentations aux principales parties prenantes dès le début du processus. Ils sauront ainsi exactement avec qui ils travailleront et pourront établir ces relations cruciales dès le départ.

L'intégration peut sembler une formalité, mais c'est votre première véritable occasion de donner le ton à l'ensemble du projet. En prenant le temps de bien faire les choses, vous réduisez les erreurs de communication, vous alignez les attentes et vous posez les jalons d'une collaboration plus harmonieuse et plus productive.

La cogestion active : Trouver un équilibre entre l'implication et la microgestion

Maintenant que vos consultants sont prêts, le véritable test commence : gérer le projet sans l'étouffer par trop de supervision. L'une des plus grandes craintes des entreprises lorsqu'elles cogèrent un projet de conseil est d'être soit trop distantes, laissant les choses échapper à tout contrôle, soit trop directes, gérant chaque détail et étouffant l'expertise des consultants. Il s'agit d'un équilibre délicat, mais qui peut être maîtrisé si l'on adopte la bonne approche.

La cogestion ne consiste pas à faire le travail des consultants à leur place. Il s'agit de rester activement engagé, de donner des orientations et de veiller à ce que le projet reste aligné sur vos objectifs commerciaux. Vous n'êtes pas seulement le client, vous êtes un copilote qui aide à orienter le projet vers la réussite.

Voici comment trouver l'équilibre parfait :

• Des responsabilités claires: Veillez à ce que chacun connaisse son rôle. Les consultants sont là pour exécuter le projet, mais le rôle de votre équipe est tout aussi essentiel, qu'il s'agisse de fournir un retour d'information, d'offrir des ressources ou de prendre des décisions clés. Revenez régulièrement sur ces rôles tout au long du projet pour vous assurer que rien ne passe inaperçu.
• Contrôles réguliers: N'attendez pas la fin du projet pour vous rendre compte que les choses ont dérapé. Organisez des réunions hebdomadaires ou bihebdomadaires pour faire le point sur les progrès accomplis, relever les défis et rectifier le tir. Ces réunions n'ont pas besoin d'être longues - juste assez pour garantir l'alignement.
• Les comités de pilotage sont vos amis: Les réunions du comité de pilotage permettent d'examiner les progrès accomplis à un niveau plus élevé, en impliquant les principales parties prenantes dans la prise de décisions stratégiques. Ces sessions doivent servir de boussole au projet, pour s'assurer que tout reste sur la bonne voie.
• Suivre les étapes, pas les détails: Bien qu'il soit essentiel de garder un œil sur l'avancement du projet, évitez de vous perdre dans les détails quotidiens. Concentrez-vous sur les principales étapes et les produits livrables, et confiez aux consultants la gestion des tâches moins importantes.

Lorsqu'elle est bien menée, la cogestion permet de faire avancer le projet tout en donnant à vos consultants la possibilité d'apporter leur expertise. L'objectif n'est pas de prendre le relais, mais de fournir la supervision nécessaire pour s'assurer que le projet atteint ses objectifs clés, sans pour autant micro-gérer le processus.

Gouvernance : Mise en place d'un cadre de responsabilité

La gouvernance est l'un des éléments les plus importants de tout projet de conseil, mais elle est souvent négligée. C'est là que le caoutchouc rencontre la route, et sans une structure de gouvernance claire, même les plans les mieux conçus peuvent échouer. Une gouvernance efficace définit le cadre décisionnel, les protocoles de communication et les mesures de responsabilisation qui garantissent que le projet reste sur la bonne voie.

En établissant la gouvernance dès le début, on s'assure que toutes les personnes concernées savent qui est responsable de quoi et comment le projet sera géré du début à la fin. Plutôt que de considérer la gouvernance comme un obstacle bureaucratique, considérez-la comme l'échafaudage qui soutient votre projet, le maintient debout et le fait avancer dans la bonne direction.

Voici comment mettre en place un cadre de gouvernance solide dès le départ :

Obtenir la gouvernance au stade de la proposition

La gouvernance ne doit pas être une réflexion après coup, elle doit faire partie de la conversation dès le début. Lorsque vous sollicitez des propositions de consultants, demandez-leur des plans détaillés sur la manière dont ils géreront le projet, rendront compte de l'avancement et prendront des décisions. Vous aurez ainsi une première indication du degré d'organisation de l'équipe de consultants et de son adéquation avec vos attentes.

Lors de la rédaction de l'énoncé des travaux, veillez à inclure les spécificités de la gouvernance, notamment :

• Étapes du projet: Il s'agit de points de contrôle clés où les progrès sont examinés et approuvés. Chaque étape doit être assortie de produits livrables et de résultats clairement définis.
• Rôles et responsabilités: Clarifiez les responsabilités de chacun, tant au sein de votre équipe interne que du côté du consultant. Cela permet d'éviter la confusion et de garantir la responsabilité.
• Protocoles de communication: Quelle est la fréquence des mises à jour ? Quelle est la fréquence des réunions ? Qui doit être inclus dans les communications ?
• Comités directeurs: Ces réunions sont essentielles pour la prise de décision à haut niveau et doivent inclure les principales parties prenantes de votre côté et de celui de la société de conseil. Établissez un calendrier de réunions régulières pour que tout le monde reste sur la même longueur d'onde.

Gouvernance de l'accueil

Une fois la gouvernance définie dans le cahier des charges, l'étape suivante consiste à la mettre en œuvre dès le début du projet. C'est là que l'intégration joue un rôle crucial, non seulement pour présenter les consultants à votre organisation, mais aussi pour préparer le terrain quant à la manière dont la gouvernance fonctionnera dans la pratique.

• Expliquer le processus de prise de décision: Les consultants doivent comprendre comment les décisions seront prises, qui détient l'autorité et quelles sont les procédures en place pour faire remonter les problèmes. En clarifiant ces points dès le départ, on facilite la prise de décision tout au long du projet.
• Accord sur les structures d'établissement des rapports: Assurez-vous que les consultants comprennent ce qui est attendu en termes de rapports. Y aura-t-il des rapports d'avancement formels ? Des contrôles hebdomadaires informels ? Définir ces attentes dès le départ permet de réduire les frictions ultérieures.

Utiliser la gouvernance pour s'adapter à l'évolution des projets

Aucun projet ne se déroule jamais exactement comme prévu. Les délais changent, les priorités évoluent et des défis imprévus surgissent. Une structure de gouvernance souple vous permet de vous adapter sans faire dérailler le projet. Les comités de pilotage jouent un rôle crucial à cet égard, car ils servent de filet de sécurité pour que le projet reste aligné sur les objectifs généraux de l'entreprise.

• Agilité décisionnelle: Lorsque des changements interviennent, le comité de pilotage peut prendre des décisions rapides et éclairées, garantissant ainsi que les modifications nécessaires du champ d'application ou des délais sont traitées sans retards inutiles.
• L'escalade des problèmes: Les cadres de gouvernance prévoient une voie claire pour la remontée des problèmes. Si un problème survient et que l'équipe de projet ne peut le résoudre, il doit être rapidement transmis au comité de pilotage pour être résolu.

En fin de compte, la gouvernance est le ciment d'un projet de conseil. Elle garantit que chacun connaît son rôle, que la communication est fluide et que les décisions sont prises efficacement. En établissant une structure de gouvernance solide dès le départ, vous créez les bases d'un projet qui se déroule sans heurts, qui s'adapte aux changements et qui produit les résultats escomptés.

La collaboration plutôt que la délégation : Vous êtes toujours responsable

Même si les consultants apportent des connaissances et une expertise spécialisées, il est important de se rappeler que c'est vous, en tant que client, qui êtes aux commandes. L'une des principales idées fausses concernant la gestion des projets de conseil est qu'une fois que les consultants sont à bord, le client peut se retirer et attendre que la magie opère. En réalité, sans la participation active du client, les projets peuvent dériver, ne pas correspondre aux objectifs de l'entreprise ou ne pas répondre aux attentes.

C'est là que le concept de cogestion, plutôt que de délégation, entre en jeu. En tant que client, votre rôle n'est pas de microgérer les consultants, mais de rester engagé, de donner des orientations et de veiller à ce que le projet reste aligné sur les objectifs de votre entreprise.

Voici comment rester aux commandes tout en collaborant avec votre équipe de consultants :

Ne pas renoncer à la responsabilité

Les consultants peuvent être des experts dans leur domaine, mais ils ne connaissent pas votre entreprise aussi bien que vous. C'est à vous de les guider, en veillant à ce que leurs recommandations soient pratiques et conformes à vos objectifs internes.

• Rester engagé: Prévoyez des points de contact réguliers pour faire le point sur l'avancement du projet, poser des questions et donner votre avis. N'attendez pas que le projet soit sur le point d'être achevé pour vous impliquer - restez en contact tout au long du projet.
• Fournir un retour d'information en temps utile: Les consultants s'appuient sur vos commentaires pour affiner leur approche. Qu'il s'agisse d'examiner les produits livrables ou de donner des conseils sur les prochaines étapes, votre contribution est essentielle pour maintenir le projet sur la bonne voie.
• S'approprier les décisions: Les consultants fournissent des informations et des recommandations, mais c'est à vous qu'il revient de prendre les décisions finales. Veillez à ce que la prise de décision reste sous votre contrôle et à ce que le projet soit façonné par vos objectifs commerciaux.

Adapter le projet à votre organisation

Les consultants peuvent apporter une approche standard, mais chaque organisation est unique. Votre implication garantit que le projet est adapté aux besoins spécifiques, à la culture et aux défis de votre entreprise.

• Co-créer des solutions: Les consultants peuvent proposer des solutions, mais votre équipe interne doit participer à leur mise au point. Cela permet de s'assurer que les solutions sont réalistes, réalisables et en phase avec les capacités de votre entreprise.
• Adhésion interne: Plus votre équipe est impliquée dans le projet, plus elle est susceptible d'adhérer aux recommandations finales. La mise en œuvre s'en trouve facilitée et plus réussie.

Diriger sans faire de micromanagement

La frontière entre l'engagement et la microgestion est ténue. La clé est de fournir un leadership et des conseils sans étouffer la capacité des consultants à fournir des résultats. Faites confiance à leur expertise, mais restez impliqué dans l'orientation et la prise de décision.

• Clarifier les attentes: Dès le départ, assurez-vous que vous et les consultants êtes d'accord sur ce qui constitue un succès. Des attentes claires évitent les malentendus et permettent au projet de se concentrer sur les bons résultats.
• Être décisif: Lorsque des décisions doivent être prises, qu'il s'agisse de modifier la portée du projet, de changer les priorités ou de relever des défis, il ne faut pas hésiter. Un leadership clair et décisif permet de faire avancer le projet et d'éviter les retards.

La cogestion d'un projet de conseil est une question d'équilibre. Vous restez engagé et donnez des orientations, tout en permettant aux consultants de tirer parti de leur expertise. Le résultat final ? Un projet aligné sur vos objectifs commerciaux, exécuté efficacement et qui vous apporte la valeur que vous recherchez.

Conclusion : La cogestion des projets de conseil, gage de réussite

Au cœur de tout projet de conseil réussi se trouve un partenariat solide entre le client et les consultants. Bien que les consultants apportent leur expertise et une perspective externe, le succès du projet dépend de la manière dont le client gère le processus. En restant activement impliquées, en établissant une gouvernance claire et en maintenant une communication ouverte, les entreprises peuvent s'assurer que les missions de conseil s'alignent sur leurs objectifs stratégiques et apportent une valeur tangible.

Co-managing consulting projects doesn’t mean micromanaging or interfering with the consultants’ work. It’s about setting the foundation for collaboration, keeping the project on track, and guiding the consultants so their expertise is effectively applied within your organisation. When you lead with clarity and confidence—defining governance, staying engaged, and owning key decisions—you build a framework that ensures the project meets your expectations.

From defining the governance structure in the proposal phase to maintaining oversight throughout the project’s lifecycle, this collaborative approach ensures that consulting projects are executed efficiently and aligned with your business priorities. As the project unfolds, you continue to steer the direction, adapt to changes, and ensure that your organisation remains in control of both the process and the outcomes.

In the end, co-managing isn’t just about getting the results you expect from consultants—it’s about building long-term value, creating stronger relationships, and driving business success. By embracing this approach, you elevate every consulting engagement from a transactional service to a strategic partnership that can transform your organisation.