Avez-vous déjà été confronté à un défi qui a laissé votre équipe dans l'incertitude quant à l'étape suivante ? Vous n'êtes pas le seul. Toutes les entreprises, grandes ou petites, rencontrent des obstacles qui nécessitent une expertise extérieure. C'est là qu'interviennent les services de conseil : votre partenaire stratégique pour résoudre des problèmes complexes, optimiser les opérations et s'adapter aux évolutions du marché.

Mais il y a un hic : si vous n'avez pas une vision claire et des besoins définis, même les meilleurs consultants du monde risquent de ne pas pouvoir vous aider. Les services de conseil sont précieux, mais leur efficacité dépend en grande partie des éléments suivants la qualité de la préparation avant l'embarquement. C'est comme engager un chef cuisinier de classe mondiale sans lui donner de recette ni même de liste d'ingrédients - les résultats peuvent varier.

Que vous vous attaquiez à une transformation à l'échelle de l'entreprise ou que vous ayez simplement besoin d'aide pour rationaliser les opérations, ce guide vous guidera à travers les étapes suivantes. 10 étapes essentielles pour l'achat de services de conseil qui donnent des résultats.

Définir les besoins du projet : Établir le champ d'application et les exigences

Lorsqu'il s'agit d'acheter des services de conseil, tout commence par la définition de vos besoins. besoins du projet. Cette étape est cruciale car elle jette les bases de tout ce qui suit - sans elle, vous risquez un désalignement, une dérive du champ d'application et, en fin de compte, l'impossibilité d'atteindre vos objectifs.

Commencer par le pourquoi : Le contexte de l'entreprise

Les missions de conseil doivent s'inscrire dans le contexte des objectifs de votre entreprise. Qu'essayez-vous de réaliser avec ce projet ? L'objectif est-il de rationaliser les opérations, augmenter les recettes, ou alors mettre en œuvre de nouvelles technologies? Comprendre pourquoi vous avez besoin de services de conseil est la première étape pour s'assurer que le projet reste sur la bonne voie et donne des résultats.

Imaginons, par exemple, qu'une entreprise cherche à rationaliser sa chaîne d'approvisionnement. Si l'objectif général peut sembler évident (améliorer l'efficacité de la chaîne d'approvisionnement), le besoin réel de l'entreprise peut être motivé par des conditions de marché spécifiques, telles que la demande des clients pour une livraison plus rapide ou l'augmentation du coût des matières premières. Plus vous articulez clairement le moteurs économiques sous-jacentsplus votre mission de conseil sera adaptée et aura un impact.

Engager les achats dès le début : Acheter des services de conseil, c'est toujours acheter

Il y a une étape que beaucoup d'entreprises négligent : l'implication du personnel de l'entreprise. approvisionnement dès le départ. Oui, l'achat de services de conseil est fondamentalement une processus d'achat-Vous achetez de l'expertise et des résultats, alors pourquoi ne pas tirer parti des connaissances de votre équipe chargée des achats ? Les professionnels de l'approvisionnement sont compétents dans les domaines suivants la négociation des contrats, la gestion des relations avec les fournisseurset en veillant à ce que votre organisation obtienne la meilleure valeur possible pour son investissement.

L'implication précoce des services d'approvisionnement permet d'éviter les pièges les plus courants, tels que les dépenses excessives ou la sélection de consultants sur la seule base de leur réputation plutôt que sur celle de leur adéquation. Ils comprennent également les nuances de contrats de servicequi diffèrent souvent de manière significative des processus de passation de marchés traditionnels. Par exemple, un professionnel de l'approvisionnement peut s'assurer non seulement que vous achetez les meilleurs talents, mais aussi que la portée du projet est clairement définie dans le contrat, ce qui permet d'éviter des malentendus coûteux par la suite.

Fixer des attentes en matière de résultats et de délais

Il ne suffit pas d'avoir une vision globale du projet de conseil, il faut également définir à quoi ressemble le succès en termes concrets. Attendez-vous des consultants qu'ils fournissent un rapport stratégique complet ? Seront-ils chargés de mettre en œuvre un nouveau système ou de former votre équipe ? Précisez clairement ce que vous attendez d'eux.

Il est tout aussi important de définir le calendrier. Quand avez-vous besoin de ces produits ? Y a-t-il des étapes clés à franchir ? Fournir aux consultants un calendrier précis permet de gérer les attentes des deux parties et de s'assurer que le projet reste sur la bonne voie.

Identifier les problèmes fondamentaux : Découvrir les vraies questions

Une fois que le vue d'ensemble du projet est établie, l'étape suivante consiste à approfondir et à identifier les problèmes centraux que vous avez besoin d'aide pour résoudre. C'est là que les entreprises trébuchent souvent, soit parce qu'elles ne comprennent pas bien le problème, soit parce qu'elles se concentrent trop sur les symptômes plutôt que sur les causes profondes.

Le danger de confondre symptômes et problèmes

L'une des plus grandes erreurs commises par les entreprises est de confondre les symptômes avec le problème réel. Prenons l'exemple d'une entreprise confrontée à une forte rotation du personnel. L'hypothèse initiale peut être que les salaires sont trop bas ou que les avantages sociaux de l'entreprise ne sont pas compétitifs.

C'est peut-être vrai, un taux de rotation élevé peut également être le résultat d'une culture de travail toxiqueLa culture de l'entreprise est un facteur déterminant de la réussite de l'entreprise. Si vous engagez des consultants pour résoudre le mauvais problème - en vous concentrant sur les avantages sociaux alors que le vrai problème est la culture - vous jetez de l'argent sur un problème qui ne disparaîtra pas.

Dans le monde du conseil, on parle souvent de diagnostiquer avant de prescrire. Avant que les consultants ne prescrivent une solution, l'entreprise doit travailler en interne pour comprendre ce qui ne va pas.

Bonnes pratiques pour l'identification des problèmes fondamentaux

Voici quelques stratégies pour vous assurer que vous identifiez les vrais problèmes :

#1. Effectuer une analyse des causes profondes
L'une des méthodes les plus efficaces pour identifier les problèmes fondamentaux est la suivante Analyse des causes profondes (RCA). L'ACR aide les organisations à approfondir les problèmes en posant la question "Pourquoi ?" à plusieurs reprises jusqu'à ce que la cause sous-jacente soit découverte. Par exemple, si les ventes sont en baisse, se demander pourquoi pourrait révéler des problèmes plus profonds tels qu'une faible satisfaction de la clientèle, des stratégies de marketing dépassées ou des inefficacités dans l'entonnoir des ventes.

#2. Recueillir les commentaires de l'ensemble de l'organisation
Ne vous fiez pas uniquement au point de vue d'un seul service sur le problème. Une mission de conseil complète doit impliquer un retour d'information de la part de tous les services concernés. Ce que vous considérez comme un problème dans un domaine peut être symptomatique d'autres problèmes. Collaboration interdépartementale vous permet d'obtenir une vue d'ensemble du problème et d'établir des priorités dans les domaines qui requièrent le plus d'attention.

#3. Identifier les "vaches sacrées"
Toutes les entreprises en ont : les pratiques, les processus ou les départements intouchables que personne ne veut remettre en question. Souvent, ces "vaches sacrées" sont les domaines mêmes qui contribuent à des problèmes plus profonds. Les identifier et en discuter ouvertement avec l'équipe de consultants peut avoir un effet transformateur. Les consultants peuvent souvent repérer des inefficacités ou des pratiques dépassées auxquelles les équipes internes se sont trop habituées.

Délégation des rôles au sein de l'équipe : Les personnes qui font ou défont le projet

La réussite d'une mission de conseil ne se limite pas à l'identification des problèmes et à la définition des résultats attendus. Il s'agit aussi de les personnes impliquées dans le processus. La bonne équipe peut garantir que le projet reste sur la bonne voie et que les consultants travaillent avec des personnes qui connaissent les tenants et les aboutissants de l'entreprise.

Rôles clés dans les projets de conseil

#1. Le promoteur du projet

Tout projet de conseil réussi a besoin d'un Promoteur du projet. Il s'agit généralement d'un cadre supérieur ou d'un gestionnaire qui a le pouvoir de faire avancer le projetIl prend les décisions clés et veille à ce que le projet s'aligne sur les objectifs généraux de l'entreprise. Le sponsor du projet sert également de point de contact principal pour les consultants lorsqu'il s'agit de prendre des décisions de haut niveau.

#2. Le chef de projet

L' Chef de projet est la personne qui est sur le terrain tous les jours, s'assurant que les consultants livrent à temps et que le projet avance comme prévu. Alors que le sponsor du projet s'occupe des décisions stratégiques, le chef de projet s'occupe de la gestion du projet. au jour le jour Il assure la liaison entre les consultants et l'équipe interne.

#3. Responsable des achats

L' Responsable des achats joue un rôle indispensable dans la gestion de la logistique des services de conseil en matière d'achats. Cette personne veille à ce que les contrats soient irréprochables, que les consultants fassent l'objet d'un examen approfondi et que l'entreprise obtienne la meilleure valeur possible de l'engagement. En l'absence d'un responsable des achats solide, les entreprises courent le risque de surpayer ou de conclure des contrats qui ne servent pas leurs intérêts.

#4. Principales parties prenantes

Aucun projet de conseil ne peut être mené à bien sans l'adhésion des personnes suivantes principales parties prenantes. Il s'agit des personnes qui seront directement affectées par le projet et dont les droits de propriété intellectuelle sont protégés par la loi. les connaissances sont essentielles au succès du projet. Qu'il s'agisse de chefs de service, de chefs d'équipe ou d'autres cadres, le fait de réunir les parties prenantes dès le départ permet de s'assurer que le projet répond à des préoccupations réelles et qu'il bénéficie du soutien interne nécessaire à sa réussite.

L'importance de la dynamique d'équipe

Les projets de conseil peuvent dérailler en raison d'une mauvaise communication ou d'un manque d'alignement au sein de l'équipe. Le chef de projet et le sponsor doivent s'assurer que toutes les parties prenantes internes sont sur la même longueur d'onde et que tout désaccord ou préoccupation est abordé rapidement. En favorisant un environnement de collaboration, vous donnez aux consultants les meilleures chances de réussite.

Conseil de pro: Organisez des réunions régulières pour que tous les membres de l'équipe soient au courant de l'avancement du projet et veillez à ce que tous les obstacles soient résolus avant qu'ils ne se transforment en barrages routiers.

Conclusion : Acheter des solutions, pas des services

Au cœur de chaque mission de conseil se trouve une vérité cruciale : vous n'achetez pas seulement un service, vous achetez une solution à un problème. C'est ce qui rend l'acquisition de services de conseil si différente - et si complexe - de l'achat de tout autre type de produit ou de service. Les enjeux sont plus importants, car le problème que vous essayez de résoudre est souvent directement lié aux activités principales de votre entreprise. Cela signifie que le fait de bien faire les choses ne se limite pas à fournir une solution, mais façonne l'avenir de votre entreprise.

Mais voici l'essentiel : l'achat d'une solution ne se limite pas à la définition des besoins. Il s'agit de créer un environnement propice au changement, avant même le début du projet. C'est pourquoi le processus d'acquisition de services de conseil est si étroitement lié aux principes de gestion du changement. Un changement efficace ne se produit pas à la fin du projet ; il commence dès le début, au moment où vous commencez à définir vos besoins. La façon dont vous engagez votre équipe, impliquez les parties prenantes et définissez les attentes peut faire ou défaire le succès de l'initiative dans son ensemble.

Impliquer les acteurs clés dès le départ - qu'ils soient issus des achats, de l'informatique ou des chefs de service - permet de s'assurer que les bonnes personnes sont présentes dans la salle. Ce sont ces personnes qui vous aideront non seulement à formuler correctement le problème, mais qui prendront également l'initiative de mettre en œuvre les recommandations du consultant.

Il est facile de considérer les services de conseil comme une transaction : nous vous donnons de l'argent, vous nous donnez des solutions. Mais c'est beaucoup plus nuancé que cela. Le conseil est un partenariat qui implique la confiance, la collaboration et une vision commune. Le bon consultant peut apporter une valeur incroyable à votre organisation, mais seulement si les bases sont posées correctement. C'est la raison pour laquelle nous avons élaboré ce guide, afin de vous donner les clés qui vous permettront de vous assurer que votre mission de conseil ne se limite pas à rester sur la bonne voie, mais qu'elle transforme véritablement votre entreprise.

En suivant les étapes que nous avons décrites - de la définition des besoins du projet et de l'identification des problèmes fondamentaux à l'engagement de la bonne équipe et à la gestion du changement - vous vous donnez les moyens de réussir. Car en fin de compte, il ne s'agit pas seulement de résoudre le problème d'aujourd'hui. Il s'agit de jeter les bases d'une réussite à long terme, en phase avec l'avenir de l'entreprise..