Les organisations clientes consacrent souvent jusqu'à 3% de leurs revenus aux services de conseil chaque année. Cependant, nombre d'entre elles ne parviennent pas à contrôler le rendement de cet investissement important. L'idée communément admise est que la nature intangible des services de conseil rend difficile la mesure des résultats. Ce défi fait écho à la célèbre citation de John Wanamaker : "La moitié de l'argent que je dépense en publicité est gaspillée ; le problème, c'est que je ne sais pas quelle moitié est gaspillée.

S'il est vrai que les résultats du conseil peuvent être difficiles à obtenir, il y a une grande différence entre une gestion imparfaite et une absence totale de gestion. Grâce à notre vaste expérience, nous avons identifié huit bonnes pratiques qui peuvent aider les organisations à optimiser leurs dépenses de conseil et à en tirer le maximum de valeur.

#1. S'assurer que les projets de conseil s'alignent sur la stratégie

Le fondement de la optimiser vos dépenses de conseil est de s'assurer que vos projets sont stratégiquement alignés. Au cours de l'année écoulée, combien de vos projets de conseil ont-ils directement soutenu vos objectifs stratégiques ? Ou du moins, ont-ils été considérés comme stratégiques au moment de leur lancement ?

Les projets de conseil stratégique se répartissent généralement en deux catégories : Projets de la stratégie de base et Projets stratégiques d'adaptation. Un projet de stratégie de base fait progresser la vision à long terme de votre entreprise, par exemple en restructurant votre modèle d'entreprise pour améliorer l'expérience des clients. Les projets d'adaptation stratégique, quant à eux, aident votre entreprise à s'adapter aux changements externes, tels que les nouvelles réglementations ou l'évolution du marché, en garantissant une conformité permanente et une stabilité opérationnelle.

#2. Aligner les projets sur un objectif stratégique unifié

Pour créer un avantage concurrentiel durable, il ne suffit pas de sélectionner les bons projets, il faut aussi s'assurer que toutes les activités et capacités se renforcent mutuellement. Ces activités doivent fonctionner ensemble pour aboutir à une proposition de valeur unique, difficile à reproduire pour les concurrents.

Pour ce faire, définissez les activités clés nécessaires à la mise en œuvre de votre stratégie et revoyez régulièrement l'affectation des ressources, y compris votre budget de conseil. Vous vous assurerez ainsi qu'aucun élément essentiel n'est négligé et que vos efforts sont conformes à vos objectifs stratégiques.

#3. Planifiez vos projets intelligemment : Le timing est essentiel

Le calendrier stratégique et l'enchaînement de vos projets tout au long de l'année peuvent avoir un impact significatif sur leur réussite. Une planification adéquate garantit que chaque projet est lancé au moment le plus opportun et qu'il est prêt à avoir un impact maximal.

Réfléchissez aux questions suivantes lorsque vous vous penchez sur les projets que vous avez lancés l'année dernière :

• Les avez-vous initiés au bon moment ?
• L'ensemble du projet était-il une priorité absolue ?
• Avez-vous divisé le projet en phases gérables ?
• Y a-t-il des phases qui auraient pu être reportées ?
• Avez-vous évalué les interdépendances avec d'autres activités ou projets ?
• Avez-vous pu autofinancer certains de vos projets ?
• Vos projets prévoyaient-ils des gains rapides pour faciliter le changement ?

En planifiant stratégiquement, vous pouvez améliorer l'efficacité et l'impact de chaque mission de conseil.

#4. Surveiller de près le retour sur investissement des services de conseil

L'un des aspects les plus importants de l'optimisation des dépenses de conseil consiste à surveiller de près le retour sur investissement (ROI). Il est essentiel d'évaluer si vos investissements en matière de conseil produisent les résultats escomptés.

Posez-vous la question :

• Avez-vous atteint les objectifs stratégiques fixés en début d'année ?
• Êtes-vous satisfait du retour sur investissement des projets que vous avez lancés l'année dernière ?
• Quelle a été la performance des consultants que vous avez engagés ?
• Pensez-vous en avoir eu pour votre argent ?

Mesurer régulièrement les performances des projets de conseil et évaluer le retour sur investissement est essentiel pour maximiser la valeur de vos missions de conseil.

#5. Définir une stratégie de conseil claire

Pour tirer pleinement parti du conseil, il faut l'intégrer dès le départ dans votre planification stratégique. Le conseil doit être plus qu'une simple réflexion après coup ; il doit être un élément central de votre stratégie. Il est essentiel d'aligner les dépenses de conseil sur vos objectifs stratégiques globaux, mais la définition d'un plan d'action global en matière de conseil doit également être prise en compte. Stratégie de conseil peut débloquer des avantages encore plus importants.

Voici comment :

• Traduisez vos priorités de haut niveau en groupes stratégiques et allouez les ressources en conséquence.
• Identifier les projets potentiels et évaluer leur contribution à chaque pôle.
• Définissez des priorités, organisez vos projets de manière intelligente, gérez les interdépendances et procédez à une analyse de type "faire ou faire faire".

L'élaboration d'une stratégie de conseil nécessite un effort de collaboration. Si votre volume de conseil est important, envisagez de former une équipe dédiée à la définition et à l'exécution de la stratégie. Cette équipe peut s'assurer que les secteurs d'activité conservent le contrôle de leurs dépenses de conseil tout en maximisant la valeur grâce aux meilleures pratiques.

#6. Optimiser l'utilisation des ressources de conseil

Consolidez-vous des projets similaires ? Dans le cadre de vos initiatives stratégiques, vous pouvez trouver des redondances ou des synergies potentielles qui peuvent être exploitées pour une plus grande efficacité.

Vous pouvez être confronté à des situations où :

• Des projets similaires ont été lancés dans différentes parties de l'organisation. Lorsqu'une orientation stratégique est définie, toutes les unités et fonctions de l'entreprise doivent la traduire dans leurs propres stratégies, ce qui se traduit souvent par des actions et des projets similaires.
• La même société de conseil a été engagée dans plusieurs domaines. Si différentes parties de l'organisation travaillent dans le même créneau, elles peuvent naturellement se tourner vers les mêmes consultants en raison de la familiarité et des recommandations.
• Le même sujet a été abordé dans le cadre de plusieurs projets. Cela peut se produire lorsque les équipes souhaitent rester en dessous du seuil de gestion de la demande ou lorsque la portée du projet était trop incertaine au départ pour s'engager sur une plus grande échelle.

Pour optimiser vos dépenses de conseil, anticipez ces scénarios et recherchez activement des synergies susceptibles de réduire les coûts et d'améliorer l'impact global de vos projets.

#7. Mettre en œuvre une stratégie de fabrication ou d'achat

La décision de gérer un projet en interne ou de le confier à des consultants est souvent complexe, influencée par les différents niveaux de compréhension des cadres en matière de gestion de projet, de conseil et de passation de marchés.

Afin de rationaliser ce processus et d'en assurer la cohérence, il convient de définir un Stratégie de fabrication ou d'achat étroitement aligné sur votre système de gestion de la demande. Votre stratégie doit guider les cadres à travers trois étapes clés :

• Déterminer si le projet se prête à l'externalisation. Les projets dont la portée est vague ou dont les résultats ne sont pas clairs sont souvent voués à l'échec dès le départ.
• Évaluez si le projet est essentiel à la mise en œuvre de votre stratégie. En d'autres termes, est-il aligné sur vos objectifs stratégiques ?
• Évaluer si l'embauche de consultants externes créera plus de valeur que la mise en place d'une équipe interne. C'est le cœur du dilemme "faire ou faire faire". L'externalisation peut permettre d'accéder à des compétences de niche ou offrir les avantages d'une intervention par un tiers, mais elle doit générer une plus grande valeur pour justifier l'investissement.

#8. Gérer la fin de vos dépenses de conseil

De nombreuses entreprises commencent à se rendre compte du potentiel d'économie important que représente la partie finale de leurs dépenses de conseil. Compte tenu de la pression constante exercée pour réduire les dépenses opérationnelles, la gestion de ces dépenses peut être une initiative clé pour atteindre les objectifs d'économies.

La gestion efficace des dépenses résiduelles exige des cadres une connaissance approfondie des pratiques d'achat et du marché du conseil. La bonne nouvelle, c'est que lorsqu'elles sont gérées correctement, les dépenses de queue peuvent permettre de réaliser des économies de 5% à 40%. C'est une perspective passionnante, n'est-ce pas ?

Conclusion : Le rôle de la finance dans l'optimisation des dépenses de conseil

Les services financiers ont un rôle et une responsabilité cruciaux dans l'optimisation des dépenses de conseil, mais cette responsabilité ne peut être assumée seule. Une gestion efficace des dépenses de conseil nécessite une collaboration étroite entre les équipes chargées des finances, de la stratégie et des achats. Fermer les yeux sur les coûts de conseil peut satisfaire les parties prenantes internes à court terme, mais cela peut entraîner un gaspillage important et une dépendance malsaine à l'égard des consultants externes.

Le recours excessif à des consultants sans cadre stratégique peut éroder les capacités internes et faire grimper les coûts inutilement. Comme dans tout autre domaine d'activité, la clé est de mesurer et de gérer. En alignant les dépenses de conseil sur les objectifs stratégiques, en planifiant et en ordonnant soigneusement les projets et en contrôlant le retour sur investissement, les entreprises peuvent s'assurer que leurs investissements dans le conseil sont non seulement justifiés, mais aussi optimisés pour un impact maximal.

Par essence, l'utilisation judicieuse des services de conseil est une arme à double tranchant. Lorsqu'elle est utilisée avec soin, elle permet de relever des défis complexes et de générer une valeur substantielle. Mais sans une surveillance attentive, elle peut aussi conduire à des inefficacités et à des opportunités manquées. Il est donc essentiel que la direction financière, de concert avec la direction de la stratégie et des achats, joue un rôle actif dans la gestion des missions de conseil afin de s'assurer qu'elles offrent le meilleur retour sur investissement possible.

En adoptant les meilleures pratiques décrites dans cet article, votre organisation peut maximiser la valeur du conseil, éviter les pièges les plus courants et créer un avantage concurrentiel plus durable.