La gestion d'un projet de conseil peut s'apparenter à une chasse aux chats, tout en équilibrant le budget et le calendrier. En tant que client, vous êtes assis sur le siège du conducteur, mais il est facile d'avoir l'impression que ce sont les consultants qui ont les mains sur le volant et qui dirigent le projet dans des directions inattendues. Ils arrivent avec des diapositives fantaisistes, des mots à la mode et des recommandations élogieuses, mais en tant que payeur, votre santé mentale (et votre budget) dépend de votre capacité à vous assurer qu'ils fournissent des résultats concrets, et pas seulement des promesses brillantes.

Alors, comment garder le contrôle tout en gérant des projets de conseil, en veillant à ce que le processus ne tourne pas au chaos ? En réalité, il s'agit de donner le ton dès le début et de s'assurer que vous gardez fermement les rênes. En suivant quelques stratégies essentielles, vous pouvez maintenir votre projet de conseil sur la bonne voie, éviter les dérives et vous assurer que le produit final sera réellement utilisé par votre équipe.

Nous sommes sur le point de vous expliquer exactement comment y parvenir, sans vous arracher les cheveux ni jeter votre budget par la fenêtre.

#1. Structure et approche de la gestion de projet - Organiser pour la santé (et la réussite)

La première étape d'une gestion réussie des projets de conseil consiste à mettre de l'ordre dans vos affaires internes. Avant même que les consultants ne mettent le pied dans votre bureau, vous devez définir une structure de gestion de projet claire, allouer les ressources adéquates et établir une gouvernance qui convienne à votre équipe. N'oubliez pas : ce n'est pas parce que les consultants prennent l'initiative dans certains domaines que vous leur confiez les clés du château. C'est toujours vous qui conduisez.

Définir le champ d'application - rester réaliste

Il est facile de se laisser emporter par l'enthousiasme que suscitent les prestations des consultants, mais soyons réalistes : si le champ d'application n'est pas clairement défini dès le départ, vous vous exposez à des montagnes russes de révisions incessantes et de retards dans les délais. En tant que client, il est de votre responsabilité de définir un périmètre de travail. portée du projet qui soit à la fois ambitieuse et réalisable. Ne laissez pas les consultants vous vanter les mérites de produits livrables qui semblent excellents sur le papier, mais qui n'apporteront peut-être pas de réelle valeur ajoutée à votre entreprise.

Nommer un chef de projet fort - Vous avez besoin d'un capitaine

Alors que les consultants peuvent donner l'impression d'être les capitaines du navire, vous avez besoin de quelqu'un à vos côtés qui tienne le cap. Désignez un chef de projet solide au sein de votre équipe interne - quelqu'un qui connaît les tenants et les aboutissants de votre entreprise et qui peut s'opposer au projet lorsque c'est nécessaire. Cette personne assurera la liaison entre votre équipe et les consultants, veillera à ce que le projet reste aligné sur les objectifs de votre entreprise et empêchera les consultants de prendre des chemins de traverse.

Établir une gouvernance claire - les règles du jeu

Les consultants sont des professionnels, mais ne nous voilons pas la face : ils sont aussi là pour gérer une entreprise. C'est à vous de veiller à ce qu'ils respectent vos règles. Mettez en place une structure de gouvernance solide qui prévoit des contrôles réguliers, des bilans d'étape et une procédure d'escalade claire lorsque les choses dérapent (inévitablement). Et voici un conseil de pro : veillez à ce que cette gouvernance soit définie dans le contrat. Ainsi, si la dérive de la portée commence à se manifester, vous disposez de la documentation nécessaire pour y mettre un terme.

Rappelez-vous : la gestion de projets de conseil ne consiste pas à micro-gérer les consultants, mais à mettre en place les bons processus pour s'assurer qu'ils fournissent ce dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin, sans que votre projet ne parte en vrille.

#2. Gestion des acteurs clés et communication efficace - Faire en sorte que tout le monde (y compris les consultants) soit sur la même longueur d'onde

Une fois la structure du projet mise en place, il est temps de réunir les acteurs clés, à la fois au sein de votre équipe et parmi les consultants. L'une des plus grandes erreurs commises par les clients lorsqu'ils gèrent des projets de conseil est de supposer que tout le monde est sur la même longueur d'onde. Spoiler : ce n'est probablement pas le cas. C'est à vous de veiller à ce que la communication soit claire, cohérente et, surtout, fréquente.

Aligner les parties prenantes dès le début - éviter les surprises de dernière minute

Avant que les consultants ne commencent à opérer leur magie, assurez-vous que toutes les parties prenantes clés de votre organisation comprennent les objectifs du projet et soutiennent l'approche. C'est là que de nombreux projets dérapent. Un projet est lancé par un cadre bien intentionné, mais il s'essouffle lorsque les principales parties prenantes ne sont pas d'accord. La dernière chose que vous souhaitez, c'est d'être à mi-chemin du projet et de découvrir qu'un acteur essentiel n'a pas adhéré au plan.

L'adhésion des parties prenantes n'est pas une simple case à cocher, elle est essentielle. Impliquez-les dès le début, communiquez-leur la raison d'être de l'entreprise et répondez d'emblée à leurs préoccupations. Vous vous en féliciterez plus tard, lorsque vous n'aurez plus à vous démener pour obtenir un soutien en milieu de projet.

Communication régulière - Mettre fin au silence

Les consultants sont experts dans l'art de déposer des présentations PowerPoint et de s'éclipser, laissant votre équipe à la recherche des prochaines étapes. Ne laissez pas cette situation se produire. Mettez en place des canaux de communication réguliers pour vous assurer que tout le monde - aussi bien l'équipe de consultants que les parties prenantes internes - reste dans la boucle. Des réunions hebdomadaires sur l'état d'avancement du projet, des mises à jour claires sur les progrès accomplis et des séances de rétroaction ouvertes permettent d'éviter que de petits malentendus ne fassent boule de neige et ne se transforment en problèmes plus importants.

Et voici une règle d'or en matière de communication : ne supposez pas qu'ils savent ce que vous pensez. Expliquez-lui clairement ce que vous pensez et demandez-lui la même chose en retour. Il s'agit de votre projet, après tout, et vous méritez de savoir exactement ce qui se passe à tout moment.

#3. Gestion de projet - Viser les meilleures pratiques (et maîtriser le chaos)

Une fois que tout le monde s'est mis d'accord et a adhéré au projet, l'étape suivante de la gestion des projets de conseil consiste à se plonger dans les meilleures pratiques classiques de gestion de projet. Par "meilleures pratiques", nous entendons des stratégies qui empêchent votre projet de se transformer en un jeu de téléphone où personne n'est sur la même longueur d'onde.

La clé du succès ? A plan de travail qui fonctionne réellement.

Décomposer - L'art de ne pas compliquer à l'excès

Avez-vous déjà entendu parler de l'amour des consultants pour la complexité ? C'est vrai. Mais voilà : la complexité n'est pas toujours votre amie. La base d'une gestion de projet solide consiste à diviser le travail en éléments gérables. Vous n'avez pas besoin d'un diagramme de Gantt à dix niveaux que seuls les consultants peuvent déchiffrer. Ce dont vous avez besoin, c'est d'un plan de travail clair et simple qui indique qui fait quoi et quand - et que vous pouvez suivre sans avoir besoin d'un doctorat en gestion de projet.

Le plan de travail doit également prévoir des étapes régulières au cours desquelles vous pourrez vérifier que tout se déroule comme prévu. Vous pourrez ainsi détecter les problèmes avant qu'ils ne se transforment en véritables catastrophes.

Ne laissez pas les consultants s'égarer - Points de contrôle réguliers

Les consultants sont réputés pour dévier de leur route et fournir des prestations excessives sur des points que vous n'avez pas réellement demandés (au détriment de ce dont vous avez réellement besoin). C'est pourquoi des points de contrôle réguliers sont essentiels. Organisez des réunions hebdomadaires ou bihebdomadaires au cours desquelles vous examinerez les progrès accomplis, réalignerez les priorités et, surtout, vous assurerez que le consultant vous fournit ce dont vous avez réellement besoin.

Si quelque chose ne va pas, n'ayez pas peur de freiner et de rectifier le tir. N'oubliez pas que vous êtes le client - si vous ne gardez pas les yeux sur la route, les consultants risquent de faire un détour pour montrer leurs nouvelles idées brillantes (que vous n'avez pas demandées, d'ailleurs).

#4. Planifier les différentes phases - Faire en sorte que les consultants s'en tiennent au script

Maintenant que vous avez mis en place un plan de projet, abordons les points suivants phases. Les projets de conseil ont tendance à comporter plusieurs phases, commençant généralement par la collecte d'informations, passant à l'analyse et se terminant par des produits livrables (souvent un rapport sophistiqué). Le problème ? Les consultants sont parfois trop accaparés par une phase et finissent par perdre du temps qui aurait dû être alloué à une autre phase.

Phase 1 : Collecte d'informations - Fixer des limites

La première phase consiste à recueillir des informations, et il est essentiel de bien s'y prendre. Mais c'est là que les choses peuvent déraper : les consultants adorent recueillir des informations. Ils parleront à tout le monde, mèneront des entretiens interminables et vous noieront sous les données. C'est très bien, mais si vous ne fixez pas de limites, cette phase peut s'éterniser.

Fixez des attentes claires quant à la durée de la phase de collecte d'informations et assurez-vous que les consultants savent ce qui est pertinent (et ce qui ne l'est pas). Le temps, c'est de l'argent, et si les consultants passent trop de temps à cette étape, vous vous retrouverez avec un rapport trop volumineux et un portefeuille vide.

Phase 2 : Analyse - rester pratique

Une fois que les consultants disposent de toutes les données, ils passent à l'analyse. Et c'est là que les choses peuvent devenir inutilement compliquées. Les consultants aiment analyser sous toutes les coutures, mais vous devez rester pragmatique. Oui, l'analyse est importante, mais ne les laissez pas s'enliser dans des trous de lapin théoriques.

Veillez à ce que l'analyse se concentre sur des informations exploitables, c'est-à-dire des éléments que votre équipe peut réellement mettre en œuvre. Vous n'avez pas besoin d'une dissertation de 50 pages ; vous avez besoin de solutions qui produiront des résultats.

Phase 3 : Produits livrables - S'assurer qu'ils sont utiles

La phase finale consiste à livrer la marchandise. Les consultants élaboreront une belle présentation avec des graphiques fantaisistes et des conclusions astucieuses. Mais le plus important, c'est de savoir si votre équipe peut réellement l'utiliser.

Veillez à ce que les produits livrables ne soient pas simplement une collection de mots à la mode et de jolies diapositives. Ils doivent être pratiques, exploitables et conformes aux objectifs initiaux du projet. Si votre équipe ne peut pas s'en servir, c'est une perte de temps pour tout le monde (et de budget).

#5. Rôles et responsabilités - Qui fait quoi (et qui s'en attribue le mérite) ?

Dans tout projet de conseil, il y a deux équipes : l'équipe du client et l'équipe du consultant. Bien qu'elles doivent travailler ensemble, leurs rôles sont très différents. Il est important de définir dès le départ qui est responsable de quoi, afin de ne pas se retrouver à jouer à "ce n'est pas mon travail" lorsque les choses tournent mal.

L'équipe de consultants : Les "visiteurs

Les consultants arrivent généralement avec une hiérarchie : au sommet se trouve l'associé, suivi du chef de projet, puis des consultants juniors ou des analystes qui font le gros du travail. L'associé est le visage du cabinet, mais soyons réalistes : il ne s'occupe pas du travail quotidien. Ce sont les consultants juniors qui mènent les entretiens, calculent les chiffres et préparent les présentations PowerPoint.

Il est également possible de faire appel à des experts pour asseoir sa crédibilité, mais attention : ils se présentent souvent pour la présentation et disparaissent lorsque le travail proprement dit commence.

L'équipe du client : L'équipe locale

En tant que client, votre équipe joue également un rôle crucial dans la réussite du projet. Vous aurez une responsable du budget qui est responsable du financement du projet, et une sponsorLe chef de projet, généralement un cadre supérieur, assure une supervision de haut niveau. Ces rôles peuvent être fusionnés pour des projets plus petits, mais quoi qu'il en soit, il est important d'avoir quelqu'un qui puisse prendre des décisions et faire avancer les choses.

Ensuite, il y a le chef de projet-Le héros méconnu de votre projet. Cette personne est chargée d'assurer la coordination entre votre équipe et les consultants, de veiller à ce que les délais soient respectés et que les consultants ne soient pas malhonnêtes.

Le reste de votre équipe sera composé de parties prenantes clés, c'est-à-dire de personnes directement ou indirectement concernées par le projet. Ils peuvent contribuer au travail ou simplement avoir besoin d'être tenus au courant, mais leur adhésion est essentielle à la réussite du projet.

#6. Le modèle de gouvernance efficace - Maintenir un comité de pilotage léger et efficace

En la gestion de projets de conseilL'un des éléments les plus importants est la gouvernance. Mais le piège est là : trop de personnes au sein du comité de pilotage peuvent freiner les progrès. Il faut donc s'en tenir à un nombre restreint de personnes. N'invitez pas toutes les personnes qui s'intéressent de près ou de loin au projet - concentrez-vous sur les décideurs qui peuvent faire avancer les choses.

Comité directeur - Keep It Small

Le comité de pilotage est l'organe de décision ultime de votre projet. Dans l'idéal, il devrait être composé d'environ cinq membres, dont les principales parties prenantes et les dirigeants. Ce sont ces personnes qui donneront les orientations, approuveront les étapes et interviendront lorsque le projet rencontrera des difficultés.

Ne transformez pas le comité de pilotage en assemblée générale. S'il y a trop de voix dans la salle, il sera impossible de piloter efficacement le projet.

Comité de gestion de projet - Garder le cap

Tandis que le comité de pilotage s'occupe des décisions générales, le conseil d'administration est chargé de la mise en œuvre du programme. comité de gestion des projets est l'endroit où se déroule le travail quotidien. Il s'agit d'une réunion récurrente entre votre équipe et l'équipe de consultants, souvent hebdomadaire. C'est là que vous ferez le point sur les progrès accomplis, que vous aborderez les problèmes éventuels et que vous veillerez à ce que tout se déroule comme prévu.

C'est là que votre gestionnaire de projet doit briller : il doit responsabiliser les consultants et s'assurer qu'ils fournissent ce qui a été promis.

#7. Gestion réussie du changement - Parce que la communication seule ne suffit pas

Voici la dure réalité : même le projet le mieux géré peut échouer si l'on ne gère pas l'ensemble du processus. gestion du changement Les gens résistent au changement, qu'il s'agisse d'un nouveau système CRM ou d'une restructuration des services. Les gens résistent au changement, qu'il s'agisse d'un nouveau système de gestion de la relation client ou d'une restructuration des services. En tant que client, il vous appartient d'anticiper cette résistance et de la gérer dès le départ.

Pourquoi le changement est difficile

Le changement fait peur. Vos employés peuvent craindre qu'un nouveau système rende leur travail plus difficile, ou pire, redondant. Ils peuvent avoir l'impression que leur influence au sein de l'entreprise est sapée. En tant que chef de projet, il vous incombe de répondre à ces inquiétudes en adoptant une stratégie de communication claire et honnête.

Renforcer le changement tôt et souvent

N'attendez pas que le projet soit terminé pour commencer à parler du changement. Intégrez-le dans votre communication dès le début. Partagez les premières réussites, montrez les progrès accomplis et faites savoir aux gens comment les changements auront un impact positif sur eux. Plus vous renforcez le changement, moins vous rencontrerez de résistance au moment de le mettre en œuvre.

Conclusion : La gestion des projets de consultation - Garder le contrôle et rester sain d'esprit

La gestion des projets de conseil ne doit pas être un combat de tous les instants. En restant organisé, en maintenant une communication claire et en gardant le contrôle du processus, vous pouvez éviter le chaos qui accompagne souvent ces missions.

L'essentiel est de se rappeler qu'en tant que client, c'est vous qui êtes aux commandes. Les consultants sont là pour vous aider, mais c'est votre projet, vos objectifs et, en fin de compte, votre réussite qui sont en jeu. Gardez les lignes de communication ouvertes, fixez des limites claires et n'ayez pas peur de donner un coup de barre lorsque les choses commencent à dériver.

En fin de compte, si vous gérez bien votre projet de conseil, vous n'atteindrez pas seulement vos objectifs, mais vous garderez aussi la tête froide (et votre budget).