Les projets réussis sont le résultat de partenariats solides, et aucun n'est peut-être aussi important que la relation que vous entretenez avec vos consultants. Dans l'environnement économique actuel, qui évolue rapidement, les projets nécessitent souvent des connaissances spécialisées et une expertise externe pour atteindre les objectifs.

C'est là qu'interviennent les consultants, qui apportent non seulement les compétences et la vision stratégique nécessaires à vos projets, mais aussi un regard neuf qui peut s'avérer inestimable. Toutefois, il ne suffit pas d'engager un consultant. La véritable magie s'opère lorsque vous gérez et entretenez activement la relation entre votre entreprise et vos partenaires consultants.

Cet article se penche sur l'importance d'établir de solides relations avec les consultants, tant pour les achats que pour les utilisateurs finaux, et offre des conseils pratiques sur la gestion de ces relations au niveau des projets et des portefeuilles. En fin de compte, l'objectif est de vous donner les moyens de mettre en place des stratégies qui garantissent que vos missions de conseil apportent une valeur maximale.

Pourquoi l'établissement de relations solides avec les consultants est important pour les acheteurs et les utilisateurs finaux ?

Que vous fassiez partie de l'équipe chargée des achats ou que vous soyez en première ligne en tant qu'utilisateur final gérant un projet, le succès d'une mission de conseil repose sur les éléments suivants la solidité de la relation de travail. Voici pourquoi cette relation est cruciale pour les marchés publics et les utilisateurs finaux, et comment elle influe directement sur les résultats des projets.

Pour l'approvisionnement : Optimiser les ressources et gérer les risques

Du point de vue des achats, l'objectif est souvent de maximiser la valeur dérivée des fournisseurs externes - y compris les consultants - tout en gérant les coûts, en garantissant la conformité et en atténuant les risques.

Il vous incombe de sélectionner les bons partenaires de conseil, de négocier les meilleurs contrats et de veiller à ce que ces partenariats s'inscrivent dans le cadre des objectifs stratégiques plus larges de votre entreprise. À première vue, les services de conseil peuvent sembler intangibles, mais ils représentent un investissement important, qui exige une gestion réfléchie.

En entretenant des relations étroites avec les consultants, les équipes chargées des achats peuvent bénéficier de nombreux avantages :

• Rapport coût-efficacité: En entretenant des relations suivies avec les consultants, les services d'achats peuvent négocier de meilleures conditions et s'assurer que les engagements futurs offrent des prix compétitifs.
• Atténuation des risques: Des processus de qualification cohérents, combinés à des évaluations régulières des performances, réduisent la probabilité d'engager des consultants peu performants ou mal adaptés.
• Partenariats stratégiques: Les relations à long terme peuvent transformer des fournisseurs transactionnels en partenaires de confiance qui s'investissent réellement dans la réussite de l'entreprise, ce qui se traduit souvent par des services mieux adaptés et de meilleure qualité.

Le rôle de l'équipe chargée des achats ne s'arrête pas à la signature du contrat ; la gestion et l'évaluation continues des performances du consultant tout au long du cycle de vie du projet sont essentielles pour s'assurer que vous en avez pour votre argent.

Pour les utilisateurs finaux : Favoriser la réussite des projets

Pour l'utilisateur final, les consultants sont souvent considérés sous l'angle de leur capacité à s'intégrer dans l'équipe de projet et à contribuer à la réalisation des objectifs du projet. En d'autres termes, la capacité du consultant à s'aligner sur les besoins du projet est primordiale.

La qualité de cette relation détermine tout, de la clarté de la communication à la rapidité avec laquelle les problèmes sont résolus. Un bon consultant ne se contente pas de répondre aux attentes, il les dépasse souvent en apportant de nouvelles idées et stratégies qui peuvent améliorer les résultats du projet.

Lorsque les utilisateurs finaux entretiennent des relations de travail saines avec les consultants, ils en retirent plusieurs avantages importants :

• Amélioration des résultats des projets: Un consultant qui comprend les objectifs du projet et la dynamique interne de l'entreprise est mieux à même de fournir des résultats significatifs.
• Collaboration renforcée: Une relation solide entre les utilisateurs finaux et les consultants favorise une communication ouverte, la résolution des problèmes et une relation de travail plus productive.
• Efficacité accrue: Une relation bien gérée avec le consultant réduit les frictions et accélère les délais du projet, garantissant ainsi que les résultats seront atteints dans les temps.

En d'autres termes, les consultants qui s'investissent dans la réussite du projet - et de la relation - sont plus enclins à se surpasser pour obtenir les meilleurs résultats.

Gérer les relations avec les consultants au niveau du projet : comment bien faire ?

La gestion efficace des consultants au niveau du projet ne se limite pas à une simple supervision. Il faut définir les bonnes attentes, assurer une communication claire et favoriser un environnement de collaboration. Nous décrivons ci-dessous les étapes à suivre pour gérer les relations avec les consultants de manière à ce qu'elles profitent à la fois à l'équipe interne et au consultant.

1. Définir clairement les rôles et les responsabilités

L'ambiguïté est un terrain propice aux conflits et à l'inefficacité. Dès le départ, les deux les équipes internes et les consultants ont besoin de clarifier leurs rôles respectifs. Définir qui est responsable de quoi garantit la responsabilité et évite les chevauchements ou les lacunes dans l'exécution.

Actions clés :

• Créer un cahier des charges détaillé: Définir les résultats attendus du projet, les délais et les personnes responsables de chaque aspect du projet.
• Établir des lignes de communication claires: Cela permet d'éviter toute confusion en cours de route. Des points de contact réguliers - réunions hebdomadaires, rapports d'étape - garantissent que tout le monde est sur la même longueur d'onde.
• Clarifier l'autorité décisionnelle: Veiller à ce que l'on sache clairement qui a le dernier mot dans les décisions clés, en particulier dans les situations qui peuvent nécessiter des changements rapides.

Vous éviterez ainsi le scénario redouté du "trop de cuisiniers dans la cuisine", et vos consultants pourront se concentrer sur la création de valeur plutôt que sur la recherche d'un interlocuteur.

2. Fixer des objectifs mesurables et des indicateurs de performance clés

Pour que les consultants soient efficaces, ils doivent savoir exactement à quoi ressemble le succès de votre point de vue. La définition d'indicateurs clés de performance (ICP) et la fixation d'objectifs mesurables garantissent que les deux parties sont en phase en termes d'attentes et de résultats souhaités.

Actions clés :

• Définir d'emblée les critères de réussite: Il s'agit des paramètres de temps, de coût et de qualité. La définition de ces attentes dès le départ permet de faciliter la trajectoire du projet.
• Évaluer régulièrement les progrès réalisés: Pour les projets qui durent plusieurs mois, les évaluations à mi-parcours peuvent vous aider à identifier les domaines dans lesquels des ajustements sont nécessaires. Il est beaucoup plus facile de rectifier le tir à mi-parcours qu'une fois le projet terminé.
• Évaluer les résultats tangibles et intangibles: Si vous avez fixé des objectifs financiers ou temporels spécifiques, tenez également compte des aspects intangibles tels que le transfert de connaissances, la satisfaction du client et la capacité du consultant à s'adapter à des défis imprévus.

Une règle simple : si vous ne pouvez pas le mesurer, vous ne pouvez pas le gérer. En établissant des indicateurs clés de performance clairs, vous saurez mieux si l'engagement va dans la bonne direction ou non.

3. Favoriser un environnement de collaboration

Les consultants ne sont pas seulement là pour fournir des résultats ; ils sont des partenaires qui vous aident à atteindre vos objectifs. La création d'un environnement de collaboration permet à votre équipe et au consultant de travailler ensemble de manière productive.

Actions clés :

• Promouvoir la transparence: Encourager une communication ouverte sur les défis, les revers ou les opportunités inattendues. Les consultants doivent se sentir à l'aise pour soulever des questions et proposer des solutions.
• Faciliter le transfert de connaissances: L'une des principales valeurs que les consultants peuvent apporter est leur connaissance et leur expertise. Veillez à ce que ces connaissances soient transférées à votre équipe interne tout au long du projet, et pas seulement à la fin.
• Instaurer la confiance: La confiance est le fondement de tout partenariat réussi. Elle se construit en associant les consultants dès le début du processus décisionnel et en reconnaissant leurs contributions.

N'oubliez pas qu'un consultant ne vaut que ce que valent ses relations avec votre équipe. Si la collaboration et la communication sont rompues, même les meilleurs consultants ne seront pas en mesure de fournir les résultats escomptés.

4. Fournir un retour d'information régulier et constructif

Le retour d'information est un cadeau, à la fois pour et de la part des consultants. Un retour d'information régulier permet aux consultants de rester en phase avec les objectifs du projet et d'apporter les améliorations nécessaires.

Actions clés :

• Procéder à des évaluations formelles des performances: Organiser des évaluations formelles à intervalles réguliers afin de fournir un retour d'information structuré sur les performances du consultant.
• Encourager un retour d'information réciproque: Les consultants disposent souvent d'informations précieuses sur votre organisation. Invitez-les à donner leur avis sur la manière dont votre équipe peut travailler plus efficacement avec eux, afin d'améliorer la dynamique générale.
• Traiter les problèmes à un stade précoce: Si quelque chose ne fonctionne pas, n'attendez pas la fin du projet pour en parler. Plus tôt vous aborderez les problèmes, plus il sera facile de les résoudre.

Un retour d'information constructif permet de maintenir le projet sur la bonne voie et encourage le consultant à adapter son approche en fonction des besoins, ce qui garantit une collaboration plus harmonieuse et plus fructueuse.

Gestion des relations avec les consultants au niveau du portefeuille ou de l'entreprise : Gestion des relations stratégiques

Au niveau de l'entreprise ou du portefeuille, la gestion des consultants nécessite une approche plus stratégique. C'est là que les équipes chargées des achats prennent souvent l'initiative, en veillant à ce que les missions de conseil s'alignent sur les objectifs généraux de l'organisation, favorisent la valeur à long terme et produisent des résultats cohérents d'un projet à l'autre.

1. Identifier correctement vos fournisseurs stratégiques

Tous les consultants ne sont pas égaux et tous n'auront pas le même impact sur votre entreprise. Les achats doivent identifier les consultants qui sont des partenaires stratégiques, c'est-à-dire ceux qui apportent une expertise unique et qui sont essentiels aux projets les plus importants de l'organisation.

Critères clés pour l'identification stratégique des fournisseurs :

• Une expertise unique: La société de conseil apporte-t-elle des connaissances spécialisées qui ne peuvent pas être facilement obtenues ailleurs ?
• Impact sur les projets stratégiques: Ont-ils prouvé leur capacité à obtenir des résultats dans le cadre de projets à fort impact ?
• Potentiel à long terme: La relation peut-elle évoluer vers un partenariat à long terme, apportant une valeur durable au fil du temps ?

Choisir les bons consultants comme partenaires stratégiques permet à votre entreprise de constituer un groupe d'experts de confiance qui connaissent parfaitement votre entreprise et ses objectifs à long terme.

2. Qualifiez toujours vos fournisseurs

Avant d'engager une société de conseil, un processus de qualification approfondi permet de s'assurer qu'elle est non seulement équipée pour gérer le projet en question, mais qu'elle est également en phase avec la culture et les valeurs de votre entreprise.

Actions clés pour la qualification :

• Vérifier les références pertinentes: Assurez-vous que l'entreprise a fait ses preuves dans des projets similaires, en particulier dans votre secteur d'activité.
• Évaluer les individus, pas seulement les entreprises: Les consultants individuels - en particulier ceux qui dirigent le projet - jouent un rôle crucial dans la réussite de la mission. Assurez-vous que les personnes impliquées possèdent les compétences et les qualités interpersonnelles nécessaires pour bien travailler avec votre équipe.
• Demander des références supplémentaires si nécessaire: N'hésitez pas à demander une validation supplémentaire, en particulier lorsque vous entrez sur un nouveau marché ou dans un nouveau domaine de compétence.

Les processus de qualification permettent d'éviter d'engager la mauvaise entreprise et de préparer le terrain pour une réalisation réussie du projet.

3. Mesurer régulièrement les performances des fournisseurs

Les performances d'un consultant ne doivent pas être évaluées une fois par an ou à la fin d'un projet. Pour vous assurer que vous recevez toujours la valeur que vous attendez, l'évaluation des performances doit se faire tout au long du cycle de vie de la relation.

Pour les missions de courte durée, il est logique d'évaluer les performances à la fin de chaque projet. Pour les projets à plus long terme, les performances doivent être évaluées à des étapes importantes ou à des moments critiques afin de s'assurer que le projet reste sur la bonne voie et que les corrections nécessaires sont mises en œuvre rapidement.

La mesure de la performance n'est pas seulement un "plus" ; elle est essentielle pour la responsabilisation et pour garantir que le consultant fournit constamment une valeur alignée sur les objectifs de l'entreprise.

Actions clés pour la mesure de la performance :

• Définir des ICP clairs dès le départ: Il est essentiel de définir dès le départ des indicateurs clés de performance (ICP) clairs et mesurables. Les ICP doivent refléter les conditions de réussite de votre projet, y compris les critères de temps, de qualité et de coût. Mais il ne s'agit pas seulement de chiffres : les ICP doivent également englober des facteurs moins tangibles tels que la satisfaction des parties prenantes et le transfert de connaissances.
  • Exemples d'indicateurs clés de performance pour les projets de conseil:
    • Respect des délais de livraison des étapes ou des produits livrables
    • Respect du budget et de l'affectation des ressources
    • Qualité et impact des produits livrables (tels qu'évalués par les principales parties prenantes)
    • Degré de transfert des connaissances aux équipes internes
    • Satisfaction des parties prenantes en matière de communication et de collaboration
• Effectuer des évaluations à mi-parcours: Pour les projets qui s'étendent sur plusieurs mois ou plus, il est utile de procéder à des évaluations périodiques des performances. Les évaluations à mi-parcours permettent de mesurer les progrès accomplis et de résoudre les problèmes potentiels avant qu'ils ne deviennent critiques. Ces évaluations peuvent également servir à recalibrer le projet en cas de modification des objectifs ou de facteurs externes affectant le projet.
• Évaluer les facteurs quantitatifs et qualitatifs: Si le respect des délais et du budget est essentiel, d'autres facteurs plus subtils sont tout aussi importants. Par exemple, quelle est la qualité de la communication du consultant avec votre équipe ? Transmet-il efficacement son expertise à vos équipes internes ? Prend-il bien en compte le retour d'information et adapte-t-il son approche en fonction des besoins ? Ces facteurs qualitatifs peuvent souvent faire le succès ou l'échec d'une mission de conseil.

Mesures systématiques et normalisées

Pour garantir la cohérence et la comparabilité entre les différents projets et missions de conseil, il est essentiel de mettre en place un système de gestion de l'information. système d'évaluation standardisé. Cela vous permet de consolider le retour d'information de manière structurée, ce qui facilite la détection des tendances, l'identification des domaines à améliorer et l'évaluation des performances globales du consultant au fil du temps.

Une approche systématique garantit que chaque consultant est soumis aux mêmes normes de performance, ce qui permet une prise de décision plus objective lorsqu'il s'agit de renouveler les contrats ou de procéder à des ajustements.

• Critères d'évaluation standardisés:
  • Performances en matière de livraison: Le consultant a-t-il respecté les délais et les étapes convenues ?
  • Valeur livrée: La solution ou le produit livrable a-t-il eu un impact et a-t-il permis de résoudre le problème ou de répondre au besoin ?
  • Performance en matière de coûts: Le consultant a-t-il respecté le budget ou y a-t-il eu des dépassements de coûts imprévus ?
  • Communication et collaboration: La communication du consultant a-t-elle été claire, cohérente et collaborative avec vos équipes internes ?
  • Transfert de connaissances: Le consultant a-t-il transféré efficacement ses connaissances aux équipes internes, en veillant à ce que l'organisation puisse assurer la continuité après la fin de la mission ?

Une mesure normalisée des performances permet non seulement de responsabiliser les consultants, mais aussi de recueillir un retour d'information exploitable pour améliorer les missions futures. Elle crée une boucle de rétroaction qui renforce les relations et permet une amélioration continue des deux côtés de la table.

En adoptant une approche systématique et structurée de l'évaluation des performances, vous vous assurez que chaque mission de conseil est soumise à des normes élevées, ce qui permet à votre organisation d'obtenir des résultats cohérents et de grande valeur à chaque fois. Cette méthode permet non seulement d'identifier rapidement les consultants peu performants, mais aussi de mettre en évidence ceux qui dépassent constamment les attentes, ce qui constitue une base solide pour des partenariats stratégiques à long terme.

4. Gérer les relations pour une valeur à long terme

Gérer les relations au niveau du portefeuille signifie qu'il faut penser au-delà des projets individuels et se concentrer sur la valeur à long terme des relations avec les consultants. Cela nécessite une gestion stratégique de la part des services d'approvisionnement afin de s'assurer que les consultants contribuent aux objectifs généraux de l'entreprise.

Actions clés :

• Organiser des contrôles réguliers: Même lorsqu'un projet n'est pas en cours, maintenez une communication régulière avec les principaux partenaires de conseil.
• Fournir un retour d'information continu: Les relations à long terme bénéficient d'une amélioration continue. Veillez donc à fournir un retour d'information même après la fin du projet.
• Entretenir des partenariats à long terme: Établir des relations solides et durables avec des sociétés de conseil stratégique. Ces partenariats donnent souvent les meilleurs résultats au fil du temps, car les consultants se familiarisent avec votre entreprise et ses défis.

En gérant les relations sur le long terme, votre entreprise obtient non seulement de meilleurs résultats pour les projets individuels, mais développe également un réseau de partenaires de confiance qui peuvent soutenir la croissance continue de l'entreprise.

Conclusion

L'établissement et la gestion de relations solides avec les consultants sont essentiels à la réussite de vos projets et à la santé à long terme de votre organisation. Que vous fassiez partie de l'équipe chargée des achats ou que vous soyez chef de projet travaillant directement avec des consultants, les stratégies décrites dans cet article vous aideront à maximiser la valeur de ces relations. En définissant clairement les rôles, en fixant des objectifs mesurables, en encourageant la collaboration et en fournissant un retour d'information régulier, vous pouvez vous assurer que vos consultants fournissent des résultats exceptionnels.

Au niveau de l'entreprise, la supervision stratégique des achats garantit que ces relations contribuent aux objectifs plus larges de l'organisation, en apportant une valeur à long terme et en favorisant la réussite de l'entreprise.

Les consultants sont plus que de simples prestataires de services externes : ce sont des partenaires clés de la réussite de votre entreprise. En investissant du temps et des efforts dans la gestion efficace de ces relations, vous exploiterez pleinement le potentiel de vos missions de conseil et obtiendrez de meilleurs résultats pour votre entreprise.