Les projets réussis sont le résultat de partenariats solides, et aucun n'est peut-être aussi important que la relation que vous entretenez avec vos consultants. Dans l'environnement économique actuel, qui évolue rapidement, les projets nécessitent souvent des connaissances spécialisées et une expertise externe pour atteindre les objectifs.

C'est là qu'interviennent les consultants, qui apportent non seulement les compétences et la vision stratégique nécessaires à vos projets, mais aussi un regard neuf qui peut s'avérer inestimable. Toutefois, il ne suffit pas d'engager un consultant. La véritable magie s'opère lorsque vous gérez et entretenez activement la relation entre votre entreprise et vos partenaires consultants.

Cet article se penche sur l'importance d'établir de solides relations avec les consultants, tant pour les achats que pour les utilisateurs finaux, et offre des conseils pratiques sur la gestion de ces relations au niveau des projets et des portefeuilles. En fin de compte, l'objectif est de vous donner les moyens de mettre en place des stratégies qui garantissent que vos missions de conseil apportent une valeur maximale.

Pourquoi l'établissement de relations solides avec les consultants est important pour les acheteurs et les utilisateurs finaux ?

Que vous fassiez partie de l'équipe chargée des achats ou que vous soyez en première ligne en tant qu'utilisateur final gérant un projet, le succès d'une mission de conseil repose sur les éléments suivants la solidité de la relation de travail. Voici pourquoi cette relation est cruciale pour les marchés publics et les utilisateurs finaux, et comment elle influe directement sur les résultats des projets.

Pour l'approvisionnement : Optimiser les ressources et gérer les risques

Du point de vue des achats, l'objectif est souvent de maximiser la valeur dérivée des fournisseurs externes - y compris les consultants - tout en gérant les coûts, en garantissant la conformité et en atténuant les risques.

Il vous incombe de sélectionner les bons partenaires de conseil, de négocier les meilleurs contrats et de veiller à ce que ces partenariats s'inscrivent dans le cadre des objectifs stratégiques plus larges de votre entreprise. À première vue, les services de conseil peuvent sembler intangibles, mais ils représentent un investissement important, qui exige une gestion réfléchie.

En entretenant des relations étroites avec les consultants, les équipes chargées des achats peuvent bénéficier de nombreux avantages :

• Rapport coût-efficacité: En entretenant des relations suivies avec les consultants, les services d'achats peuvent négocier de meilleures conditions et s'assurer que les engagements futurs offrent des prix compétitifs.
• Atténuation des risques: Des processus de qualification cohérents, combinés à des évaluations régulières des performances, réduisent la probabilité d'engager des consultants peu performants ou mal adaptés.
• Partenariats stratégiques: Les relations à long terme peuvent transformer des fournisseurs transactionnels en partenaires de confiance qui s'investissent réellement dans la réussite de l'entreprise, ce qui se traduit souvent par des services mieux adaptés et de meilleure qualité.

Le rôle de l'équipe chargée des achats ne s'arrête pas à la signature du contrat ; la gestion et l'évaluation continues des performances du consultant tout au long du cycle de vie du projet sont essentielles pour s'assurer que vous en avez pour votre argent.

Pour les utilisateurs finaux : Favoriser la réussite des projets

Pour l'utilisateur final, les consultants sont souvent considérés sous l'angle de leur capacité à s'intégrer dans l'équipe de projet et à contribuer à la réalisation des objectifs du projet. En d'autres termes, la capacité du consultant à s'aligner sur les besoins du projet est primordiale.

La qualité de cette relation détermine tout, de la clarté de la communication à la rapidité avec laquelle les problèmes sont résolus. Un bon consultant ne se contente pas de répondre aux attentes, il les dépasse souvent en apportant de nouvelles idées et stratégies qui peuvent améliorer les résultats du projet.

Lorsque les utilisateurs finaux entretiennent des relations de travail saines avec les consultants, ils en retirent plusieurs avantages importants :

• Amélioration des résultats des projets: Un consultant qui comprend les objectifs du projet et la dynamique interne de l'entreprise est mieux à même de fournir des résultats significatifs.
• Collaboration renforcée: Une relation solide entre les utilisateurs finaux et les consultants favorise une communication ouverte, la résolution des problèmes et une relation de travail plus productive.
• Efficacité accrue: Une relation bien gérée avec le consultant réduit les frictions et accélère les délais du projet, garantissant ainsi que les résultats seront atteints dans les temps.

En d'autres termes, les consultants qui s'investissent dans la réussite du projet - et de la relation - sont plus enclins à se surpasser pour obtenir les meilleurs résultats.

Gérer les relations avec les consultants au niveau du projet : comment bien faire ?

La gestion efficace des consultants au niveau du projet ne se limite pas à une simple supervision. Il faut définir les bonnes attentes, assurer une communication claire et favoriser un environnement de collaboration. Nous décrivons ci-dessous les étapes à suivre pour gérer les relations avec les consultants de manière à ce qu'elles profitent à la fois à l'équipe interne et au consultant.

1. Définir clairement les rôles et les responsabilités

L'ambiguïté est un terrain propice aux conflits et à l'inefficacité. Dès le départ, les deux les équipes internes et les consultants ont besoin de clarifier leurs rôles respectifs. Définir qui est responsable de quoi garantit la responsabilité et évite les chevauchements ou les lacunes dans l'exécution.

Actions clés :

• Créer un cahier des charges détaillé: Définir les résultats attendus du projet, les délais et les personnes responsables de chaque aspect du projet.
• Établir des lignes de communication claires: Cela permet d'éviter toute confusion en cours de route. Des points de contact réguliers - réunions hebdomadaires, rapports d'étape - garantissent que tout le monde est sur la même longueur d'onde.
• Clarifier l'autorité décisionnelle: Veiller à ce que l'on sache clairement qui a le dernier mot dans les décisions clés, en particulier dans les situations qui peuvent nécessiter des changements rapides.

Vous éviterez ainsi le scénario redouté du "trop de cuisiniers dans la cuisine", et vos consultants pourront se concentrer sur la création de valeur plutôt que sur la recherche d'un interlocuteur.

2. Fixer des objectifs mesurables et des indicateurs de performance clés

Pour que les consultants soient efficaces, ils doivent savoir exactement à quoi ressemble le succès de votre point de vue. La définition d'indicateurs clés de performance (ICP) et la fixation d'objectifs mesurables garantissent que les deux parties sont en phase en termes d'attentes et de résultats souhaités.

Actions clés :

• Définir d'emblée les critères de réussite: Il s'agit des paramètres de temps, de coût et de qualité. La définition de ces attentes dès le départ permet de faciliter la trajectoire du projet.
• Évaluer régulièrement les progrès réalisés: Pour les projets qui durent plusieurs mois, les évaluations à mi-parcours peuvent vous aider à identifier les domaines dans lesquels des ajustements sont nécessaires. Il est beaucoup plus facile de rectifier le tir à mi-parcours qu'une fois le projet terminé.
• Évaluer les résultats tangibles et intangibles: Si vous avez fixé des objectifs financiers ou temporels spécifiques, tenez également compte des aspects intangibles tels que le transfert de connaissances, la satisfaction du client et la capacité du consultant à s'adapter à des défis imprévus.

Une règle simple : si vous ne pouvez pas le mesurer, vous ne pouvez pas le gérer. En établissant des indicateurs clés de performance clairs, vous saurez mieux si l'engagement va dans la bonne direction ou non.

3. Favoriser un environnement de collaboration

Les consultants ne sont pas seulement là pour fournir des résultats ; ils sont des partenaires qui vous aident à atteindre vos objectifs. La création d'un environnement de collaboration permet à votre équipe et au consultant de travailler ensemble de manière productive.

Actions clés :

• Promouvoir la transparence: Encourager une communication ouverte sur les défis, les revers ou les opportunités inattendues. Les consultants doivent se sentir à l'aise pour soulever des questions et proposer des solutions.
• Faciliter le transfert de connaissances: L'une des principales valeurs que les consultants peuvent apporter est leur connaissance et leur expertise. Veillez à ce que ces connaissances soient transférées à votre équipe interne tout au long du projet, et pas seulement à la fin.
• Instaurer la confiance: La confiance est le fondement de tout partenariat réussi. Elle se construit en associant les consultants dès le début du processus décisionnel et en reconnaissant leurs contributions.

N'oubliez pas qu'un consultant ne vaut que ce que valent ses relations avec votre équipe. Si la collaboration et la communication sont rompues, même les meilleurs consultants ne seront pas en mesure de fournir les résultats escomptés.

4. Fournir un retour d'information régulier et constructif

Le retour d'information est un cadeau, à la fois pour et de la part des consultants. Un retour d'information régulier permet aux consultants de rester en phase avec les objectifs du projet et d'apporter les améliorations nécessaires.

Actions clés :

• Procéder à des évaluations formelles des performances: Organiser des évaluations formelles à intervalles réguliers afin de fournir un retour d'information structuré sur les performances du consultant.
• Encourager un retour d'information réciproque: Les consultants disposent souvent d'informations précieuses sur votre organisation. Invitez-les à donner leur avis sur la manière dont votre équipe peut travailler plus efficacement avec eux, afin d'améliorer la dynamique générale.
• Traiter les problèmes à un stade précoce: Si quelque chose ne fonctionne pas, n'attendez pas la fin du projet pour en parler. Plus tôt vous aborderez les problèmes, plus il sera facile de les résoudre.

Un retour d'information constructif permet de maintenir le projet sur la bonne voie et encourage le consultant à adapter son approche en fonction des besoins, ce qui garantit une collaboration plus harmonieuse et plus fructueuse.

Gestion des relations avec les consultants au niveau du portefeuille ou de l'entreprise : Gestion des relations stratégiques

Au niveau de l'entreprise ou du portefeuille, la gestion des consultants nécessite une approche plus stratégique. C'est là que les équipes chargées des achats prennent souvent l'initiative, en veillant à ce que les missions de conseil s'alignent sur les objectifs généraux de l'organisation, favorisent la valeur à long terme et produisent des résultats cohérents d'un projet à l'autre.

1. Identifier correctement vos fournisseurs stratégiques

Tous les consultants ne sont pas égaux et tous n'auront pas le même impact sur votre entreprise. Les achats doivent identifier les consultants qui sont des partenaires stratégiques, c'est-à-dire ceux qui apportent une expertise unique et qui sont essentiels aux projets les plus importants de l'organisation.

Critères clés pour l'identification stratégique des fournisseurs :

• Une expertise unique: La société de conseil apporte-t-elle des connaissances spécialisées qui ne peuvent pas être facilement obtenues ailleurs ?
• Impact sur les projets stratégiques: Ont-ils prouvé leur capacité à obtenir des résultats dans le cadre de projets à fort impact ?
• Potentiel à long terme: La relation peut-elle évoluer vers un partenariat à long terme, apportant une valeur durable au fil du temps ?

Choisir les bons consultants comme partenaires stratégiques permet à votre entreprise de constituer un groupe d'experts de confiance qui connaissent parfaitement votre entreprise et ses objectifs à long terme.

2. Qualifiez toujours vos fournisseurs

Avant d'engager une société de conseil, un processus de qualification approfondi permet de s'assurer qu'elle est non seulement équipée pour gérer le projet en question, mais qu'elle est également en phase avec la culture et les valeurs de votre entreprise.

Actions clés pour la qualification :

• Vérifier les références pertinentes: Assurez-vous que l'entreprise a fait ses preuves dans des projets similaires, en particulier dans votre secteur d'activité.
• Évaluer les individus, pas seulement les entreprises: Les consultants individuels - en particulier ceux qui dirigent le projet - jouent un rôle crucial dans la réussite de la mission. Assurez-vous que les personnes impliquées possèdent les compétences et les qualités interpersonnelles nécessaires pour bien travailler avec votre équipe.
• Demander des références supplémentaires si nécessaire: N'hésitez pas à demander une validation supplémentaire, en particulier lorsque vous entrez sur un nouveau marché ou dans un nouveau domaine de compétence.

Les processus de qualification permettent d'éviter d'engager la mauvaise entreprise et de préparer le terrain pour une réalisation réussie du projet.

3. Mesurer régulièrement les performances des fournisseurs

Les performances d'un consultant ne doivent pas être évaluées une fois par an ou à la fin d'un projet. Pour vous assurer que vous recevez toujours la valeur que vous attendez, l'évaluation des performances doit se faire tout au long du cycle de vie de la relation.

Pour les missions de courte durée, il est logique d'évaluer les performances à la fin de chaque projet. Pour les projets à plus long terme, les performances doivent être évaluées à des étapes importantes ou à des moments critiques afin de s'assurer que le projet reste sur la bonne voie et que les corrections nécessaires sont mises en œuvre rapidement.

La mesure de la performance n'est pas seulement un "plus" ; elle est essentielle pour la responsabilisation et pour garantir que le consultant fournit constamment une valeur alignée sur les objectifs de l'entreprise.

Actions clés pour la mesure de la performance :

• Définir des ICP clairs dès le départ: Il est essentiel de définir dès le départ des indicateurs clés de performance (ICP) clairs et mesurables. Les ICP doivent refléter les conditions de réussite de votre projet, y compris les critères de temps, de qualité et de coût. Mais il ne s'agit pas seulement de chiffres : les ICP doivent également englober des facteurs moins tangibles tels que la satisfaction des parties prenantes et le transfert de connaissances.
  • Exemples d'indicateurs clés de performance pour les projets de conseil:
    • Respect des délais de livraison des étapes ou des produits livrables
    • Adherence to budget and resource allocation
    • Quality and impact of deliverables (as assessed by key stakeholders)
    • Degree of knowledge transfer to internal teams
    • Stakeholder satisfaction with communication and collaboration
• Conduct Mid-Project Evaluations: For projects that span several months or more, it’s beneficial to conduct periodic performance evaluations. Mid-project evaluations offer the opportunity to assess progress and address any potential issues before they become critical. These assessments can also serve as an opportunity to recalibrate if there’s been any shift in project objectives or external factors affecting the project.
• Evaluate Both Quantitative and Qualitative Factors: While meeting deadlines and staying within budget are crucial, there are other, softer factors that are just as important. For example, how well is the consultant communicating with your team? Are they transferring their expertise to your internal teams effectively? Do they take feedback well and adjust their approach as needed? These qualitative factors can often make or break the success of a consulting engagement.

Systematic and Standardized Measurement

To ensure consistency and comparability across different projects and consulting engagements, it’s essential to implement a standardized evaluation system. This allows you to consolidate feedback in a structured way, making it easier to spot trends, identify areas for improvement, and gauge overall consultant performance over time.

A systematic approach ensures that every consultant is held to the same performance standards, allowing for more objective decision-making when determining whether to renew contracts or make adjustments.

• Standardized Evaluation Criteria:
  • Delivery performance: Did the consultant meet deadlines and deliver on agreed-upon milestones?
  • Value delivered: Was the solution or deliverable impactful, and did it solve the problem or fulfill the need?
  • Cost performance: Did the consultant stay within the budget, or were there unforeseen cost overruns?
  • Communication and collaboration: Was the consultant’s communication clear, consistent, and collaborative with your internal teams?
  • Knowledge transfer: Did the consultant effectively transfer their knowledge to internal teams, ensuring that the organization can maintain continuity once the engagement ends?

Standardized performance measurement helps you not only hold consultants accountable but also gather actionable feedback that can improve future engagements. It creates a feedback loop that strengthens relationships and enables continuous improvement on both sides of the table.

By adopting a systematic, structured approach to performance evaluation, you ensure that every consulting engagement is held to a high standard, providing your organization with consistent, high-value results every time. This method not only helps identify underperforming consultants early on but also highlights those who consistently exceed expectations, providing a solid foundation for long-term, strategic partnerships.

4. Manage Relationships for Long-Term Value

Managing relationships at the portfolio level means thinking beyond individual projects and focusing on the long-term value of your consultant relationships. This requires strategic management from procurement to ensure that consultants are contributing to the company’s broader goals.

Actions clés :

• Hold regular check-ins: Even when a project isn’t actively running, maintain regular communication with key consulting partners.
• Provide ongoing feedback: Long-term relationships benefit from continuous improvement, so ensure you’re providing feedback even after the project has concluded.
• Nurture long-term partnerships: Build strong, long-lasting relationships with strategic consulting firms. These partnerships often yield the best results over time, as the consultants become more familiar with your business and its challenges.

By managing relationships for long-term value, your company not only secures better outcomes for individual projects but also develops a trusted network of consulting partners who can support ongoing business growth.

Conclusion

Building and managing strong relationships with consultants is critical to the success of your projects and the long-term health of your organization. Whether you’re part of the procurement team or a project lead working directly with consultants, the strategies outlined in this article will help you maximize the value of these relationships. By defining clear roles, setting measurable goals, fostering collaboration, and providing regular feedback, you can ensure that your consultants deliver exceptional results.

At the company level, procurement’s strategic oversight ensures that these relationships contribute to the organization’s broader objectives, delivering long-term value and driving business success.

Consultants are more than just external service providers—they are key partners in your business’s success. By investing time and effort in managing these relationships effectively, you’ll unlock the full potential of your consultant engagements and drive better outcomes for your company.