Comme pour tout autre service professionnel, l'étendue d'un projet de conseil est un facteur de réussite essentiel. C'est pourquoi, avant d'engager une société de conseil, il est important de bien définir l'étendue du projet.

Cela garantira la réussite du résultat final de votre projet. Lorsque le cadrage est effectué correctement, vous pouvez éviter les retards et les coûts imprévus.

Mais qu'est-ce que cela signifie au juste de "bien délimiter le champ d'application" ? Pour commencer, il faut comprendre clairement chaque phase du cycle de vie de votre projet, du début à la fin, afin que toutes les parties prenantes soient sur la même longueur d'onde en ce qui concerne les attentes.

Dans cet article, nous vous expliquons tout ce que vous devez savoir pour définir avec précision la portée d'un projet dans les appels d'offres de services de conseil.

Le facteur le plus important pour les la réussite de votre projet de conseilLe plus important, c'est de comprendre le "pourquoi". Quel est l'objectif du lancement de votre nouveau projet et quelles sont vos principales attentes à son égard ?

En rédigeant un appel d'offres efficace et en engageant des discussions avec quelques prestataires de services de conseil potentiels, vous affinerez progressivement votre point de vue et clarifierez tous les aspects du projet.

Sur la base de nombreuses années d'expérience, nous avons dressé une liste des techniques les plus efficaces pour rédiger parfaitement le cahier des charges d'un projet de conseil.

#1. Toujours commencer par une vision réaliste

Lorsque l'on se lance dans un projet de conseil, il est facile de se laisser emporter par la vision grandiose de ce qu'il pourrait devenir. Mais lorsque vous commencez à expliquer vos besoins et vos objectifs, il n'est pas rare que vous vous rendiez compte que le champ d'application est trop vaste.

Cette constatation peut être décourageante, mais c'est en fait l'occasion d'affiner le plan du projet. En divisant le projet en éléments plus petits et plus faciles à gérer, vous pouvez vous assurer que chaque composante est bien définie et réalisable.

Cette approche permet également une affectation plus stratégique des ressources afin d'obtenir un produit final de haute qualité qui réponde à vos objectifs. Adopter un champ d'application plus réaliste exige une approche intelligente, mais elle aboutira en fin de compte à un résultat plus fructueux.

#2. Fournir l'essentiel et être précis

Commencez par donner les bases. Quelle est la situation de votre secteur ? Quels sont les principaux défis auxquels vous êtes confrontés ? Qu'avez-vous fait jusqu'à présent ? Sur quoi aimeriez-vous que le consultant vous aide ?

Voici un bon exemple pour vous aider à comprendre :

"La lenteur de la croissance économique en Europe, en particulier, par rapport à d'autres marchés, a limité la croissance du secteur de l'assurance.

Après une légère augmentation en 2017, la croissance a de nouveau baissé en 2018. En 2016, de nouvelles réglementations européennes, à savoir Solvabilité 2, ont commencé à être mises en œuvre. En conséquence, la pression sur les fonctions de risque et de conformité a augmenté de manière significative.

La politique européenne pourrait également avoir un impact sur la position réglementaire des principaux marchés. En conséquence, le risque devient plus que jamais une fonction essentielle de l'organisation. Les assureurs doivent adapter leurs processus et leurs stratégies à ce nouvel environnement.

En 2017, Insurance Co a créé une équipe Risque et Conformité au niveau du groupe pour superviser la mise en œuvre de Solvabilité 2 dans les différentes business units.

Insurance Co souhaite à présent examiner les différentes options d'organisation de ses activités de risque au niveau de l'entreprise et des unités opérationnelles et identifier la structure la plus efficace tout en tenant compte de la position des régulateurs sur cette question cruciale".

À première vue, il s'agit d'un simple projet de conception d'organisation. Cependant, en y regardant de plus près, certains éléments clés semblent manquer. Le contexte ne donne aucune information sur les résultats de l'équipe existante chargée des risques et de la conformité.

Pourquoi l'équipe de l'entreprise veut-elle réorganiser la fonction de gestion des risques deux ans seulement après la création de l'équipe ? Il n'est pas fait mention de la dimension politique des relations de l'entreprise avec les unités opérationnelles, qui est souvent un élément clé dans un projet de conception organisationnelle.

Il pourrait également être intéressant de fournir des repères sur les modèles existants et d'anticiper la position du régulateur.

#3. Donnez une idée claire de l'état d'avancement du processus

Votre consultant doit connaître tous ces éléments qui l'aideront à comprendre exactement où vous en êtes sur la voie du succès et à concevoir une proposition adaptée à vos besoins.

Voici un exemple de ce à quoi il pourrait ressembler :

"Vous pouvez également définir les questions de haut niveau auxquelles vous souhaitez répondre dans le cadre du projet, telles que

• Quelles sont les performances actuelles de l'installation industrielle ? Comment la comparons-nous à celle de nos concurrents ?
• Quelles sont les fonctions les plus performantes et les moins performantes ?
• Quelles sont les différentes possibilités d'harmoniser la structure organisationnelle ?
• Quelles sont les meilleures options pour améliorer l'efficacité de l'organisation sur la base d'un benchmark interne ?
• Pour chaque option, quel serait l'impact/les risques à prendre en considération ? Quels sont les coûts associés et les avantages potentiels ?

Une première évaluation de haut niveau montre un potentiel de 7% d'économies qui contribueront à l'objectif global de synergie de la fusion".

#4. Fournir une description complète et précise de vos besoins

La définition du contexte est essentielle à la réussite de tout projet, mais ce n'est que la première étape. Une fois le contexte défini, il est temps d'entrer dans le vif du sujet.

Votre appel d'offres doit être soigneusement rédigé afin d'inclure toutes les questions importantes que les sociétés de conseil devront poser afin de fournir une solution adaptée à vos besoins.

C'est là que vos connaissances et votre expertise entrent en jeu, car vous devrez identifier non seulement ce que vous voulez, mais aussi ce dont vous avez besoin. N'hésitez pas à consulter des collègues ou des experts pour vous assurer que vos besoins sont complets et précis. Après tout, la réussite de votre projet en dépend.

#5. Se concentrer sur la valeur attendue

Il existe de nombreuses façons pour les consultants de générer de la valeur sur un projet, mais très peu d'entre eux peuvent deviner ce que vous attendez si vous ne l'énoncez pas clairement. La meilleure façon de commencer est de reformuler l'énoncé du problème au début de cette section.

Rappelez aux sociétés de conseil incluses dans le processus d'appel d'offres quels sont les objectifs et les résultats escomptés. Si vous avez des attentes spécifiques en matière d'avantages, c'est probablement le moment de les exprimer.

L'objectif de haut niveau peut être clairement défini en quelques lignes. Cependant, de nombreuses routes, sinon toutes, mènent à Rome.

Afin d'obtenir des propositions de qualité qui répondent à vos besoins spécifiques, vous devrez peut-être ajouter quelques précisions à la portée d'un projet. l'appel d'offres qui aideront les consultants à "dimensionner" la charge de travail et l'équipe de projet, comme le niveau de confidentialité et les personnes qui devraient être impliquées de votre côté, ainsi que votre calendrier pour le projet.

#6. Viser la clarté avec le "quoi" et non le "comment" faire

Il existe un équilibre délicat dans la description des résultats attendus. Certaines entreprises ont tendance à fournir le "quoi" et le "comment" en même temps.

Cependant, dès que vous commencez à décrire la manière dont le cabinet de conseil doit produire les résultats attendus, vous perdez la créativité et l'expérience qu'un prestataire externe peut apporter.

Vous réduisez automatiquement la société de conseil à une main-d'œuvre externalisée. Cette situation peut fonctionner si vous connaissez très bien le travail à effectuer, mais elle ne constitue pas une bonne pratique.

Notre expérience montre que, même si l'on peut être tenté de préciser la méthodologie, il est important de laisser une marge de manœuvre aux consultants pour qu'ils proposent leur propre approche.

Cela vous permet de vous adapter ultérieurement et vous donne le plus souvent une nouvelle perspective.

#7. Que faut-il ajouter à la portée d'un projet ?

Chaque projet est différent et, souvent, les clients peuvent omettre des détails relatifs au projet, à leur situation ou au marché de niche. N'hésitez pas à ajouter des informations supplémentaires qui pourraient être implicites pour vous, mais que les consultants qui connaissent moins bien votre entreprise ne peuvent pas anticiper.

Avant de finaliser l'étendue d'un projet de conseil, voici quelques-unes des questions que vous devez vous poser :

• Attendez-vous du consultant qu'il fasse tout seul ou prévoyez-vous une équipe commune ?
• Le travail sera-t-il effectué sur place ?
• Y a-t-il un lieu de prédilection ? Des exigences linguistiques spécifiques, peut-être ?
• Avez-vous des demandes spécifiques concernant le transfert de connaissances à la fin du projet ?
• Y a-t-il d'autres "questions secondaires" qui devraient être abordées ?

Et maintenant, le dernier point clé... Décrivez comment vous avez l'intention de procéder au processus de sélection. Vous pourrez ainsi garantir un processus équitable et vous assurer que les entreprises de conseil décideront de participer.

Réflexions finales

Lorsqu'il s'agit de définir l'étendue d'un projet de conseil, il est essentiel de le faire correctement. C'est non seulement le meilleur moyen de communiquer sur le problème à résoudre, mais cela permet également de s'assurer que les délais, les coûts et les attentes de toutes les personnes impliquées sont connus dès le départ.

Si un consultant arrive avec un cahier des charges précis, il y a moins de risques d'erreurs ou de confusion quant à ce qui doit être fait et à quel moment.

Même si des erreurs se produisent - un bogue inattendu est introduit - il est plus facile de retracer ce qui n'a pas fonctionné, car tout le monde sait déjà quelles caractéristiques devaient être résolues au cours de la phase précédente.

Après tout, une bonne visibilité sur ce que vous prévoyez de faire permet d'obtenir des résultats optimaux au bout du compte ! Le conseil n'est jamais facile, mais si l'étendue d'un projet est bien définie, tout se passera en douceur pour toutes les parties concernées.

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