Navegar em negociações complexas é muito parecido com jogar um jogo de xadrez - cada movimento e estratégia são importantes. A capacidade de reconhecer e aplicar as nuances das estratégias de negociação pode ser a chave para garantir o acordo ideal quando você precisar negociar seu contrato de consultoria, em vez de se contentar com menos.

Entre em BATNA e ZOPA: esses não são apenas termos acadêmicos, mas guias práticos que ajudam os negociadores a navegar no intrincado cenário de discussões e decisões. Em vez de mergulhar em definições abstratas, vamos usar uma história do mundo real para ilustrar esses conceitos.

Nosso personagem central é a NewCo, uma empresa de serviços públicos que incorpora a filosofia de Tom Peters: "Empresas excelentes não acreditam em excelência - apenas em melhoria constante e mudança constante".

Depois de investir em novas usinas de geração por vários anos, a empresa está lutando contra o aumento dos custos operacionais e as pressões sobre a receita. A NewCo está determinada a reinventar seu modelo operacional e, como resultado, a equipe de gerenciamento executivo embarca em um projeto de duas fases (diagnóstico + implementação).

Após a Processo de RFPPor isso, eles decidem colaborar com seu parceiro de consultoria atual, um one-stop-shop com presença significativa. Eles contam com a experiência do parceiro sênior que lidera o projeto e com o relacionamento próximo com o cliente para agilizar o projeto.

Junte-se a nós e mergulhe na jornada da NewCo, destacando o papel fundamental das ferramentas de negociação na formação de resultados bem-sucedidos quando você precisar negociar seu contrato de consultoria.

1. Aplicação do BATNA - O que procurar

BATNA, ou Melhor Alternativa para um Acordo Negociado, refere-se à opção de "fallback", em outras palavras, o que fazer se a negociação atual resultar em um impasse. Antes de iniciar sua negociação, você deve criar as alternativas, as "opções sem acordo". Em seguida, avalie cada alternativa e calcule o valor de buscar cada uma delas.

Quando terminar, você poderá escolher um curso de ação que tenha o maior valor esperado: o BATNA. Por fim, determine o valor de reserva - o negócio de menor valor que você está disposto a aceitar. Quando o valor do acordo proposto a você for inferior ao seu valor de reserva, é melhor rejeitar a oferta e buscar a BATNA. Se a proposta final for maior do que o valor de reserva, você deve aceitar a oferta.

A equipe da NewCo conduziu um processo robusto de RFP com três finalistas que enviaram propostas sólidas. Caso a negociação seja interrompida ou termine com um "não acordo", eles sabem que a John Doe Consulting, a segunda colocada, será uma alternativa confiável.

Eles discutiram o preço que estavam dispostos a pagar pelo projeto. O projeto foi separado em duas fases, com preços individuais e uma opção "go-no-go" no final da fase 1. Eles acham que a proposta do Consulting Partner é sólida, mas querem encurtar a primeira fase de 8 para 5 semanas. Eles também querem reduzir o preço da fase 1 de $125K para $50K e o da fase 2 de $380K para $300K. Seu orçamento total é de aproximadamente $400K.

Eles decidiram que seus valores de reserva eram para a fase 1 - 6 semanas e $75K, e $350K - para a fase 2.

2. Aplicação bem-sucedida da ZOPA

A empresa de consultoria que está à sua frente também tem um BATNA. A ZOPA (Zone of Possible Agreement, Zona de Acordo Possível) é a base do BATNA: é a gama de acordos aceitáveis para você e para a empresa de consultoria em comparação com seus respectivos BATNAs.

O ZOPA mostra quanto valor está sendo criado no negócio. A posição em que você termina no ZOPA reflete quanto do valor você captura para si mesmo.

A Consulting Partners apresentou um preço alto para o projeto. Como a empresa estabelecida, ela raramente esteve em uma concorrência relevante na NewCo. Eles entendem que, desta vez, a NewCo está levando a sério o fato de trabalhar com a melhor empresa de consultoria. Eles estão dispostos a baixar seu preço para manter a conta. Eles estão dispostos a baixar para $90K para a fase 1 e 6 semanas com o mesmo escopo, e $300K para a fase 2.

Se você examinar cuidadosamente, a NewCo e a Consulting Partners têm um ZOPA na fase 2, mas não na fase 1. Isso significa que eles têm que analisar um trade-off.

3. Entendendo o equilíbrio entre escopo e orçamento

Para definir suas opções, você precisa conhecer suas prioridades e como elas se traduzem em escopo do projeto e preço. Quais são as concessões que você está disposto a fazer?

Talvez a melhor alternativa seja aumentar a taxa. Opcionalmente, você pode reduzir o escopo. Você sempre precisa entender como pode trabalhar no meio para obter o melhor equilíbrio.

Durante a definição do escopo, você precisa pensar primeiro nos itens "obrigatórios", depois no seu orçamento e no valor percebido. Analise as opções que você tem e considere a natureza do projeto para identificar a melhor combinação de escopo e preço.

Uma empresa de consultoria quase sempre pode reduzir suas taxas em 10-15% como um gesto comercial. Qualquer desconto adicional exigirá algumas compensações. Observe que muitas empresas de consultoria estão começando a apresentar seus preços com um desconto embutido com base em um ponto de preço definido arbitrariamente. Não hesite em pedir outro desconto.

Lembre-se de que o escopo e os honorários estão negativamente relacionados: reduza o escopo para obter os honorários que você está disposto a pagar ou aumente os honorários para obter o escopo que você deseja incluir.

Após algumas idas e vindas, a NewCo e a Consulting Partners chegaram a um acordo sobre a fase 2 do $350K. No entanto, eles ainda estão negociando a fase 1. A Consulting Partners baixou o preço para $90K e a duração para 6 semanas, mas não está disposta a ir além disso. Eles argumentam que, entre o diagnóstico interno e as entrevistas externas, já estão quase no custo. Eles se oferecem para reduzir o escopo do benchmark externo para chegar a $75K, conforme solicitado pelo cliente, e encurtar o diagnóstico para 5 semanas.

Os executivos da NewCo se reúnem para discutir a oportunidade, mas rapidamente concordam que o benchmark externo é "imprescindível". Ao examinarem as outras propostas, eles percebem que os outros consultores propuseram entre $80K e $100K para a fase 1 durante 6 semanas. Eles decidiram ajustar seu valor de reserva para $90K por 6 semanas. Eles pedem aos Consulting Partners que façam um esforço extra na fase 2.

O acordo é assinado logo em seguida, com a fase 1 - $90K por 6 semanas, e a fase 2 - $315K.

4. Aproveitamento de oportunidades de economia negligenciadas

Quando você lida com vários projetos de consultoria por mês, aprende a decodificar uma proposta e a encontrar os pontos de economia em potencial.

Despesas de viagem

Muitos consultores costumam incluir despesas de viagem e despesas ou despesas "do próprio bolso" na proposta como uma despesa adicional. Entretanto, alguns consultores enviam um preço "com tudo incluído", no qual as despesas já estão incluídas no preço. Em alguns projetos, quando você sabe que terá poucas viagens, talvez queira excluir as despesas de viagem da proposta e cobrar separadamente. Em geral, recomendamos que você respeite suas próprias políticas de viagem, com uma validação antecipada para grandes despesas.

SG&A

Algumas empresas de consultoria podem adicionar 5-10% para despesas SG&A à proposta. Elas incluem cópias, telefones, entre outras coisas. Esse é sempre um bom ponto de partida para as negociações de preço. Essa categoria também é um desconto fácil de 5% para agradar a equipe de compras (que atingirá suas metas de economia). Não hesite em contestá-lo.

Especialistas que trabalham no projeto

Pergunte a si mesmo se você precisa de todos os especialistas na proposta e, em caso afirmativo, se precisa deles tanto quanto o orçado. Às vezes, diminuir um pouco a presença de consultores especializados em um projeto pode ajudá-lo a ganhar um precioso 10%.

Aumento e redução da equipe

Muitas propostas são elaboradas com 100% da equipe começando no dia 1. No entanto, raramente você tem todos no bloco inicial. Talvez você sinta falta de alguns dados do cliente ou precise organizar algumas reuniões com as equipes para lançar o projeto. Da mesma forma, você não precisa necessariamente ter a equipe completa até o final do projeto. A otimização do ramp-up/ramp-down pode gerar economias substanciais.

Despesas externas

Se a proposta contiver algumas despesas externas, como pesquisa de mercado ou entrevistas com especialistas, você poderá negociar para pagar diretamente por elas. Como uma empresa maior do que a empresa de consultoria, você provavelmente conseguirá negociar um preço melhor e evitar a margem de lucro dos consultores.

LEIA MAIS: Como negociar com consultores - o guia definitivo (2023)

Conclusão - Negocie seu contrato de consultoria

A arte da negociação é uma sinfonia de estratégia, percepção e compreensão. Na jornada da NewCo, vemos os benefícios tangíveis de aproveitar estruturas como BATNA e ZOPA para negociar seu contrato de consultoria. Elas servem não apenas como ferramentas de negociação, mas como luzes orientadoras, ajudando as organizações a identificar suas prioridades, limites e áreas de compromisso.

Além disso, o reconhecimento de oportunidades de economia muitas vezes negligenciadas pode ser a chave para conseguir um acordo mais favorável, provando que o diabo realmente está nos detalhes. Ao avançar em suas futuras negociações, lembre-se da importância da preparação, da compreensão e da estratégia. Munido dessas ferramentas e percepções, você estará bem equipado para navegar na complexa arena da negociação, garantindo resultados benéficos para todas as partes envolvidas.

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