Então, você contratou um consultor para atender às suas necessidades de gerenciamento de projetos de consultoria. Talvez na esperança de que ele seja o cavaleiro de armadura brilhante, montado em um marcador de quadro branco, pronto para traçar o caminho da salvação para os desafios de sua empresa.

Como um executivo experiente o suficiente para ter visto um ou dois PowerPoints, você entende a necessidade de um plano de jogo sólido para o gerenciamento de projetos de consultoria - com seus cronogramas bem definidos e objetivos ambiciosos - e uma RFP convincente para atrair os parceiros certos.

No entanto, o que muitos de seus mocassins podem negligenciar é o que acontece depois que o consultor arruma suas tabelas e gráficos e se dirige à porta: o importantíssimo acompanhamento.

Porque, sejamos francos, participar do gerenciamento de projetos de consultoria não é apenas ter mais um aficionado por café no escritório. É um investimento. E os verdadeiros dividendos desse investimento? Eles se materializam por meio de um acompanhamento meticuloso.

Sem mais delongas, aqui estão sete dicas para garantir que seus dólares de consultoria não saiam simplesmente pela porta com eles.

1. Objetivo além do projeto no gerenciamento de projetos de consultoria

Visualize como será o sucesso. Não, não no final do projeto - em um prazo mais longo. Imagine alguém prestes a quebrar um bloco de madeira ou concreto com um golpe de karatê.

Se ele mirar no bloco, instintivamente começará a recuar um pouco no momento em que estiver prestes a fazer contato com o bloco. Agora imagine-o concentrado um pé além do quarteirão enquanto ele mira e depois corta. Crack!

Tenha como objetivo ir além do projeto. Isso ajudará a começar a marcar o caminho correto de acompanhamento.

2. Planeje a transição da RFP

Lembre-se, a RFP tem tudo a ver com a aquisição de soluções, não apenas com a compra. Com isso em mente, pense a longo prazo e inclua as maneiras de determinar se as metas de gerenciamento de projetos de consultoria foram atingidas e se será necessário suporte adicional de consultoria após a saída do consultor.

Mantenha contato. Os executivos e os consultores devem manter contato para garantir que os sistemas e as ideias recomendados pelo consultor funcionem para resolver o problema original.

Sim, estamos falando de coleta de dados - evidência de que os novos conhecimentos e sistemas funcionam, falham ou resultam em zero mudanças significativas. Inclua a coleta de pontos de dados durante o projeto por três a seis meses, ou até mesmo um ano depois.

Os pontos de dados precisam medir até que ponto a solução que você estava buscando existe de fato. Você ou o consultor podem analisar esses dados como uma forma de determinar o sucesso, o fracasso ou o status quo do projeto, bem como as próximas etapas a serem seguidas

Inclua uma verificação de conformidade na RFP. Após o término do projeto original, o consultor deve agendar uma visita de retorno para determinar até que ponto a sua equipe absorveu as novas lições e até que ponto os novos sistemas estão sendo incorporados conforme pretendido.

O último produto final poderia ser, na verdade, o caminho proposto.

3. Hora da decisão: Descobrir quais recomendações devem ser mantidas

O fato de você ter pago um consultor para abordar uma lacuna e oferecer uma solução não significa que a sua empresa deva agir às cegas.

Os executivos sênior da empresa podem examinar as sugestões do consultor e selecionar as que têm maior probabilidade de resolver o problema em questão.

Uma vez feita essa triagem, reúna-se com o consultor para obter feedback sobre o que sua equipe escolheu como trigo e o que é joio.

Afinal de contas, o consultor pode ter experiência com o resultado que pode ocorrer (positivo ou negativo) se a recomendação A for mantida e a recomendação B for descartada.

4. Saiba o quê, como e quem antes da saída do consultor

A clareza com relação às próximas etapas é fundamental. Saber o que fazer, mas não saber como fazê-lo, é um obstáculo para o sucesso.

Antes da saída do consultor, reserve um tempo para garantir que todos os afetados saibam o que fazer em seguida, como fazê-lo e que os recursos apropriados serão alocados.

A combinação do o que fazer e o Como fazer isso faz a diferença entre um retorno sobre o investimento em consultoria ou uma perda.

Não basta que os funcionários apenas entendam. O resultado não será alcançado se eles também não conseguirem implementar o que sabem que precisam fazer.

Planeje com antecedência para criar maneiras de gerenciar a implementação e as possíveis falhas.

• Quem será responsável pela implementação do plano? Como a atividade será dirigida?
• Quem será responsável pela correção dos problemas de implementação? Com que frequência e por qual método essa pessoa poderá ser acessada?

5. Plano para reter o conhecimento e as habilidades adquiridas

Seja pela rotatividade da equipe ou pelo período de férias, as novas habilidades podem se perder na correria da vida. Você precisa de um plano para manter essas novas informações na vanguarda do trabalho dos funcionários.

• A transferência de conhecimento é explicitamente parte do mandato?
• Vocês oferecerão cursos de atualização anuais? Manuais on-line? Acesso ao consultor por e-mail ou fórum na Web? Todas as opções acima?
• Haverá um relacionamento de mentoria por um período de tempo prolongado após o término do projeto? A orientação geralmente faz a diferença entre o ROI de longo prazo ou a perda de investimentos em consultoria. Certifique-se de estruturar o acordo com um cronograma e pontos de dados claros para encerrar a mentoria.

6. Mantenha a porta aberta para ideias transformadoras.

Você sabe o que costuma acontecer quando se concentra por um tempo em um projeto e depois se afasta. Ideias novas, talvez até transformadoras, podem surgir inesperadamente.

Dependendo de como a sua empresa está estruturada em termos de gerenciamento de projetos de consultoria, novas ideias podem chegar à sua equipe sênior ou à equipe do projeto. Ou talvez o consultor passe por alguns brainstorms após o término do projeto.

Você vai querer ter acesso a essas novas ideias brutas. Após o intenso foco no projeto, elas podem conter o germe certo de uma ideia que, quando moldada e cultivada, pode proporcionar um avanço imprevisto que aumenta sua vantagem competitiva.

Crie explicitamente o potencial de acompanhamento com o consultor sobre ideias e abordagens inovadoras promissoras após o término do projeto inicial.

7. Inclua os check-ins como uma função forçada

Por fim, supondo que você tenha encontrado a equipe de consultoria Útil, inclua check-ins com a frequência que corresponda ao ritmo de seus negócios para dar uma nova olhada no que foi realizado e talvez no que precisa ser ajustado agora para continuar a otimizar o investimento original.

Esses check-ins incorporados como função forçada também evitarão que os negócios como de costume assumam o controle. Adquirir o consultor e trabalhar no projeto não são os objetivos. As soluções sustentáveis que aumentam sua vantagem competitiva são os objetivos.

Para atingir essas metas, é necessário que você conduza a empresa por uma fase de acompanhamento após a saída da equipe de consultoria, a fim de garantir o maior retorno sobre o seu investimento em consultoria.

Conclusão: O planejamento da despedida deve começar com o "olá

Quando a cortina cai sobre o projeto de um consultor, não é incomum encontrar ambas as partes trocando apertos de mão corteses e cumprimentos, com o sentimento subjacente sendo: "Bem, foi divertido.

E agora, o que fazer?" Infelizmente, muitos projetos ficam à deriva após a consultoria, em grande parte devido a uma falha na previsão. Para os consultores, isso não é muito surpreendente.

Afinal de contas, deixar espaço para apresentações de bis - projetos subsequentes para resolver problemas "descobertos" ao longo do caminho - pode ser parte de seu manual. E podemos culpá-los? Seus negócios prosperam com a repetição de compromissos.

Mas para o cliente? Esse descuido é mais como dar um tiro no próprio pé. Não intencionalmente, é claro, mas o resultado é igualmente doloroso. Os erros pós-projeto podem diminuir, se não anular, os benefícios obtidos com a consultoria.

Para evitar essa armadilha, comece a assentar os tijolos para a conclusão do projeto logo em seu início. Plante as sementes da sustentabilidade no terreno fértil da fase de RFP.

Afinal, se você vai convidar um consultor para o baile, certifique-se de que também planejou a música que tocará quando ele sair da pista.

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