Assim como em qualquer outro serviço profissional, o escopo de um projeto de consultoria é um fator crítico de sucesso. Portanto, antes de contratar uma empresa de consultoria, é importante definir corretamente o escopo de um projeto.

Isso garantirá o sucesso do resultado final de seu projeto. Quando a definição do escopo é feita corretamente, você pode evitar atrasos e custos inesperados no futuro.

Mas o que significa "acertar o escopo"? Para começar, requer uma compreensão clara de cada fase do ciclo de vida do seu projeto, do início ao fim, de modo que todos os participantes envolvidos estejam de acordo com as expectativas.

Nesta postagem, vamos orientá-lo em tudo o que você precisa saber sobre como definir com precisão o escopo de um projeto em RFPs de consultoria.

O fator mais importante provavelmente para o sucesso de seu projeto de consultoriaO primeiro passo é entender o "porquê" por trás disso. Qual é o objetivo de lançar seu novo projeto e quais são suas principais expectativas em relação a ele?

Ao elaborar uma RFP eficaz e conversar com alguns provedores de consultoria em potencial, você gradualmente aprimorará sua visão e esclarecerá todos os aspectos do projeto.

Com base em muitos anos de experiência, elaboramos uma lista das técnicas mais eficazes que você pode usar para redigir o escopo de um projeto de consultoria sem falhas.

#1. Comece sempre com uma visão realista

Ao embarcar em um projeto de consultoria, é fácil se deixar levar pela visão grandiosa do que ele poderia se tornar. Porém, quando você começa a explicar suas necessidades e objetivos, não é incomum perceber que o escopo é muito grande.

Essa constatação pode ser desanimadora, mas na verdade é uma oportunidade de ajustar o plano do projeto. Ao dividir o projeto em partes menores e mais gerenciáveis, você pode garantir que cada componente seja bem definido e alcançável.

Essa abordagem também permite uma alocação mais estratégica de recursos para fornecer um produto final de alta qualidade que atenda aos seus objetivos. Adotar um escopo mais realista requer uma abordagem inteligente, mas, em última análise, levará a um resultado mais bem-sucedido.

#2. Forneça o básico e seja preciso

Comece apresentando o básico. Qual é a situação de seu setor? Quais são os principais desafios que está enfrentando? O que você já fez até agora? Em que você gostaria que o consultor o ajudasse?

Aqui está um bom exemplo para ajudá-lo a entender os pontos:

"O lento crescimento econômico na Europa, em particular, comparado a outros mercados, limitou o crescimento do setor de seguros.

Após um leve aumento em 2017, o crescimento caiu novamente em 2018. Em 2016, novas regulamentações europeias, como a Solvência 2, começaram a ser implementadas. Como resultado, a pressão sobre as funções de risco e conformidade aumentou significativamente.

A política europeia também pode afetar a postura regulatória nos principais mercados. Como resultado, o Risco está se tornando, mais do que nunca, uma função essencial na organização. As seguradoras precisam ajustar os processos e as estratégias de negócios a esse novo ambiente.

Em 2017, a Insurance Co criou uma equipe de Risco e Conformidade no nível do grupo para supervisionar a implementação da Solvência 2 nas diferentes unidades de negócios.

A Insurance Co gostaria agora de analisar as várias opções para organizar suas atividades de risco em nível corporativo e de unidade de negócios e identificar a configuração mais eficiente, levando em conta a posição dos reguladores sobre essa questão crítica."

À primeira vista, parece um projeto simples de design de organização. No entanto, se você olhar mais de perto, alguns elementos-chave parecem estar faltando. O contexto não fornece nenhuma informação sobre os resultados da equipe de Risco e Conformidade existente.

Por que a equipe corporativa quer reorganizar a função de risco apenas dois anos após a criação da equipe? Não há menção à dimensão política do relacionamento corporativo com as unidades de negócios, que geralmente é um elemento-chave em um projeto de design organizacional.

Também pode ser interessante fornecer algumas referências sobre os modelos existentes e antecipar a posição do órgão regulador.

#3. Dê uma ideia clara de onde você está no processo

Seu consultor precisa conhecer todos esses elementos que o ajudarão a entender exatamente onde você está no caminho para o sucesso e a elaborar uma proposta personalizada para suas necessidades.

Aqui está um exemplo de como ele poderia ser:

"Você também pode definir as perguntas de alto nível que deseja responder com o projeto, como, por exemplo:

• Qual é o desempenho atual da estrutura industrial? Como podemos compará-lo com os concorrentes?
• Quais são os desempenhos altos e baixos por função?
• Quais são as diferentes oportunidades de harmonizar a estrutura organizacional?
• Quais são as melhores opções para melhorar a eficiência da organização com base em um benchmark interno?
• Para cada opção, quais seriam os impactos/riscos a serem considerados? Quais são os custos associados e os possíveis benefícios?

Uma primeira avaliação de alto nível mostra um potencial de 7% de economia que contribuirá para o objetivo geral de sinergia da fusão."

#4. Forneça uma descrição abrangente e precisa de seus requisitos

Definir o contexto é fundamental para qualquer projeto bem-sucedido, mas é apenas a primeira etapa. Depois de fornecer o contexto, é hora de mergulhar na essência de seus requisitos.

Sua RFP deve ser cuidadosamente elaborada para incluir todas as perguntas importantes que as empresas de consultoria precisariam fazer para fornecer uma solução adaptada especificamente às suas necessidades.

É aqui que seu conhecimento e experiência entram em ação, pois você precisará identificar não apenas o que deseja, mas também o que precisa. Não tenha receio de consultar colegas ou especialistas para garantir que seus requisitos sejam abrangentes e precisos. Afinal de contas, o sucesso de seu projeto depende disso.

#5. Foco no valor esperado

Há muitas maneiras pelas quais os consultores podem gerar valor em um projeto, mas muito poucos deles podem adivinhar o que você espera se você não o declarar claramente. A melhor maneira de começar é reformular a declaração do seu problema no início desta seção.

Lembre às empresas de consultoria incluídas no processo de RFP quais são os objetivos e os resultados esperados. Se você tiver expectativas específicas em relação aos benefícios, este é provavelmente um bom momento para expressá-las.

O objetivo de alto nível pode ser claramente definido em poucas linhas. Entretanto, muitos caminhos, se não todos, levam a Roma.

Para obter ótimas propostas que atendam às suas necessidades específicas, talvez seja necessário acrescentar algumas precisões no escopo de um projeto em a RFP que ajudará os consultores a "dimensionar" a carga de trabalho e a equipe do projeto, como o nível de confidencialidade e também quem deve estar envolvido na sua parte, bem como o cronograma do projeto.

#6. Busque a clareza com "o que" e não com "como" fazer

Há um equilíbrio delicado ao descrever os resultados esperados. Algumas empresas tendem a fornecer o "o quê" e o "como" ao mesmo tempo.

No entanto, assim que você começa a descrever como a empresa de consultoria deve produzir os resultados, você perde a criatividade e a experiência que um fornecedor externo pode trazer.

Você automaticamente reduz a empresa de consultoria a uma força de trabalho externalizada. Essa situação pode funcionar se você conhecer muito bem o trabalho a ser feito, mas não constitui uma prática recomendada.

Nossa experiência mostra que, mesmo que você se sinta tentado a especificar a metodologia, é importante deixar espaço para que os consultores proponham como abordariam a questão.

Isso permite que você faça ajustes mais tarde e, na maioria das vezes, lhe dará uma nova perspectiva.

#7. O que mais pode ser adicionado ao escopo de um projeto?

Cada projeto é diferente e, muitas vezes, os clientes podem omitir detalhes relacionados ao projeto, às suas circunstâncias ou ao nicho de mercado. Não hesite em acrescentar informações adicionais que possam ser implícitas para você, mas que os consultores menos familiarizados com sua empresa não possam prever.

Antes de finalizar o escopo de um projeto de consultoria, algumas das perguntas que você precisa fazer a si mesmo são as seguintes:

• Você espera que o consultor faça tudo sozinho ou prevê uma equipe conjunta?
• O trabalho será realizado no local?
• Há um local preferido? Requisitos específicos de idioma, talvez?
• Você tem alguma solicitação específica em relação à transferência de conhecimento após a conclusão do projeto?
• Há outras "perguntas paralelas" que devem ser abordadas?

E agora o último ponto-chave... Descreva como você pretende proceder com o processo de seleção. Dessa forma, você poderá garantir um processo justo e assegurar que as empresas de consultoria decidam participar.

Pensamentos Finais

Quando se trata do escopo de um projeto de consultoria, é preciso acertar. Essa não é apenas a melhor maneira de comunicar o problema em questão, mas também garante que todos os prazos, custos e expectativas de todos os envolvidos sejam conhecidos desde o início.

Se um consultor chegar com um escopo preciso definido, haverá menos espaço para erros ou confusão quanto ao que deve ser feito e quando.

Mesmo que ocorram erros - um bug inesperado é introduzido - é mais fácil rastrear o que deu errado, pois todos já sabem quais recursos deveriam ser resolvidos durante a fase anterior.

Afinal de contas, ter visibilidade adequada sobre o que se planeja fazer permite obter ótimos resultados no final! A consultoria pode nunca ser fácil, mas se o escopo de um projeto for bem elaborado, tudo será tranquilo para todos os envolvidos.

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