Encontrar a empresa de consultoria perfeita para suas necessidades pode ser como procurar uma agulha em um palheiro. O mercado está explodindo e deverá crescer de um já respeitável $321,52 bilhões em 2023 para incríveis $395,14 bilhões em 2028, com um CAGR de 4,21%. E com mais consultores do que nunca, não se trata apenas de encontrar qualquer consultor - trata-se de encontrar o consultor certo.

Mas sejamos honestos, com tantas opções e tanta complexidade, é fácil tropeçar. Algumas voltas erradas aqui e ali, e seu processo de terceirização de consultoria pode se transformar em uma caça aos gambás. Mas todos nós já passamos por isso. O segredo é aprender com esses erros e garantir que eles não se repitam.

Portanto, para ajudá-lo, elaboramos uma lista com os cinco principais erros de sourcing de consultoria que você precisa evitar. Estamos falando daqueles erros comuns que podem desviá-lo do caminho, custando-lhe tempo, dinheiro e muito estresse.

Nosso objetivo é dar a você o conhecimento necessário para tomar decisões mais inteligentes, encontrar os consultores certos para o seu projeto e obter o sucesso que deseja. Então, vamos direto ao assunto!

#1. Negligenciar a definição do escopo: Um dos erros mais comuns de sourcing de consultoria

Você não odeia quando contrata alguém para fazer um trabalho, mas acaba obtendo algo que não atinge o objetivo? Pois é, esse é um dos maiores erros de sourcing de consultoria: não ter clareza absoluta sobre o que você quer desde o início.

É como ficar super entusiasmado com as habilidades de um consultor, mas depois esquecer totalmente por que você o chamou em primeiro lugar. O resultado final? Um projeto que é como um brinquedo novo e brilhante que não se encaixa perfeitamente. E a pior parte é que você gastou tempo e dinheiro que nunca mais terá de volta.

Os consultores são como as crianças descoladas da escola; eles adoram uma RFP bem elaborada. Por quê? Porque descobrir o que você quer é como fazer o dever de casa para eles. E, sejamos honestos, ninguém gosta de trabalho extra que não é avaliado (ou, no caso deles, pago).

E se você acha que um escopo de trabalho obscuro apenas atrapalha o início, pense novamente. É como aquela pedrinha no sapato que fica cutucando você - mal-entendidos, discordâncias sobre as contas, falta de mão de obra suficiente no convés, e por aí vai. Portanto, pessoal, vamos fazer nossa lição de casa e dar uma chance a esses consultores!

#2. Ser transparente até o ponto da ingenuidade

Pense em sua empresa como um romance de mistério e os consultores como detetives. Você precisa dar a eles pistas suficientes sobre sua empresa, o setor em que atua e a reviravolta na trama (também conhecida como o contexto do projeto). Dessa forma, eles poderão desvendar o caso e lhe oferecer soluções que se encaixam como uma luva.

E, já que está fazendo isso, por que não dar algumas dicas sobre seu orçamento e cronograma? Isso evitará que eles fiquem girando e apresentem um milhão de abordagens diferentes. Você sabe como é: dê a um consultor uma polegada e ele dará uma milha.

Mas a questão é a seguinte: não revele todos os seus segredos ainda. Mantenha-os atentos até que o contrato seja assinado. Você não quer jogar todas as suas cartas muito cedo e perder a vantagem.

E lembre-se, negociação não é uma palavra ruim. Mas você precisa entender o jogo - o escopo do trabalho, quem está na equipe e quanto vai custar. Portanto, vá em frente e negocie, mas faça isso com inteligência!

#3. Trabalhando com os consultores errados

Vamos ser realistas: as indicações pessoais são ótimas, mas não são a base de tudo. É como pedir ao seu melhor amigo para consertar seu computador - a menos que ele seja um especialista em tecnologia, você pode acabar com uma bagunça maior do que antes. E, a propósito, colocar os relacionamentos acima das habilidades está entre os três principais erros de terceirização de consultoria que você pode cometer.

Digamos que você esteja dando o pontapé inicial em um projeto de estratégia. Você não o entregaria a alguém que nunca liderou um projeto de estratégia, certo? Ou, se o seu mundo gira em torno do agronegócio, você gostaria de ter alguém que conheça bem uma fazenda, não um especialista em finanças.

Portanto, regra número um: combine o projeto com as habilidades certas. Trazer pessoas fora de sua zona de conforto pode causar mais problemas do que vale a pena. Você pode acabar pagando mais pelo suporte de uma equipe júnior ou de outros especialistas.

Além disso, não existe um consultor que sirva para todos os casos. Portanto, não perca tempo procurando um unicórnio que atenda a todas as suas necessidades. Em vez disso, priorize o que é mais importante e converse com algumas consultorias diferentes para ver quem é a mais adequada para o seu desafio.

E, por último, mas não menos importante, não ignore os talentos que estão escondidos em seu próprio quintal. É fácil pensar que os consultores são a resposta para tudo, mas, às vezes, a solução está mais próxima do que você imagina. Verifique o que a sua equipe interna pode fazer antes de procurar ajuda externa.

#4. Como interpretar suas afirmações pelo valor nominal

Não existe uma maneira certa ou errada de verificar as referências. Lembre-se de que, às vezes, os próprios consultores não são totalmente receptivos quando perguntados sobre seu histórico de trabalho, portanto, novamente, não se limite a perguntar diretamente a eles!

Não tenha medo de fazer perguntas difíceis. No entanto, se a empresa de consultoria não puder fornecer referências e outras informações, você provavelmente deve levar seu negócio para outro lugar!

Elabore uma lista de perguntas que sejam relevantes para o seu projeto e para a sua empresa. Por exemplo, suas prioridades são... A experiência deles? Sua capacidade de construir relacionamentos? Suas habilidades de gerenciamento de projetos? Sua capacidade de gerar impacto?

Aqui está um método simples para garantir que as referências sejam adequadas:

• Real: Verifique o histórico das referências
• Relevante: Certifique-se de que os projetos mencionados tenham semelhanças com o seu
• Recente: O projeto foi concluído recentemente (geralmente há menos de três anos)
• Relacionado: A referência diz respeito ao gerente de projeto ou à equipe

DNão se intimide com verificação de referências - é fundamental para minimizar os riscos e aumentar o impacto de seu projeto. Acredite ou não, pular essa etapa é um erro comum de sourcing de consultoria, geralmente porque os clientes temem ofender os consultores. Mas, ei, você está no comando!

#5. Desvinculação após a contratação do consultor

Ao contratar consultores, a maior parte do trabalho começa depois que a tinta do contrato secou. Você deve acompanhar e gerenciar os resultados do projeto e o próprio projeto. Os projetos de consultoria raramente saem de acordo com o planejado.

Gerenciar um projeto de consultoria é, antes de mais nada, gerenciar um projeto. Para maximizar as chances de sucesso do seu projeto, você precisará abordar três elementos: Partes interessadas, projeto e mudança.

Não espere até que o projeto termine para analisar seu desempenho. E comunique suas descobertas aos consultores.

Os motivos para o baixo desempenho podem ser numerosos e simultâneos. Por exemplo, pode ter origem na empresa de consultoria (capacidades, habilidades, experiência etc.) ou em suas equipes (baixa prioridade, pessoal etc.).

Em qualquer caso, geralmente é melhor sentar-se com a empresa de consultoria e resolver o problema juntos.

Você também deve gerenciar o relacionamento com consultores externos quando trabalhar com eles. Para começar, você precisará acompanhar as mudanças no projeto que afetam o escopo, a equipe, o cronograma e os eventos imprevistos.

Se as modificações forem significativas, você deve considerar a possibilidade de alterar o contrato. De qualquer forma, mantenha o registro das alterações nas atas dos Comitês Diretores.

Considere a empresa de consultoria como sua parceira com um objetivo comum: a conclusão do seu projeto. Seja inflexível com relação à qualidade dos resultados. Dê a eles feedback sobre o desempenho, bem como visibilidade sobre os pagamentos.

No final das contas, contratar um consultor é um investimento em sua empresa. E, como em qualquer investimento, vale a pena pesquisar antes de decidir e gerenciar o projeto. Acabamos de falar sobre cinco erros de contratação de consultoria que os executivos costumam cometer quando contratam consultores e como não repeti-los.

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