Quando você contrata uma empresa de consultoria, pode ser tentador entregar as rédeas e deixar os especialistas trabalharem. Afinal de contas, é para isso que eles estão lá, certo? Errado. Embora os consultores tragam conhecimentos especializados, a chave para um projeto bem-sucedido é a parceria (colaboração), não apenas a delegação. Você não pode simplesmente jogar seus desafios por cima da cerca e esperar por um milagre. Um projeto de consultoria não é um esforço individual - é uma jornada co-pilotada em que seu envolvimento ativo é crucial.

Pense nos seus consultores como motores de alto desempenho em um carro esportivo. Eles têm a potência, mas é você quem dirige. Uma abordagem colaborativa garante que o projeto permaneça alinhado com suas metas estratégicas e forneça os resultados de que você precisa. Afinal de contas, os consultores são fornecedores - como qualquer fornecedor, o sucesso deles depende em parte de sua orientação, supervisão e feedback.

Desde o início, a governança clara é o combustível que impulsiona essa parceria. Isso não é algo a ser tratado no meio do caminho; precisa ser incorporado ao estágio da proposta. Ao definir as regras de engajamento desde o início, você cria uma estrutura que promove a transparência, a responsabilidade e a confiança. Você não precisa microgerenciar, mas precisa permanecer no banco do motorista.

Seja integrando seus consultores adequadamente ou assegurando que as funções e responsabilidades estejam bem definidas, gerenciamento de um projeto de consultoria requer mais do que apenas esperar pelos resultados. Com a colaboração certa, você não é apenas um cliente; é um copiloto que garante que o projeto chegue ao seu destino.

Estabelecimento de governança: Definição das regras de engajamento

Se você já viu um projeto de grupo dar errado, saberá por que a governança é tão importante. Sem regras claras e responsabilidade, as coisas podem ficar bagunçadas rapidamente. Estabelecer a governança desde o início é como configurar o GPS do seu projeto - você sabe para onde está indo, como chegar lá e o que fazer se houver trânsito no caminho.

Mas aqui está o ponto crucial: a governança não começa quando o projeto é iniciado. Ela precisa ser definida já na fase de proposta. Pergunte a qualquer consultor que esteja se candidatando à sua empresa como ele planeja gerenciar o projeto. Haverá atualizações regulares? Como as decisões serão tomadas? Qual é o plano para lidar com obstáculos? Se um consultor não conseguir explicar claramente sua estrutura de governança, isso é um sinal de alerta.

Depois de selecionar seu parceiro de consultoria, esses detalhes de governança devem ser formalizados no Declaração de trabalho (SOW). Não passe despercebido por essa seção - ela é o seu plano de como o projeto será gerenciado. Veja a seguir o que precisa ser abordado:

• Marcos: Defina pontos de controle claros em que o progresso será analisado, permitindo que você corrija o curso, se necessário.
• Funções e responsabilidades: Esclareça quem é responsável pelo quê, tanto na sua equipe quanto na equipe deles.
• Protocolos de comunicação: Decida com que frequência as atualizações ocorrerão e qual será o formato delas - não deixe isso ao acaso.
• Comitês de direção: Crie pontos de contato regulares onde os tomadores de decisão internos e a equipe de consultoria possam se reunir, discutir e conduzir o projeto juntos.

A inclusão desses elementos na SOW garante que não haja surpresas posteriores. Ela oferece a você e aos consultores uma estrutura clara de como o projeto será executado, com pontos de verificação acordados para garantir que tudo esteja no caminho certo.

Ao definir as regras de governança desde o início, você evita a armadilha comum da falta de comunicação e da responsabilidade mal colocada. Em vez disso, você estabelece a base para um relacionamento colaborativo e produtivo, que pode conduzir seu projeto ao sucesso sem problemas.

Integração de consultores: Preparando o cenário para o sucesso

A contratação de uma empresa de consultoria é apenas o começo. O verdadeiro trabalho começa com a integração - no entanto, é aqui que muitos projetos tropeçam logo no início. Ignorar ou apressar o processo de integração é como enviar alguém para uma floresta com um mapa escrito em um idioma que ele não entende. Talvez ela acabe encontrando o caminho, mas não sem perder muito tempo e energia.

Os consultores, por mais experientes ou talentosos que sejam, não são leitores de mentes. Eles precisam de contexto - quanto mais profundo, melhor. Embora possam vir munidos de conhecimento especializado, eles não conseguirão compreender totalmente as complexidades da sua organização, a menos que você os ajude. É nesse ponto que a integração se torna essencial. Não se trata apenas de entregar as metas do projeto; trata-se de mergulhá-los na cultura de sua empresa, em seus pontos problemáticos e nos principais participantes envolvidos.

Pense na integração como a sua chance de definir expectativas e criar um relacionamento. Um consultor bem integrado não é apenas mais um fornecedor que cumpre tarefas - ele se torna um parceiro investido, alinhado com sua visão e suas metas.

Veja a seguir o que uma integração completa deve incluir:

• Refinamento do plano de trabalho: Não considere o plano inicial do projeto como um evangelho. Sente-se com seus consultores para revisar e refinar o cronograma, as entregas e os principais objetivos. Esse alinhamento garante que o projeto comece em terreno sólido e evita surpresas desagradáveis.
• Contexto da empresa: Forneça a eles uma análise profunda da sua estrutura organizacional, dos principais participantes e dos desafios específicos que você está enfrentando. Não se trata apenas dos detalhes técnicos, mas também das nuances culturais e operacionais que podem influenciar o projeto.
• As apresentações são importantes: Os consultores devem saber quem é quem em sua organização, especialmente os tomadores de decisão. Certifique-se de facilitar as apresentações aos principais interessados desde o início. Dessa forma, eles saberão exatamente com quem estarão trabalhando e poderão estabelecer esses relacionamentos essenciais desde o início.

Embora a integração possa parecer uma formalidade, é sua primeira oportunidade real de definir o tom de todo o projeto. Ao dedicar tempo para fazer isso corretamente, você reduz as falhas de comunicação, alinha as expectativas e prepara o terreno para uma colaboração mais tranquila e produtiva.

Co-Gerenciamento ativo: Equilibrando o envolvimento sem microgerenciamento

Agora que seus consultores estão prontos, começa o verdadeiro teste: gerenciar o projeto sem estrangulá-lo com muita supervisão. Um dos maiores receios que as empresas têm ao co-gerenciar um projeto de consultoria é o de não tomar providências demais, deixando as coisas saírem do controle, ou de ser muito práticas, microgerenciando cada detalhe e sufocando a experiência dos consultores. É um equilíbrio delicado, mas que pode ser dominado com a abordagem correta.

O cogerenciamento não significa fazer o trabalho dos consultores por eles. Trata-se de manter-se ativamente envolvido, fornecer orientação e garantir que o projeto permaneça alinhado com suas metas de negócios. Você não é apenas o cliente - você é um copiloto, ajudando a conduzir o projeto para o sucesso.

Veja como atingir esse equilíbrio perfeito:

• Responsabilidades claras: Certifique-se de que todos conheçam suas funções. Os consultores estão lá para executar o projeto, mas a função da sua equipe é igualmente essencial, seja fornecendo feedback, oferecendo recursos ou tomando decisões importantes. Reveja regularmente essas funções durante todo o projeto para garantir que nada seja esquecido.
• Check-ins regulares: Não espere até o final do projeto para descobrir que as coisas saíram do rumo. Estabeleça reuniões de verificação semanais ou quinzenais nas quais você possa analisar o progresso, abordar os desafios e fazer correções de rumo. Essas reuniões não precisam ser longas - apenas o suficiente para garantir o alinhamento.
• Os comitês de direção são seus amigos: Use as reuniões do comitê de direção para analisar o progresso em um nível mais alto, envolvendo as principais partes interessadas para tomar decisões estratégicas. Essas sessões devem servir como a bússola do projeto, garantindo que tudo permaneça no caminho certo.
• Acompanhe os marcos, não as minúcias: Embora seja essencial ficar de olho no progresso do projeto, evite se prender aos detalhes do dia a dia. Concentre-se nos principais marcos e resultados e confie nos consultores para gerenciar as tarefas menores.

Quando bem feito, o cogerenciamento mantém o projeto em andamento e, ao mesmo tempo, permite que seus consultores tenham espaço para trazer seus conhecimentos especializados para a mesa. O objetivo não é assumir o controle, mas fornecer a supervisão necessária para garantir que o projeto atinja suas principais metas sem microgerenciar o processo.

Governança: Estabelecimento de uma estrutura para responsabilidade

A governança é um dos elementos mais importantes de qualquer projeto de consultoria, mas, muitas vezes, é deixada de lado. É aqui que a borracha encontra a estrada e, sem uma estrutura de governança clara, até mesmo os planos mais bem elaborados podem vacilar. A governança eficaz define a estrutura de tomada de decisões, os protocolos de comunicação e as medidas de responsabilidade que garantem que o projeto permaneça no caminho certo.

Establishing governance early ensures everyone involved knows who’s responsible for what and how the project will be managed from start to finish. Rather than treating governance as a bureaucratic hurdle, think of it as the scaffolding that supports your project, keeping it upright and moving in the right direction.

Here’s how to build a solid governance framework from the very beginning:

Get Governance in the Proposal Stage

Governance shouldn’t be an afterthought—it needs to be part of the conversation from the very beginning. When soliciting proposals from consultants, ask for detailed plans on how they will manage the project, report on progress, and make decisions. This gives you an early indication of how organised the consulting team is and whether they’re aligned with your expectations.

When drafting the Statement of Work (SOW), be sure to include governance specifics such as:

• Project Milestones: These are key checkpoints where progress is reviewed and approved. Each milestone should have clearly defined deliverables and outcomes.
• Funções e responsabilidades: Clarify who’s responsible for what, both on your internal team and the consultant’s side. This avoids confusion and ensures accountability.
• Protocolos de comunicação: How often will updates be shared? What’s the cadence for meetings? Who should be included in communications?
• Comitês de direção: These are essential for high-level decision-making and should include key stakeholders from both your side and the consulting firm. Establish a regular meeting schedule to keep everyone aligned.

Onboarding Governance

Once governance is defined in the SOW, the next step is implementing it at the start of the project. This is where onboarding plays a crucial role—not just in introducing consultants to your organisation, but in setting the stage for how governance will operate in practice.

• Explain the Decision-Making Process: Consultants need to understand how decisions will be made, who holds the authority, and what processes are in place to escalate issues. Clarifying this from the start ensures smoother decision-making throughout the project.
• Agree on Reporting Structures: Make sure consultants understand what’s expected in terms of reporting. Will there be formal progress reports? Informal weekly check-ins? Setting these expectations upfront reduces friction later on.

Use Governance to Adapt as Projects Evolve

No project ever goes exactly to plan. Timelines shift, priorities evolve, and unforeseen challenges arise. A flexible governance structure allows you to adapt without derailing the project. Steering Committees play a crucial role here, acting as a safety net to keep the project aligned with the overarching business goals.

• Decision-Making Agility: When changes occur, the Steering Committee can make quick, informed decisions, ensuring that any necessary shifts in scope or timelines are handled without unnecessary delays.
• Escalating Issues: Governance frameworks provide a clear pathway for escalating issues. If a problem arises that the project team can’t resolve, it should be quickly escalated to the Steering Committee for resolution.

Ultimately, governance is the glue that holds a consulting project together. It ensures that everyone knows their role, communication flows seamlessly, and decisions are made efficiently. By establishing a strong governance structure early, you create a foundation for a project that runs smoothly, adapts to changes, and delivers the desired results.

Collaboration Over Delegation: You’re Still in Charge

Even though consultants bring specialised knowledge and expertise, it’s important to remember that you, as the client, are still in charge. One of the biggest misconceptions about managing consulting projects is that once the consultants are onboard, the client can step back and wait for the magic to happen. The reality is, without active client participation, projects can drift, misalign with business objectives, or fail to meet expectations.

This is where the concept of co-managing, rather than delegating, comes into play. As the client, your role isn’t to micromanage the consultants, but to stay engaged, provide direction, and ensure that the project remains aligned with your company’s goals.

Here’s how to stay in the driver’s seat while collaborating with your consulting team:

Don’t Abdicate Responsibility

Consultants may be experts in their field, but they don’t know your business as well as you do. It’s your job to guide them, ensuring their recommendations are practical and aligned with your internal goals.

• Stay Engaged: Schedule regular touchpoints where you review progress, ask questions, and offer feedback. Don’t wait until the project is nearing completion to get involved—stay connected throughout.
• Provide Timely Feedback: Consultants rely on your feedback to fine-tune their approach. Whether it’s reviewing deliverables or offering guidance on next steps, your input is critical in keeping the project on track.
• Own the Decisions: Consultants provide insights and recommendations, but it’s your role to make the final calls. Ensure that decision-making remains within your control and that the project is shaped by your business objectives.

Tailor the Project to Fit Your Organisation

Consultants may bring a standard approach, but every organisation is unique. Your involvement ensures that the project is tailored to fit the specific needs, culture, and challenges of your business.

• Co-create Solutions: While consultants may propose solutions, your internal team should be involved in refining them. This ensures that the solutions are realistic, actionable, and aligned with your company’s capabilities.
• Internal Buy-in: The more involved your team is in the project, the more likely they are to buy into the final recommendations. This makes implementation smoother and more successful.

Lead Without Micromanaging

There’s a fine line between staying engaged and micromanaging. The key is to provide leadership and guidance without stifling the consultants’ ability to deliver. Trust their expertise, but remain involved in the direction and decision-making.

• Clarify Expectations: From the outset, make sure both you and the consultants are aligned on what success looks like. Clear expectations prevent misunderstandings and keep the project focused on the right outcomes.
• Be Decisive: When decisions need to be made—whether it’s about changing scope, shifting priorities, or addressing challenges—don’t hesitate. Clear, decisive leadership keeps the project moving forward and prevents delays.

Co-managing a consulting project is about balance. You stay engaged and provide direction, while allowing consultants the space to leverage their expertise. The end result? A project that’s aligned with your business goals, executed efficiently, and delivers the value you’re looking for.

Conclusion: Co-Managing Consulting Projects for Success

At the heart of every successful consulting project is a strong partnership between the client and the consultants. While consultants bring expertise and an external perspective, the project’s ultimate success hinges on how well the client co-manages the process. By staying actively involved, establishing clear governance, and maintaining open communication, companies can ensure that consulting engagements align with their strategic goals and deliver tangible value.

Co-managing consulting projects doesn’t mean micromanaging or interfering with the consultants’ work. It’s about setting the foundation for collaboration, keeping the project on track, and guiding the consultants so their expertise is effectively applied within your organisation. When you lead with clarity and confidence—defining governance, staying engaged, and owning key decisions—you build a framework that ensures the project meets your expectations.

From defining the governance structure in the proposal phase to maintaining oversight throughout the project’s lifecycle, this collaborative approach ensures that consulting projects are executed efficiently and aligned with your business priorities. As the project unfolds, you continue to steer the direction, adapt to changes, and ensure that your organisation remains in control of both the process and the outcomes.

In the end, co-managing isn’t just about getting the results you expect from consultants—it’s about building long-term value, creating stronger relationships, and driving business success. By embracing this approach, you elevate every consulting engagement from a transactional service to a strategic partnership that can transform your organisation.