A aquisição eficaz transcende o mero ato de fazer um pedido. Para alcançar o sucesso sustentado, é necessária uma abordagem contínua e colaborativa que evolua para uma verdadeira parceria. Essa transformação, embora matizada, é fundamental para promover benefícios mútuos e conquistas de longo prazo para ambas as partes envolvidas.

A pergunta "Quando a aquisição de consultoria se transforma em uma parceria?" revela uma exploração mais profunda além da natureza transacional da consultoria de compras. Embora um ponto de vista simples possa concluir que o procurement termina com a assinatura de um contrato, a realidade é mais complexa. O procurement bem-sucedido envolve um processo contínuo que promove a comunicação, alinha os objetivos e cultiva a melhoria contínua. Essa abordagem não apenas otimiza o relacionamento, mas também abre caminho para ganhos substanciais e mútuos.

Todo mundo fala sobre parceria com seus fornecedores-Esse é o tema da moda no mundo das compras. Mas vamos adotar uma abordagem provocativa aqui (deixe o sorriso sarcástico de lado). Que tal fazer uma parceria com o setor de compras? Sabemos que isso pode parecer inédito, mas confie em nós (afinal, somos os especialistas) - é a única maneira de obter o melhor de seus contratos de consultoria. Adotar essa mentalidade, em que o setor de compras não é apenas um guardião, mas um parceiro estratégico, é a chave para obter um sucesso inigualável e maximizar o valor de seus investimentos em consultoria.

Como transformar o Procurement em um parceiro estratégico

Muitas empresas que desejam trabalhar com consultores subestimam o complexo sistema de compras. À primeira vista, parece um processo simples que termina com o pedido. Mas a consultoria não é tão simples assim; simplesmente assinar um contrato e presumir que tudo funcionará exatamente como especificado negligencia a versatilidade da consultoria e dos serviços intelectuais em geral.

Em última análise, ambos os lados esperam desenvolver um relacionamento profissional mutuamente benéfico. Considerar as aquisições como um processo de longo prazo melhora a comunicação, alinha melhor o escopo do relacionamento e fornece os insights necessários para alcançar a melhoria contínua e uma parceria produtiva. Considere estas 5 etapas para um processo de aquisição bem-sucedido:

1) Após a proposta

Não se desvincule dos consultores que você não selecionou para um negócio mútuo. Em vez disso, explique por que você optou por seguir uma direção diferente, dando um feedback honesto sobre os pontos fortes e fracos da proposta deles e como ela poderia ter se alinhado melhor às suas expectativas.

Para você, essa etapa exige apenas um pouco de esforço. Mas, para os consultores que não foram selecionados, você fornece informações valiosas sobre suas expectativas, além da capacidade deles de concorrer a propostas e oportunidades como a sua no futuro.

Os consultores que estiverem dispostos a ouvir poderão usar essas lições para competir melhor por oportunidades semelhantes no futuro. E quem sabe? Talvez você precise de um consultor novamente no futuro, portanto, cultivar relacionamentos com uma variedade de consultores pode ser benéfico para ambos os lados.

2) Gerenciamento de mudanças

Por mais que você se esforce, estabelecer e manter um relacionamento com os consultores na execução de um projeto não será um processo linear. No decorrer do projeto, ocorrerão várias mudanças que você não considerou durante a proposta ou o contrato. Algumas dessas mudanças podem incluir:

Mudanças de escopo. Novas tarefas podem ser adicionadas à medida que uma necessidade se torna clara, ou os resultados que se revelam impossíveis ou difíceis de alcançar podem ser descartados.

Mudanças na equipe. As organizações estão em constante fluxo, e ambos os lados podem ter de levar em conta uma rotatividade que exija ajustes e treinamento adicional.

Alterações no cronograma. Tudo o que é feito antes do início do projeto é uma estimativa; talvez seja necessário ajustar o ritmo à medida que a duração real do projeto for aparecendo.

Eventos imprevistos. Podem ocorrer alterações orçamentárias, fusões de projetos, congelamentos de projetos ou quaisquer outros eventos que afetem a execução do projeto.

O gerenciamento de mudanças é necessário para garantir que essas mudanças não inviabilizem o projeto. Ao manter um registro ativo de todas as alterações à medida que elas ocorrem, é possível ajustar as condições comerciais em tempo hábil e antes que elas se tornem perigosas.

3) Avaliação no meio do projeto

O mais cedo possível, estabeleça para você e seus consultores um ponto de referência na metade do projeto. Esse é o momento perfeito para revisar os objetivos iniciais e voltar ao caminho certo para atingi-los no prazo.

Ao entrar nos detalhes de qualquer projeto, é fácil se deixar levar por minúcias que, em última análise, não afetarão o sucesso geral. Uma avaliação no meio do projeto permite que você e sua equipe garantam que essas tangentes inevitáveis não coloquem em risco o cronograma e o sucesso do projeto maior.

A avaliação intermediária do projeto deve ser um evento importante para todos os envolvidos. Mantenha-a separada das revisões operacionais regulares do projeto, que devem ocorrer em círculos menores e de forma regular.

4) Encerramento do projeto

Após o término do projeto, é hora de fazer uma avaliação completa. Agora é hora de comparar os resultados finais com as metas iniciais, o que permite que você entenda e comece a preparar os ajustes que ainda são necessários para atingir a meta final.

Nesse momento, você também pode avaliar o relacionamento com seus consultores e se eles cumpriram a promessa inicial. Avalie seu provedor usando dimensões como qualidade comercial, qualidade de entrega, postura, talento e conhecimento especializado e ROI em relação ao projeto.

5) Melhoria contínua mútua

Ninguém é perfeito, e nenhum projeto ou relacionamento profissional será impecável. O encerramento do projeto é uma oportunidade para você dar feedback aos fornecedores do projeto sobre o que pensa a respeito dos resultados, da dinâmica do relacionamento e de quaisquer outras dimensões abordadas na análise de encerramento do projeto acima.

Dar feedback permite que seus consultores para melhorar seus negócios, obtendo uma compreensão mais clara das expectativas dos clientes e identificando possíveis pontos cegos. O feedback construtivo também revelará dificuldades de relacionamento que podem ser melhoradas em uma futura parceria com você ou com outros clientes.

Você pode tirar proveito da mesma inteligência, pois ela permite que você entenda melhor a jornada do consultor em seu projeto. Como resultado, você melhorará a competitividade do fornecedor e, por fim, aumentará o potencial de resultados positivos. Ao aprimorar seu processo de aquisição, você poderá contribuir para a coleta de informações sobre o mercado e seus segmentos.

Por fim, você pode se beneficiar do feedback sobre o projeto tanto quanto o seu consultor. Ouvir de seu parceiro sobre o relacionamento e seus sucessos e fracassos permite que você descubra o que pode ser feito melhor no futuro, ajudando-o, em última análise, a trabalhar para melhorar a implementação do projeto. O simples fato de pedir feedback o posicionará como alguém comprometido com boas práticas, abertura e transparência.

Aproveitamento do Consource.io para aprimorar a aquisição de consultoria

No âmbito das aquisições modernas, ferramentas como a Consource.io são um divisor de águas. Elas oferecem uma plataforma estruturada, porém flexível, que aprimora cada estágio do processo de contratação de consultoria, abordando muitos dos desafios discutidos acima.

Permita o trabalho em equipe em todas as etapas:

A aquisição eficaz começa com o envolvimento desde o início do projeto. O Consource.io facilita isso, permitindo que as equipes de aquisição se envolvam desde o início, garantindo o alinhamento dos objetivos e a compreensão clara do escopo do projeto. Esse envolvimento inicial é crucial para preparar o terreno para uma parceria bem-sucedida.

Fornecimento colaborativo de fornecedores e avaliações de propostas:

Com o Consource.io, a busca e a avaliação de fornecedores se tornam um esforço colaborativo. As ferramentas no aplicativo da plataforma oferecem suporte a avaliações detalhadas de propostas, promovendo um processo de tomada de decisão mais completo e inclusivo. Essa abordagem colaborativa garante que os consultores selecionados se alinhem perfeitamente às necessidades do projeto.

Negociação de contratos no aplicativo e red-lining:

A negociação de contratos pode ser um processo complicado, mas a Consource.io o simplifica com recursos de negociação e redelineamento no aplicativo. Isso garante que todas as partes interessadas estejam na mesma página e que todas as alterações sejam rastreadas e documentadas em tempo real, reduzindo o risco de mal-entendidos e facilitando transições mais suaves em diferentes fases do projeto.

Gerenciamento eficiente do relacionamento com o fornecedor:

A comunicação contínua e o gerenciamento do relacionamento são essenciais para o sucesso dos contratos de consultoria. As mensagens no aplicativo da Consource.io mantêm todas as conversas em um só lugar, facilitando o gerenciamento dos relacionamentos com os fornecedores. Além disso, a plataforma fornece perfis de fornecedores atualizados e em 360°, garantindo que todas as informações relevantes sejam facilmente acessíveis quando necessário.

Integração e gerenciamento de desempenho personalizados:

A Consource.io oferece suporte a processos de integração personalizados com informações pré-preenchidas, garantindo que os novos consultores sejam rapidamente colocados em ação. A plataforma também ajuda a gerenciar o desempenho e os riscos do provedor, permitindo que as equipes de aquisição identifiquem e resolvam os problemas antes que eles se agravem. Ao eliminar os prestadores de serviços com baixo desempenho e promover a melhoria contínua, a plataforma garante que a parceria de consultoria permaneça produtiva e alinhada com as metas da empresa.

Gerenciamento estratégico de projetos e governança:

Para os líderes empresariais, o Consource.io oferece ferramentas robustas para gerenciar projetos de forma colaborativa e eficiente. O espaço de trabalho colaborativo da plataforma permite o gerenciamento contínuo de tarefas, arquivos, reuniões e mensagens, tudo em um só lugar. Essa abordagem integrada garante que todos os membros da equipe estejam alinhados e trabalhando em prol de objetivos comuns.

Encerramento abrangente do projeto:

No final de um projeto, o Consource.io facilita um processo de avaliação completo. Ele permite que as equipes validem marcos, entregáveis, faturas e pedidos de alteração, tudo em um só lugar. Essa revisão abrangente ajuda a medir o desempenho do provedor e a analisar o ROI, garantindo que todos os insights sejam capturados e capitalizados para projetos futuros.

Conclusão

Transformar o procurement em uma parceria envolve uma mudança de paradigma das interações transacionais para a colaboração contínua. Ao adotar o gerenciamento de mudanças, avaliações regulares e feedback mútuo, as empresas podem promover parcerias dinâmicas e resilientes.

O aproveitamento da tecnologia e o desenvolvimento da confiança aprimoram ainda mais esses relacionamentos, garantindo o sucesso a longo prazo e os benefícios mútuos. Em última análise, a evolução da aquisição em uma parceria estratégica é essencial para alcançar a excelência sustentada nos resultados do projeto e no crescimento dos negócios.

Muitas vezes, os profissionais de compras expressam frustração por não estarem envolvidos no início do processo, especialmente quando se trata de consultoria. Os melhores compradores de consultoria da categoria entendem que a aquisição eficiente só pode ser obtida por meio de uma abordagem colaborativa em que a aquisição é reconhecida como um parceiro comercial completo. Essa sinergia exige que as linhas de negócios tragam suas necessidades e perspicácia comercial, enquanto a aquisição contribui com sua experiência de compra e habilidades de negociação.

Para que essa colaboração prospere, uma cultura de parceria deve estar profundamente incorporada às práticas diárias. Qualquer coisa menos que isso resulta em resultados abaixo da média, em que uma função lidera enquanto a outra apenas segue. Ao integrar o procurement desde o início e promover um ambiente cooperativo, as empresas podem garantir que todas as partes estejam ativamente envolvidas e sejam valorizadas, o que leva a uma melhor tomada de decisões e a estratégias de procurement mais eficazes.

Criar essa cultura de colaboração não é um esforço único, mas um processo contínuo de envolvimento, comunicação e metas compartilhadas. Quando o setor de compras e as linhas de negócios trabalham juntos de forma integrada, eles criam uma força poderosa que impulsiona a inovação, a eficiência e o sucesso. Essa abordagem integrada transforma o procurement de uma atividade transacional em uma função estratégica que oferece valor duradouro e vantagem competitiva.

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