"A capacidade de uma organização de aprender e traduzir esse aprendizado em ação rapidamente é a vantagem competitiva definitiva." - Jack Welch

A realização de uma análise de gastos com consultoria é um excelente ponto de partida para começar a colocar suas despesas sob controle. Além disso, é uma etapa obrigatória se você implementar o gerenciamento de categorias para a categoria de serviços de consultoria.

Agora você sabe como gasta e com quem gasta, como toma decisões, como compra e como seus fornecedores de consultoria atuam em seus projetos.

No entanto, é a maneira como você utiliza esses dados que distingue os campeões dos jogadores medianos...

#1. Sua primeira jogada? Obtenha ganhos rápidos em um estágio inicial

A maioria das organizações, mesmo estruturadas e monitoradas, criará, em algum momento, exceções. A natureza humana nos leva a burlar o sistema e encontrar soluções alternativas. É por isso que as análises regulares são tão importantes para identificar esses desvios e estimular

Aproveite os dados de sua análise de gastos com consultoria

Agora você está pronto para definir várias ações corretivas que lhe trarão resultados e economias imediatos. Aproveite seus dados para tomar decisões informadas sobre seus gastos com consultoria. Corte, analise, encontre padrões e identifique exceções. Por exemplo, há uma função ou uma unidade de negócios que gasta muito mais dinheiro em consultoria?

Você também pode descobrir que alguns provedores de consultoria são duas vezes mais caros do que outros em projetos semelhantes ou que a mesma empresa de consultoria está cobrando mais na Europa do que na América do Norte. Compreender seu portfólio de projetos lhe dá os cartões para definir a base para melhorar seu sourcing. Você pode identificar segmentos e limites.

Por exemplo, se você tiver um Grupo de Consultoria Interna, poderá explorar como suas equipes trabalham com esse grupo. Por que suas equipes trabalham com eles (ou não)? Como é o preço deles em comparação com o dos provedores externos? Eles colaboram adequadamente?

Conheça bem seu painel de empresas de consultoria

Quando se trata de otimizar seus gastos com consultoria, é essencial analisar os componentes demográficos e de desempenho. Você pode aprimorar esse painel eliminando os que têm baixo desempenho, trazendo sangue novo, apostando na diversidade de fornecedores e identificando possíveis sinergias entre grupos e unidades de negócios.

#2. Em seguida, compre melhor

Entre os fatores críticos de sucesso de um projeto, seja ele terceirizado ou não, está a clareza do escopo e dos objetivos e o talento da equipe.

Para maximizar as chances de sucesso do seu projeto, é preciso garantir que você tenha uma excelente RFP que indique claramente o contexto, as metas e os resultados do projeto. Tenha o cuidado de descrever os resultados que está esperando e não necessariamente os meios para obtê-los.

Outro aspecto importante é colocar seus consultores em concorrência quando isso for relevante (dica: na maioria das vezes). Por exemplo, uma empresa de consultoria pode ser excelente em um projeto, mas não ser a melhor escolha para o próximo projeto. Além disso, talvez você queira analisar novas ideias ou comparar outras abordagens.

#3. Controle suas despesas

Você precisará controlar suas despesas, principalmente quando tiver um processo de aquisição descentralizado para os Serviços de consultoria.

Declarações de intenção em voz alta raramente são eficientes. Em vez disso, você precisa ter um processo de tomada de decisão objetivo e claramente definido para garantir que o orçamento para consultoria seja gasto de acordo com suas prioridades.

O Demand Management o ajudará a equilibrar e alinhar estrategicamente a demanda com seu orçamento de consultoria. O truque é definir os limites corretos para garantir que o sistema permaneça flexível e que as unidades de negócios tenham espaço suficiente para contratar consultores para projetos urgentes e menos estratégicos.

#4. Defina como é o desempenho

Agora você tem processos de compra e de tomada de decisão mais eficientes. No entanto, não está gerenciando o desempenho de seus provedores, o que pode ser particularmente difícil se você lidar com um grande volume de despesas.

Fazer uma análise post-mortem de seus projetos lhe deu uma noção de suas prioridades e dos pontos fortes e fracos de seus provedores. Sua próxima etapa é medir o desempenho longitudinalmente para entrar em um círculo virtuoso de melhoria contínua. Mas o que é sucesso em um projeto de consultoria?

Conhecimento e experiência na área

A maioria das reclamações sobre consultores decorre da falta de conhecimento ou experiência. Quando você analisa seus projetos, os prestadores de serviços de consultoria têm conhecimento relevante suficiente para resolver seus problemas específicos? Ou eles não têm esse conhecimento? Como você avalia a capacidade deles de adaptar o conhecimento e a experiência às tarefas do seu caso? Eles concluem todas as tarefas de acordo com seus padrões e de forma satisfatória?

Iniciativa e proatividade

Trabalhar com consultores pode lhe proporcionar um pensamento inovador e foco no projeto. Eles propõem alguma inovação valiosa? Eles são proativos na solução de problemas?

Produtividade e eficiência

Outro elemento fundamental é a capacidade de entregar no prazo e com qualidade. Seus consultores cumprem todos os termos e prazos estabelecidos no contrato?

Atitude de cooperação e trabalho em equipe

É essencial estabelecer um ambiente de trabalho positivo e coeso para todos os membros da equipe, a fim de definir o tom para um processo tranquilo e produtivo. Seus fornecedores de consultoria criam confiança com suas equipes e sua liderança?

Qualidade do trabalho e dos serviços prestados

Avalie com cuidado e honestidade a qualidade do trabalho realizado pelos consultores. Você deve ter uma base clara e objetiva para avaliar o crescimento, os benefícios e o aprimoramento que eles oferecem e pelos quais são responsáveis. Se houver alguma área ou aspecto do desempenho com o qual você não esteja satisfeito, comunique isso de maneira construtiva e benéfica para ambas as partes.

#5. Não trabalhe com qualquer pessoa - trabalhe com o consultor certo

Certifique-se de que as empresas de consultoria que você está contratando tenham as qualificações necessárias para o seu projeto. Primeiro, colete informações sobre sua estrutura, especialmente sobre o sócio e/ou o gerente de projeto responsável. Em seguida, verifique as referências de clientes anteriores. Aqui estão algumas perguntas que você pode usar para construir seu processo de verificação de referências.

Eles são qualificados para fazer o trabalho?

Um consultor qualificado para um projeto tem o conhecimento funcional adequado - também chamado de capacidade - e já liderou ou participou de vários projetos com escopo semelhante. Ele também tem a experiência certa: setor semelhante e níveis de gerenciamento envolvidos.

Eles entendem o problema que você está tentando resolver?

Uma das principais causas de fracasso em projetos de consultoria é a falta de clareza dos objetivos e requisitos. E os problemas podem vir de clientes que não definem explicitamente suas necessidades e de consultores que não admitem que não entendem ou que não têm conhecimento especializado.

Eles podem trabalhar bem com suas equipes?

Novamente, o elemento humano do sucesso da consultoria é crucial e, no entanto, é o mais negligenciado. Os gerentes de projeto sabem a importância da harmonia e do alinhamento em suas equipes. No entanto, trazer uma pessoa de fora costuma ser complicado, e você precisa se certificar de que as equipes de consultoria estejam nas melhores condições para realizar o trabalho.

Você tem certeza de que eles podem proporcionar o impacto e o ROI que você espera?

O impacto e o ROI devem estar em primeiro plano em sua avaliação. Afinal de contas, o motivo pelo qual você os contratou é para resolver um problema. Pergunte a seus clientes anteriores se eles ficaram satisfeitos com o impacto causado. A relação custo-benefício costuma ser um bom substituto para o ROI, especialmente para projetos em que o valor é mais difícil de medir.

Controle seus gastos com consultoria para obter economia a longo prazo

Como você pode ver, não é tão complexo controlar seus gastos com consultoria. Depois de compreendê-lo e avaliar o desempenho de seus fornecedores de consultoria, você poderá começar a gerar ganhos rápidos.

Por fim, você pode refinar sua análise e se concentrar nos elementos que são cruciais para sua empresa. E essa análise regular pode se tornar um monitoramento de longo prazo de suas despesas de consultoria.

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