Todo empreendimento ambicioso, seja um arranha-céu magnífico ou um projeto comercial impactante, começa com um plano. As palavras de Israelmore Ayivor nos lembram: "Todo grande edifício já começou como um plano de construção... O mesmo acontece com os sonhos".

Para as empresas, esse modelo é o contrato de consultoria - uma pedra angular sobre a qual os projetos transformadores são construídos. Esse documento não é apenas um conjunto de termos e condições; é a personificação da confiança, da clareza e do entendimento mútuo entre as empresas e seus consultores.

É a bússola que garante que todas as partes permaneçam no rumo certo, mesmo ao navegar em terrenos desafiadores. A elaboração de um contrato de consultoria robusto exige precisão, previsão e habilidades de negociação astutas.

Ao nos aventurarmos neste guia, você receberá uma abordagem sistemática para negociar e elaborar um contrato de consultoria que resista ao teste do tempo, aos desafios e às mudanças nos negócios.

1. Prepare-se para sua negociação - O que O que você precisa fazer

Antes de se aprofundar nos elementos-chave, reserve um tempo para se preparar para a negociação. A primeira etapa é chegar a um acordo sobre o que você deseja negociar. Com serviços intangíveis, quase todos os componentes das propostas são negociáveis. Você pode modificar qualquer coisa, desde o escopo, a composição da equipe até, é claro, o preço.

Você também precisa ter em mente o valor geral do projeto em relação ao preço. A compreensão da dinâmica da matriz de pagamento o ajudará a definir a magnitude necessária da negociação. Agora, observe também a margem de manobra que você terá na negociação. Você tem uma vantagem na negociação? Ou suas mãos estão mais ou menos atadas?

Por fim, obtenha o pessoas certas na mesa com base no tamanho e na importância estratégica do projeto. Não gaste semanas negociando custos quando a solução do problema rende mais a cada semana do que o custo do projeto.

Tente antecipar o máximo possível como os consultores agirão para obter o melhor negócio. Nessa situação, o melhor negócio é quando ambas as partes obtêm um resultado positivo.

2. Negociar os elementos-chave - O que não deve ser esquecido

Quando você entra em uma negociação com várias dimensões, os conceitos BATNA (Best Alternative To Negotiate Agreement, melhor alternativa para negociar um acordo) e ZOPA (Zone Of Possible Agreement, zona de possível acordo) podem ser úteis. Eles permitirão que você desenhe um conjunto de possíveis acordos ao longo das diferentes dimensões.

Para criar esse pacote, você precisará analisar como as alterações no escopo ou no pessoal da equipe afetarão o preço e, por outro lado, identificar as compensações que você está disposto a aceitar. Não perca de vista o objetivo: geralmente, é melhor alcançar os resultados esperados do que um resultado incompleto a baixo custo.

Se ainda precisar reduzir os custos, você deve explorar outras oportunidades de economia, como despesas de viagem ou contratação de especialistas.

3. Dê feedback aos consultores insatisfeitos

Não se esqueça de fazer uma reunião com os consultores que perderam o projeto. Reserve um tempo para explicar por que eles não conseguiram o projeto e o que poderiam ter feito de diferente. Isso os ajudará a melhorar suas propostas para o próximo projeto ou para o próximo cliente.

Você também pode pedir aos consultores que lhe deem algum feedback sobre o projeto. Isso pode lhe trazer alguns insights valiosos sobre como suas equipes gerenciam um projeto de consultoria e ajudá-lo a melhorar suas práticas.

4. Elaborar o contrato

"Um contrato só é tão bom quanto as pessoas que o assinam." - Jeffrey Fry

Elaborar um contrato abrangente é como construir um edifício: requer uma base sólida, projetos claros e os materiais certos. Quando se trata de consultoria, o contrato é a espinha dorsal que garante transparência, clareza e confiança mútua.

Dependendo da natureza do seu relacionamento com o consultor e do escopo do trabalho, há alguns tipos de contratos que podem ser considerados:

• Contrato de consultoria padrão: Este é um contrato genérico adequado para a maioria dos projetos de consultoria pontuais. É simples e normalmente abrange termos essenciais, como escopo do trabalho, condições de pagamento e cláusulas de confidencialidade.
• Contrato de Serviço Principal (MSA) + Declaração de Trabalho (SOW): Se você estiver voltando à mesma empresa de consultoria ou profissional para vários projetos, um MSA é uma opção eficiente. Ele estabelece os termos gerais do relacionamento, como condições de pagamento, confidencialidade e resolução de disputas. Os projetos subsequentes podem então ser iniciados com SOWs individuais, que detalham os parâmetros específicos do projeto sem a necessidade de refazer os termos gerais.

LEIA MAIS: MSA, SOW, contratos de consultoria: O guia definitivo (2023)

Embora o uso do modelo proposto pela empresa de consultoria possa parecer conveniente, é fundamental envolver sua equipe jurídica ao redigir ou personalizar esses documentos.

Por fim, sempre mantenha a linguagem do contrato clara e sem jargões, garantindo que todas as partes tenham um entendimento claro de suas responsabilidades. Um contrato bem redigido minimiza as ambiguidades, o que, por sua vez, reduz as chances de disputas no futuro.

5. Formalize suas expectativas

Mesmo que você trabalhe com um contrato de consultoria padrão, a Declaração de Trabalho é o primeiro elemento a ser incluído no contrato. Ela abrange o escopo do trabalho e os entregáveis, o cronograma e as fases, o procedimento de governança e escalonamento e os resultados e métricas esperados.

O contrato é sempre a referência em caso de litígio. Você quer que os consultores se comprometam com os resultados do projeto, não com os meios.

6. Definir os termos e condições - como e por quê

Quando você tiver descrito o trabalho que será feito, como e quando, é hora de definir como os consultores serão pagos. Mesmo que você tenha optado por uma taxa fixa, o cronograma e os termos de pagamento devem estar claramente definidos no contrato.

Se você trabalha com honorários por hora ou com honorários baseados no desempenho, deve incluir as condições para receber o pagamento e as possíveis salvaguardas para evitar descarrilamento.

7. Esclarecer as regras

Dependendo do projeto e da empresa, algumas regras devem ser incluídas no contrato.

• Confidencialidade- Essa cláusula deve estar sempre incluída em um contrato de consultoria. Muitos projetos incluem informações confidenciais sobre a estratégia ou os produtos da empresa.
• Uso de terceiros- Muitas empresas de consultoria trabalham com subcontratados ou fazem parcerias com outras empresas em projetos.
• Propriedade intelectual- Acompanhar as informações e os modelos desenvolvidos durante o projeto e esclarecer a titularidade no contrato.
• Políticas do cliente (como gerenciamento de informações e segurança)-Os Consultores devem cumprir todas as regras que você possa solicitar.
• Conflito de interesses e não competição- Em alguns projetos, talvez você queira se certificar de que os consultores não terão nenhum conflito de interesses ou não venderão a metodologia que desenvolveram para você à concorrência.

8. Prepare-se para o pior - evite os riscos e as armadilhas

É um princípio universal tanto na vida quanto nos negócios: "Espere o melhor, mas prepare-se para o pior". Ao formular um contrato de consultoria, esse mantra é indispensável.

Em primeiro lugar, é essencial reconhecer que, mesmo com a melhor das intenções e o planejamento mais meticuloso, podem surgir desafios imprevistos. Desacelerações econômicas, mudanças na liderança, alterações na dinâmica do mercado ou até mesmo crises globais podem afetar drasticamente a trajetória de um projeto.

Portanto, seu contrato deve ser proativo e não apenas reativo. Identifique possíveis áreas de vulnerabilidade em sua colaboração, seja na forma de atrasos nas entregas, falhas de comunicação, mudanças no escopo ou preocupações orçamentárias. Para cada um desses desafios, incorpore cláusulas que ofereçam caminhos claros para a resolução.

Conclusão - Negociação e preparação de seu contrato de consultoria

A elaboração de um contrato de consultoria eficaz é mais do que apenas marcar caixas e pontuar os pontos. É uma mistura intrincada de compreensão, previsão e negociação estratégica. Ao seguir estas oito etapas, você estabelece uma base sólida para um relacionamento de consultoria que prospera com clareza, confiança e respeito mútuo.

Lembre-se de que, assim como as poderosas estruturas que se erguem a partir de meras plantas, um contrato de consultoria bem estruturado pode abrir caminho para projetos que transformam visões em realidades tangíveis. Portanto, da próxima vez que você estiver na mesa de negociação ou redigindo um contrato, deixe que este guia seja seu farol, garantindo que tanto os sonhos quanto os projetos permaneçam firmes e inabaláveis.

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