Les négociations complexes s'apparentent à une partie d'échecs : chaque mouvement et chaque stratégie comptent. La capacité à reconnaître et à appliquer les nuances des stratégies de négociation peut être la clé pour obtenir l'accord idéal lorsque vous devez négocier votre contrat de conseil, plutôt que de vous contenter de moins.

Les termes BATNA et ZOPA ne sont pas des termes académiques, mais des guides pratiques qui aident les négociateurs à naviguer dans le paysage complexe des discussions et des décisions. Au lieu de plonger dans des définitions abstraites, utilisons une histoire du monde réel pour illustrer ces concepts.

Notre personnage central est NewCo, une entreprise de services publics qui incarne la philosophie de Tom Peters : "Les entreprises excellentes ne croient pas à l'excellence, mais seulement à l'amélioration et au changement constants.

Après avoir investi dans des centrales de nouvelle génération pendant plusieurs années, l'entreprise est confrontée à une augmentation des coûts d'exploitation et à des pressions sur les recettes. NewCo est déterminée à réinventer son modèle d'exploitation et, en conséquence, l'équipe de direction s'engage dans un projet en deux phases (diagnostic + mise en œuvre).

Suite à la Procédure d'appel d'offresPour cette raison, ils décident de collaborer avec leur partenaire-conseil actuel, un guichet unique avec une présence importante. Ils comptent sur l'expertise de l'associé principal qui dirige le projet et sur la relation étroite avec le client pour accélérer le projet.

Rejoignez-nous pour découvrir le parcours de NewCo, en soulignant le rôle essentiel des outils de négociation dans l'obtention de résultats positifs lorsque vous devez négocier votre contrat de consultance.

1. Application de la BATNA - Ce qu'il faut rechercher

La BATNA (Best Alternative to a Negotiated Agreement) désigne l'option de repli, en d'autres termes, ce qu'il faut faire si la négociation en cours aboutit à une impasse. Avant d'entamer la négociation, il convient d'élaborer les solutions de rechange, les "options sans issue". Il faut ensuite évaluer chaque alternative et calculer la valeur de la poursuite de chacune d'entre elles.

Lorsque vous avez terminé, vous pouvez choisir un plan d'action qui aurait la valeur attendue la plus élevée : la BATNA. Enfin, déterminez la valeur de réserve, c'est-à-dire la valeur la plus basse que vous êtes prêt à accepter. Si la valeur de l'accord qui vous est proposé est inférieure à votre valeur de réserve, il est préférable de rejeter l'offre et de poursuivre la BATNA. Si la proposition finale est supérieure à la valeur de réserve, il est préférable d'accepter l'offre.

L'équipe de NewCo a mené un processus d'appel d'offres solide avec trois finalistes qui ont remis des propositions solides. Au cas où la négociation serait bloquée ou se terminerait par un "no-deal", ils savent que John Doe Consulting, le second finaliste, sera une alternative fiable.

Ils ont discuté du prix qu'ils étaient prêts à payer pour le projet. Le projet a été divisé en deux phases avec des prix individuels et une option "go-no-go" à la fin de la phase 1. Ils estiment que la proposition de Consulting Partner est solide, mais souhaitent raccourcir la première phase de 8 à 5 semaines. Ils souhaitent également réduire le prix de la phase 1 de $125K à $50K, et celui de la phase 2 de $380K à $300K. Leur budget total est d'environ $400K.

Ils ont décidé que leurs valeurs de réservation étaient pour la phase 1 - 6 semaines et $75K, et $350K - pour la phase 2..

2. L'application réussie de ZOPA

Le cabinet de conseil qui se trouve en face de vous a lui aussi une BATNA. La ZOPA (Zone d'accord possible) est le fondement de la BATNA : il s'agit de l'éventail des accords acceptables pour vous et le cabinet de conseil par rapport à vos BATNA respectifs.

La ZOPA indique la quantité de valeur créée dans la transaction. La place que vous occupez dans la ZOPA reflète la part de la valeur que vous capturez pour vous-même.

Consulting Partners a remis un prix élevé pour le projet. En tant que titulaire, il a rarement été en concurrence avec NewCo. Ils comprennent que cette fois-ci, NewCo souhaite vraiment travailler avec la meilleure société de conseil. Ils sont prêts à baisser leur prix pour conserver le compte. Ils sont prêts à descendre à $90K pour la phase 1 et 6 semaines avec la même portée, et $300K pour la phase 2.

Si l'on examine attentivement la situation, NewCo et Consulting Partners ont une ZOPA sur la phase 2 mais pas sur la phase 1. Cela signifie qu'ils doivent trouver un compromis.

3. Comprendre le compromis entre la portée et le budget

Pour définir vos options, vous devez connaître vos priorités et la manière dont elles se traduisent dans le cadre de la politique de l'emploi. portée du projet et le prix. Quels sont les compromis que vous êtes prêt à faire ?

La meilleure solution consiste peut-être à augmenter la redevance. En option, vous pouvez réduire le champ d'application. Vous devez toujours comprendre comment vous pouvez travailler au milieu pour obtenir le meilleur compromis.

Lors de la définition du champ d'application, vous devez d'abord penser aux éléments indispensables, puis à votre budget et à la valeur perçue. Examinez les options qui s'offrent à vous et tenez compte de la nature du projet pour identifier la meilleure combinaison entre le champ d'application et le prix.

Une société de conseil peut presque toujours réduire ses honoraires de 10-15% à titre de geste commercial. Toute réduction supplémentaire nécessitera des compromis. Notez que de nombreuses sociétés de conseil commencent à présenter leurs prix avec une remise intégrée basée sur un point de prix défini arbitrairement. N'hésitez pas à insister pour obtenir une nouvelle réduction.

Rappelez-vous que le champ d'application et les honoraires sont liés négativement : réduisez le champ d'application pour les honoraires que vous êtes prêt à payer ou augmentez les honoraires pour le champ d'application que vous voulez inclure.

Après quelques allers-retours, NewCo et Consulting Partners ont trouvé un accord sur la phase 2 de $350K. Toutefois, les négociations se poursuivent sur la phase 1. Consulting Partners a baissé le prix à $90K et la durée à 6 semaines, mais n'est pas disposé à aller plus loin. Ils font valoir qu'entre le diagnostic interne et les entretiens externes, ils sont presque au prix coûtant. Ils proposent de réduire la portée du benchmark externe pour atteindre $75K comme le demande le client et de raccourcir le diagnostic à 5 semaines.

Les cadres de NewCo se réunissent pour discuter de l'opportunité, mais très vite, ils conviennent que le benchmark externe est un "must-have". En examinant les autres propositions, ils se rendent compte que les autres consultants ont proposé entre $80K et $100K pour la phase 1 sur 6 semaines. Ils ont décidé d'ajuster leur valeur de réservation à $90K pour 6 semaines. Ils demandent à leurs partenaires consultants de fournir un effort supplémentaire pour la phase 2.

L'accord est signé peu après, avec la phase 1 - $90K pour 6 semaines, et la phase 2 - $315K..

4. Tirer parti de possibilités d'économies négligées

Lorsque vous traitez plusieurs projets de conseil par mois, vous apprenez à décoder une proposition et à trouver les gisements d'économies potentielles.

Frais de voyage

De nombreux consultants incluent généralement les frais de déplacement et les dépenses dans la proposition en tant que dépenses supplémentaires. Toutefois, certains consultants remettent un prix "tout compris" dans lequel les frais sont déjà inclus. Pour certains projets, lorsque vous savez que vous aurez peu de déplacements, vous pouvez exclure les frais de voyage et les dépenses de la proposition et les facturer séparément. En général, nous recommandons d'imposer le respect de votre propre politique de voyage, avec une validation préalable pour les dépenses importantes.

SG&A

Certains cabinets de conseil peuvent ajouter à la proposition 5-10% pour les frais de vente et d'administration. Ces frais comprennent les copies, les téléphones, etc. C'est toujours un bon point de départ pour les négociations de prix. Cette catégorie constitue également une remise facile de 5% pour plaire à l'équipe chargée des achats (qui atteindra ses objectifs d'économies). N'hésitez pas à la contester.

Experts travaillant sur le projet

Demandez-vous si vous avez besoin de tous les experts figurant dans la proposition et, dans l'affirmative, si vous en avez besoin autant que prévu dans le budget. Parfois, le fait de réduire légèrement la présence de consultants experts sur un projet peut vous aider à gagner une précieuse 10%.

Montée et descente en puissance de l'équipe

De nombreuses propositions sont élaborées avec 100% de l'équipe dès le premier jour. Cependant, il est rare que tout le monde soit dans les starting-blocks. Il se peut que certaines données du client vous manquent ou que vous deviez organiser quelques réunions avec les équipes pour lancer le projet. De même, vous n'avez pas nécessairement besoin de toute l'équipe jusqu'à la fin du projet. L'optimisation de la montée en puissance et de la descente en puissance peut permettre de réaliser des économies substantielles.

Dépenses externes

Si la proposition prévoit des dépenses externes telles que des études de marché ou des entretiens avec des experts, vous pouvez négocier le paiement direct de ces dépenses. En tant qu'entreprise plus importante que la société de conseil, vous serez probablement en mesure de négocier un meilleur prix et d'éviter la majoration des consultants.

LIRE LA SUITE : Comment négocier avec un consultant - Le guide définitif (2023)

Conclusion - Négocier votre accord de consultation

L'art de la négociation est une symphonie de stratégie, de perspicacité et de compréhension. À travers le parcours de NewCo, nous voyons les avantages tangibles de l'utilisation de cadres tels que BATNA et ZOPA pour négocier votre accord de conseil. Ils ne servent pas seulement d'outils de négociation, mais aussi de guides, aidant les organisations à identifier leurs priorités, leurs limites et leurs domaines de compromis.

En outre, le fait de reconnaître des possibilités d'économies souvent négligées peut être la clé d'un accord plus favorable, ce qui prouve que le diable se cache vraiment dans les détails. Lors de vos futures négociations, n'oubliez pas l'importance de la préparation, de la compréhension et de la stratégie. Armé de ces outils et de ces connaissances, vous serez bien équipé pour naviguer dans l'arène complexe de la négociation, garantissant ainsi des résultats bénéfiques pour toutes les parties concernées.

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