La gestion des dépenses de conseil est une tâche redoutable - stimulante et parfois déconcertante ! Il n'est guère surprenant que le conseil, tout comme le fait de rassembler des chats très bien informés, puisse être un peu insaisissable.

Il a cette tendance obstinée à résister à une centralisation totale, juste pour le plaisir. Aujourd'hui, alors que les catégories immatérielles veulent que les secteurs d'activité jouent les capitaines, la tâche principale des achats est de garder tout le monde dans le droit chemin et de siffler quand ils sortent du rang.

Il s'agit en fait d'un tango dans lequel les entités opérationnelles et les achats doivent danser en synchronisation pour obtenir ce glorieux résultat final en termes d'impact et d'économies.

"Méfiez-vous des petites dépenses, une petite fuite peut faire couler un grand navire". - Benjamin Franklin

Peut-être parlait-il par anticipation des dépenses de conseil ? Quoi qu'il en soit, il est essentiel de procéder à des analyses annuelles de vos projets afin de repérer les tendances et les améliorations sournoises. Mais soyez prêts, car voici un bref aperçu des suspects habituels que vous pourriez rencontrer :

Une partie de l'organisation dépense plus que les autres

Une partie de votre organisation dépense 20% de plus que d'autres entités de taille similaire. Quelles pourraient être les causes profondes de cette situation ?

L'étendue des responsabilités détermine les dépenses et la valeur créée

Toutes les parties de l'organisation ne sont pas égales dans l'étendue de leurs responsabilités. Étant donné que les services de conseil sont à peu près proportionnels aux recettes, une grande unité opérationnelle, par exemple, est susceptible d'engager des dépenses de conseil plus élevées qu'une petite unité.

L'examen du ratio dépenses/recettes peut être un bon moyen d'analyser une situation. À l'inverse, dans une situation de redressement, il se peut que vous dépensiez davantage pour les petites unités d'affaires afin de les ramener à la création de valeur.

L'entreprise peut également être un bon client pour les services de conseil. Dans le cas d'une entreprise ayant une direction intégrée chargée des décisions stratégiques et des programmes d'excellence, la direction peut avoir des dépenses de conseil plus importantes.

En revanche, une entreprise décentralisée dont le siège est peu important doit s'attendre à des dépenses peu élevées pour les fonctions centrales.

Si vous avez dépensé des sommes importantes pour des consultations dont les résultats ou l'objectif stratégique sont discutables, vous devriez peut-être remettre en question votre modèle de gouvernance ou votre système de gestion de la demande.

Comment le contexte et la stratégie affectent les dépenses de conseil

Un changement de réglementation, une réorganisation ou une acquisition et le PMI associé peuvent gonfler les dépenses de conseil. Si une partie de l'organisation a lancé une transformation majeure ou a une stratégie ambitieuse, elle peut augmenter ses dépenses en conseil pour accélérer le processus.

Il peut être judicieux d'obtenir plus rapidement de la valeur. Toutefois, veillez à ne pas dépenser trop d'argent avec des consultants de luxe. Et mettez en place un système de reporting mensuel des coûts de conseil. Vous éviterez ainsi les mauvaises surprises.

Parfois, les cadres utilisent le conseil pour contourner des politiques RH strictes, car les règles en matière de conseil sont souvent plus souples. Ils se retrouvent avec une augmentation inattendue des dépenses de conseil au milieu d'un gel du recrutement.

L'objectif de réduction des coûts salariaux a donc été parfaitement atteint au détriment des dépenses de conseil.

Honoraires de conseil et dépenses de conseil - l'empreinte

Gardez à l'esprit que la plupart des projets de conseil séparent les honoraires de conseil des dépenses des équipes de conseil pendant le travail sur les projets. Si vous n'êtes pas prudent, vous risquez de payer jusqu'à 30% supplémentaires du coût total de votre projet uniquement pour les dépenses.

Si Honoraires de conseil Si les délais sont très courts, ce ratio peut s'avérer très élevé. Dans ce cas, veillez surtout à ce que les consultants respectent votre politique en matière de voyages. Il n'y a rien de pire que des consultants qui prennent des vols d'affaires alors que le reste de l'entreprise est frappé d'une interdiction de voyager.

Si l'entité qui sélectionne les cabinets de conseil est basée en Europe et a tendance à faire des achats locaux, chaque projet en Amérique du Nord ou en Asie sera assorti d'une prime. Ne pensez pas que vous êtes à l'abri parce que vous travaillez avec un grand cabinet de conseil international.

Comme la plupart d'entre eux ont des comptes de résultat locaux et sont contraints d'optimiser leurs ressources locales, ils préfèrent envoyer leurs ressources européennes sans personnel plutôt que de trouver des ressources locales pour votre projet.

Une société de conseil facture plus que les autres

En examinant les chiffres, vous vous rendez compte que John Doe Consulting facture 40% de plus que vos autres fournisseurs de services de conseil pour des projets similaires. Ou peut-être ne facture-t-il davantage que lorsqu'il travaille avec la Business Unit B, la plus rentable de vos BU.

Le champ d'application et les résultats attendus

Examinez attentivement la portée et les résultats des projets. Pour les projets de grande envergure comportant plusieurs phases, vous pouvez soit passer un contrat pour un grand projet, soit pour plusieurs petits projets suivant les phases. Un autre point à examiner est la portée des projets.

Par exemple, dans le cadre d'un projet de production allégée, une unité opérationnelle peut décider de travailler simultanément sur toutes les usines, tandis qu'une autre travaille sur un petit groupe pilote, avant de le mettre en œuvre dans le reste de l'organisation.

La complexité

La complexité du projet peut également avoir un impact sur le prix. Peut-être ne faites-vous appel à John Doe Consulting que pour des projets plus complexes parce qu'il est bien informé et qu'il peut mobiliser un grand nombre d'experts dans un court laps de temps.

Évidemment, cela se paie souvent au prix fort. De même, si seule une poignée d'entreprises peut mener à bien un projet stratégique donné, les règles de l'offre et de la demande prévalent.

L'empreinte

L'empreinte de l'organisation peut également avoir une incidence sur le prix des projets par le biais des dépenses, comme indiqué précédemment.

Une unité commerciale fortement centralisée et basée uniquement dans une région devra probablement faire face à des frais de conseil moins élevés qu'une entreprise basée dans plusieurs régions.

Le dilemme prix-valeur

Certains cabinets de conseil sont tout simplement plus chers que d'autres. La vraie question que vous devez vous poser est la suivante : "Qu'est-ce qui vaut la peine d'être investi ?

Dépenser plus n'est pas toujours une erreur si le retour sur investissement est excellent. Ce qui compte le plus, c'est l'adéquation et l'impact.

La culture

Si vos équipes sont culturellement homogènes ou, au contraire, extrêmement diversifiées, l'évaluation des performances ne sera probablement pas influencée par les différences culturelles individuelles.

Toutefois, si vos unités opérationnelles ont des structures culturelles différentes, il n'est peut-être pas judicieux de comparer les résultats de performance de l'une à l'autre.

En d'autres termes, votre BU basée au Brésil obtiendra probablement de meilleurs résultats, indépendamment des derniers résultats de l'équipe de football.

La qualité de leurs fournisseurs

Les scores de performance inférieurs peuvent provenir de la qualité des fournisseurs. Ils peuvent être liés à la qualité du marché local du conseil. Lorsque vous recherchez les meilleurs fournisseurs pour vos activités directes, la logique qui sous-tend ces activités devrait également s'appliquer à vos dépenses de conseil.

La probabilité de les trouver dans un rayon de 8 km est assez faible. Le fait d'avoir été camarade de classe de l'un des partenaires ou d'appartenir au même club de supporters de base-ball n'est guère mieux.

Un département travaille presque exclusivement avec une société de conseil

Travailler avec des consultants familiers est confortable. Les consultants connaissent très bien votre entreprise, sa complexité et même sa politique interne. Cependant, nous sommes toujours étonnés de voir le même partenaire senior passer du statut de spécialiste de la tarification à celui d'expert de l'allègement ou de gourou du numérique.

Et s'il ne s'agissait que de l'associé principal faisant équipe avec d'autres associés qualifiés, on observe le même phénomène au niveau des directeurs et des consultants. En d'autres termes, il s'agit toujours de la même équipe, avec des maillots de couleurs différentes.

Que faire ensuite ?

Après avoir passé au crible le trésor de vos dépenses et repéré les éléments aberrants, il est temps de passer à l'action. Pensez-y comme à un nettoyage de printemps, mais pour votre budget de conseil. Il existe une multitude de façons de s'attaquer à ces problèmes.

Mais n'oubliez pas que le rythme auquel vous procédez dépend en grande partie de la rapidité avec laquelle vous voulez (ou devez) arrêter de vous gratter la tête. Examinons quatre méthodes, allant d'une simple discussion autour d'un thé à une véritable intervention :

• Mettre en place une politique de concurrence systématique - un petit coup de pouce pour rappeler aux fournisseurs qu'ils ne doivent pas se laisser aller à trop de confort.
• Centraliser les budgets de conseil par secteur d'activité - parce que l'alignement est une belle chose.
• Plafonner les dépenses de conseil par unité, en se référant soit aux données passées, soit à la ligne de base - en fixant des limites, dans un style financier.
• Lancement d'un processus de gestion de la demande - en veillant à ce que chaque centime dépensé corresponde au retour sur investissement que vous obtenez.

Mais une fois la poussière retombée, il ne reste plus qu'une question brûlante : en avez-vous eu pour votre argent ? Les bizarreries dans vos dépenses ne sont pas automatiquement synonymes de maladresses ou d'accidents. Elles cachent peut-être une stratégie géniale.

Il est essentiel de surveiller en permanence, de repérer ces anomalies et de s'assurer que non seulement les dépenses de conseil, mais aussi leurs fluctuations, sont maintenues sous contrôle.

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