"La capacité d'une organisation à apprendre et à traduire rapidement cet apprentissage en actions constitue l'ultime avantage concurrentiel." - Jack Welch

La réalisation d'une analyse des dépenses de conseil est un excellent point de départ pour maîtriser vos dépenses. En outre, il s'agit d'une étape obligatoire si vous mettez en place une gestion par catégorie pour la catégorie des services de conseil.

Vous savez maintenant comment vous dépensez et avec qui, comment vous prenez vos décisions, comment vous achetez et comment vos fournisseurs de services de conseil se comportent dans le cadre de vos projets.

Cependant, c'est la manière dont vous utilisez ces données qui distingue les champions des joueurs moyens...

#1. Votre première action ? Obtenir des gains rapides à un stade précoce

La plupart des organisations, même structurées et contrôlées, créent, à un moment ou à un autre, des exceptions. La nature humaine nous pousse à jouer avec le système et à trouver des solutions de contournement. C'est pourquoi il est si important de procéder à des analyses régulières afin d'identifier ces valeurs aberrantes et d'y remédier.

Exploiter les données de votre analyse des dépenses de conseil

Vous êtes maintenant prêt à définir plusieurs actions correctives qui vous permettront d'obtenir des résultats immédiats et de réaliser des économies. Tirez parti de vos données pour prendre des décisions éclairées sur vos dépenses de conseil. Découpez les données, trouvez des modèles et identifiez les valeurs aberrantes. Par exemple, y a-t-il une fonction ou une unité opérationnelle qui dépense beaucoup plus d'argent en conseil ?

Vous pouvez également constater que certains prestataires de services de conseil sont deux fois plus chers que d'autres pour des projets similaires ou que le même cabinet de conseil facture davantage en Europe qu'en Amérique du Nord. La compréhension de votre portefeuille de projets vous donne les cartes pour définir la base de l'amélioration de votre sourcing. Vous pouvez identifier des segments et des seuils.

Par exemple, si vous disposez d'un groupe de conseil interne, vous pouvez étudier la manière dont vos équipes travaillent avec ce groupe. Pourquoi vos équipes travaillent-elles avec eux (ou pas) ? Comment leurs tarifs sont-ils comparés à ceux des prestataires externes ? Collaborent-elles correctement ?

Bien connaître son panel de sociétés de conseil

Lorsqu'il s'agit d'optimiser vos dépenses de conseil, il est essentiel d'examiner à la fois les composantes démographiques et de performance. Vous pouvez améliorer ce panel en vous débarrassant des moins performants, en apportant du sang neuf, en jouant sur la diversité des fournisseurs et en identifiant les synergies potentielles entre les groupes et les unités opérationnelles.

#2. Ensuite, acheter mieux

Parmi les facteurs critiques de réussite d'un projet, qu'il soit externalisé ou non, figurent la clarté du champ d'application et des objectifs ainsi que le talent de l'équipe.

Pour maximiser les chances de réussite de votre projet, vous devez vous assurer que vous disposez d'un bon appel d'offres qui énonce clairement le contexte, les objectifs et les résultats attendus du projet. Veillez à décrire les résultats que vous attendez et pas nécessairement les moyens de les obtenir.

Un autre aspect important est de mettre vos consultants en concurrence lorsque c'est pertinent (indice : la plupart du temps). Par exemple, un cabinet de conseil peut être excellent sur un projet mais ne pas être le meilleur choix pour le projet suivant. En outre, vous pouvez souhaiter examiner de nouvelles idées ou comparer d'autres approches.

#3. Maîtrisez vos dépenses

Vous devrez contrôler vos dépenses, en particulier lorsque vous disposez d'un processus d'acquisition décentralisé pour les services de conseil.

Les déclarations d'intention bruyantes sont rarement efficaces. Au lieu de cela, vous devez disposer d'un processus de décision clairement défini et objectif pour vous assurer que vous utilisez votre budget de conseil en fonction de vos priorités.

La gestion de la demande vous aidera à équilibrer et à aligner stratégiquement la demande avec votre budget de conseil. L'astuce consiste à fixer les bons seuils pour que le système reste flexible et que les unités opérationnelles disposent d'une marge de manœuvre suffisante pour engager des consultants pour des projets urgents et moins stratégiques.

#4. Définir ce qu'est la performance

Vous disposez désormais de processus d'achat et de prise de décision plus efficaces. Cependant, vous ne gérez pas la performance de vos fournisseurs, ce qui peut être particulièrement préoccupant si vous gérez un volume important de dépenses.

L'analyse post-mortem de vos projets vous a permis de connaître vos priorités ainsi que les forces et les faiblesses de vos prestataires. L'étape suivante consiste à mesurer la performance de manière longitudinale afin d'entrer dans un cercle vertueux d'amélioration continue. Mais qu'est-ce que la réussite d'un projet de conseil ?

Connaissance et expérience dans le domaine

La plupart des plaintes concernant les consultants sont dues à un manque d'expertise ou d'expérience. Lorsque vous examinez vos projets, vos prestataires de services de conseil disposent-ils d'une expertise suffisante pour résoudre vos problèmes spécifiques ? Ou bien cette expertise leur fait-elle défaut ? Comment évaluez-vous leur capacité à adapter leurs connaissances et leur expérience aux missions qui leur sont confiées ? Réalisent-ils toutes les tâches conformément à vos normes et de manière satisfaisante ?

Initiative et proactivité

Travailler avec des consultants peut vous permettre de sortir des sentiers battus et de vous concentrer sur le projet. Proposent-ils des innovations intéressantes ? Sont-ils proactifs dans la résolution des problèmes ?

Productivité et efficacité

Un autre élément essentiel est la capacité à respecter les délais et la qualité. Vos consultants respectent-ils toutes les conditions et les délais fixés dans l'accord ?

Attitude de coopération et de travail d'équipe

Il est essentiel d'établir un environnement de travail positif et cohésif pour tous les membres de l'équipe, afin de donner le ton à un processus fluide et productif. Vos prestataires de services de conseil établissent-ils une relation de confiance avec vos équipes et votre direction ?

Qualité du travail et des services fournis

Évaluez soigneusement et honnêtement la qualité du travail effectué par les consultants. Vous devez disposer d'une base claire et objective pour évaluer la croissance, les avantages et les améliorations qu'ils fournissent et dont ils sont responsables. Si vous n'êtes pas satisfait d'un domaine ou d'un aspect de la performance, faites-le savoir d'une manière constructive et bénéfique pour les deux parties.

#5. Ne travaillez pas avec n'importe qui - Travaillez avec le bon consultant

Assurez-vous que les sociétés de conseil que vous engagez ont les qualifications requises pour votre projet. Tout d'abord, recueillez des informations sur leur structure, en particulier sur l'associé et/ou le chef de projet responsable. Ensuite, vérifiez les références d'anciens clients. Voici quelques questions que vous pouvez utiliser pour établir votre liste de références. processus de vérification des références.

Sont-ils qualifiés pour faire le travail ?

Un consultant qualifié pour un projet possède l'expertise fonctionnelle adéquate - également appelée capacité - et a dirigé ou participé à plusieurs projets de portée similaire. Il possède également l'expérience requise : secteur d'activité similaire et niveaux de gestion concernés.

Comprennent-ils le problème que vous essayez de résoudre ?

L'une des principales causes d'échec des projets de conseil est le manque de clarté des objectifs et des exigences. Les problèmes peuvent venir des clients qui ne définissent pas explicitement leurs besoins et des consultants qui n'admettent pas qu'ils ne comprennent pas ou qu'ils manquent d'expertise.

Peuvent-ils bien travailler avec vos équipes ?

Une fois de plus, l'élément humain de la réussite d'un projet de conseil est crucial et pourtant le plus négligé. Les chefs de projet connaissent l'importance de l'harmonie et de l'alignement au sein de leurs équipes. Cependant, faire appel à une personne extérieure est souvent compliqué, et il faut s'assurer de mettre les équipes de consultants dans les meilleures conditions possibles.

Êtes-vous sûr qu'ils peuvent avoir l'impact et le retour sur investissement que vous attendez ?

L'impact et le retour sur investissement doivent être au cœur de votre évaluation. Après tout, si vous les engagez, c'est pour résoudre un problème. Demandez à leurs anciens clients s'ils ont été satisfaits de l'impact obtenu. Le rapport qualité-prix est souvent un bon indicateur du retour sur investissement, en particulier pour les projets dont la valeur est plus difficile à mesurer.

Maîtrisez vos dépenses de conseil pour réaliser des économies à long terme

Comme vous pouvez le constater, il n'est pas très compliqué de maîtriser ses dépenses de conseil. Une fois que vous l'aurez compris et que vous aurez évalué les performances de vos fournisseurs de services de conseil, vous pourrez commencer à réaliser des gains rapides.

Enfin, vous pouvez affiner votre analyse et vous concentrer sur les éléments cruciaux pour votre entreprise. Cette analyse régulière peut devenir un suivi à long terme de vos frais de conseil.

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