Un approvisionnement efficace dépasse le simple fait de passer une commande. Pour obtenir un succès durable, il faut une approche continue et collaborative qui évolue vers un véritable partenariat. Cette transformation, bien que nuancée, est essentielle pour favoriser les avantages mutuels et les réalisations à long terme pour les deux parties concernées.

La question "Quand l'achat de services de conseil se transforme-t-il en partenariat ?" révèle une exploration plus profonde que la nature transactionnelle de l'achat de services de conseil. Alors qu'un point de vue simple pourrait conclure que la passation de marchés se termine par la signature d'un contrat, la réalité est plus complexe. Une passation de marchés réussie implique un processus continu qui favorise la communication, aligne les objectifs et cultive l'amélioration continue. Cette approche permet non seulement d'optimiser la relation, mais aussi d'ouvrir la voie à des gains mutuels substantiels.

Tout le monde parle de le partenariat avec vos fournisseurs-C'est le sujet à la mode dans le monde des marchés publics. Mais adoptons une approche provocatrice (le sourire sarcastique est de rigueur). Que diriez-vous d'un partenariat avec les achats ? Nous savons que cela peut sembler inouï, mais croyez-nous (nous sommes les experts, après tout), c'est le seul moyen de tirer le meilleur parti de vos missions de conseil. Adopter cet état d'esprit, où l'approvisionnement n'est pas seulement un gardien mais un partenaire stratégique, est la clé d'un succès inégalé et d'une maximisation de la valeur de vos investissements en matière de conseil.

Comment transformer l'approvisionnement en un partenaire stratégique

Trop d'entreprises souhaitant travailler avec des consultants sous-estiment la complexité du système de passation des marchés. À première vue, il s'agit d'un processus simple qui se termine par une commande. Mais le conseil n'est pas si simple que cela ; se contenter de signer un contrat et supposer que tout se passera exactement comme prévu, c'est négliger la polyvalence du conseil, et des services intellectuels en général.

En fin de compte, les deux parties espèrent développer une relation professionnelle mutuellement bénéfique. Considérer la passation de marchés comme un processus à long terme permet d'améliorer la communication, de mieux définir la portée de la relation et d'obtenir les informations nécessaires à l'amélioration continue et à la mise en place d'un partenariat productif. Considérez ces 5 étapes pour un processus de passation de marchés réussi :

1) Après la proposition

Ne vous désengagez pas avec les consultants que vous n'avez pas sélectionnés pour un contrat mutuel. Expliquez plutôt pourquoi vous avez choisi une autre direction, en donnant un retour d'information honnête sur les forces et les faiblesses de leur proposition et sur la manière dont elle aurait pu mieux correspondre à vos attentes.

Pour vous, cette étape ne demande que peu d'efforts. Mais pour les consultants que vous n'avez pas sélectionnés, vous fournissez des informations précieuses sur vos attentes, ainsi que sur leur capacité à concourir pour des propositions et des opportunités telles que la vôtre à l'avenir.

Les consultants qui sont prêts à écouter pourront utiliser ces leçons pour mieux rivaliser pour des opportunités similaires à l'avenir. Et qui sait ? Peut-être aurez-vous à nouveau besoin d'un consultant à l'avenir, c'est pourquoi il peut être bénéfique pour les deux parties d'entretenir des relations avec un large éventail de consultants.

2) Gestion du changement

Quels que soient vos efforts, l'établissement et le maintien d'une relation avec des consultants dans le cadre de l'exécution d'un projet n'est pas un processus linéaire. Au cours du projet, un certain nombre de changements interviendront que vous n'aviez pas pris en compte lors de l'élaboration de la proposition ou du contrat. Certains de ces changements peuvent être les suivants

Changements de portée. De nouvelles tâches peuvent être ajoutées lorsqu'un besoin devient évident, ou des résultats qui s'avèrent impossibles ou difficiles à atteindre peuvent être abandonnés.

Changements de personnel. Les organisations sont en constante évolution et les deux parties peuvent être amenées à tenir compte d'une rotation du personnel qui nécessite une adaptation et une formation supplémentaire.

Modifications du calendrier. Tout ce qui se passe avant le début du projet est une estimation ; vous devrez peut-être ajuster le rythme à mesure que la durée réelle du projet sera connue.

Événements imprévus. Des changements de budget, des fusions de projets, des gels de projets ou d'autres événements peuvent survenir et affecter l'exécution du projet.

La gestion des changements est nécessaire pour s'assurer que ces changements ne font pas dérailler le projet. En tenant un registre actif de tous les changements au fur et à mesure qu'ils se produisent, vous pouvez ajuster les conditions commerciales en temps utile et avant qu'elles ne deviennent dangereuses.

3) Évaluation à mi-parcours du projet

Le plus tôt possible, fixez-vous, ainsi qu'à vos consultants, un point de repère vers le milieu du projet. C'est le moment idéal pour revoir les objectifs initiaux et se remettre sur la voie de leur réalisation dans les délais impartis.

Lorsque l'on entre dans les détails d'un projet, il est facile de se laisser emporter par des détails qui, en fin de compte, n'auront pas d'incidence sur la réussite globale. Une évaluation en milieu de projet vous permet, à vous et à votre équipe, de veiller à ce que ces inévitables tangentes ne mettent pas en péril le calendrier et la réussite du projet dans son ensemble.

L'évaluation à mi-parcours du projet doit être un événement majeur pour toutes les personnes concernées. Elle doit être séparée des examens opérationnels réguliers du projet, qui doivent avoir lieu dans des cercles plus restreints et à intervalles réguliers.

4) Clôture du projet

Une fois le projet arrivé à son terme, il est temps de procéder à une évaluation approfondie. Il s'agit de comparer vos résultats finaux avec vos objectifs initiaux, ce qui vous permet de comprendre et de commencer à préparer les ajustements qui sont encore nécessaires pour atteindre votre objectif final.

À ce stade, vous pouvez également évaluer la relation avec vos consultants et déterminer s'ils ont tenu leurs promesses initiales. Évaluez votre prestataire sur la base de critères tels que la qualité commerciale, la qualité des prestations, la posture, le talent et l'expertise, et le retour sur investissement dans le cadre du projet.

5) Amélioration mutuelle continue

Personne n'est parfait, et aucun projet ou relation professionnelle ne sera sans faille. La clôture du projet est l'occasion pour vous de faire part à vos fournisseurs de votre avis sur les résultats, la dynamique de la relation et toutes les autres dimensions que vous avez abordées dans l'examen de la clôture du projet ci-dessus.

Le retour d'information permet à vos consultants d'améliorer leur activité en comprenant mieux les attentes des clients et en identifiant les points faibles potentiels. Un retour d'information constructif permettra également de mettre au jour des difficultés relationnelles qui pourront être améliorées dans le cadre d'un futur partenariat avec vous ou avec d'autres clients.

Vous pouvez tirer parti de la même intelligence, car elle vous permet de mieux comprendre le parcours du consultant tout au long de votre projet. Vous améliorerez ainsi la compétitivité de vos fournisseurs et, en fin de compte, vous augmenterez le potentiel de résultats positifs. En améliorant votre processus d'achat, vous serez en mesure de contribuer à la collecte d'informations sur le marché et ses segments.

Enfin, vous pouvez bénéficier d'un retour d'information sur le projet tout autant que votre consultant. Le fait d'entendre votre partenaire parler de la relation, de ses succès et de ses échecs vous permet de découvrir ce que vous pouvez améliorer à l'avenir, ce qui vous aidera en fin de compte à améliorer la mise en œuvre du projet. Le simple fait de demander un retour d'information vous permettra de vous engager en faveur des bonnes pratiques, de l'ouverture et de la transparence.

Tirer parti de Consource.io pour améliorer l'acquisition de services de conseil

Dans le domaine de l'approvisionnement moderne, des outils comme Consource.io changent la donne. Ils offrent une plateforme structurée mais flexible qui améliore chaque étape du processus d'engagement des consultants, en relevant un grand nombre des défis évoqués ci-dessus.

Favoriser le travail d'équipe à chaque étape :

Un approvisionnement efficace commence par une implication dès le début du projet. Consource.io facilite ce processus en permettant aux équipes chargées des achats de s'impliquer très tôt, en garantissant l'alignement des objectifs et une compréhension claire de la portée du projet. Cette implication précoce est cruciale pour préparer le terrain à un partenariat fructueux.

Recherche collaborative de fournisseurs et évaluation des propositions :

Avec Consource.io, la recherche et l'évaluation des fournisseurs deviennent un effort collaboratif. Les outils in-app de la plateforme soutiennent les évaluations détaillées des propositions, favorisant un processus de prise de décision plus approfondi et inclusif. Cette approche collaborative garantit que les consultants sélectionnés correspondent parfaitement aux besoins du projet.

Négociation de contrats en cours d'application et Red-lining :

Négocier des contrats peut être un processus lourd, mais Consource.io le rationalise grâce à des capacités de négociation et de reformulation in-app. Cela permet de s'assurer que toutes les parties prenantes sont sur la même longueur d'onde et que tous les changements sont suivis et documentés en temps réel, réduisant ainsi le risque de malentendus et facilitant des transitions plus fluides à travers les différentes phases du projet.

Gestion efficace des relations avec les fournisseurs :

La communication continue et la gestion des relations sont essentielles à la réussite des missions de conseil. La messagerie in-app de Consource.io permet de conserver toutes les conversations en un seul endroit, ce qui facilite la gestion des relations avec les fournisseurs. En outre, la plateforme fournit des profils de fournisseurs actualisés et à 360°, garantissant que toutes les informations pertinentes sont facilement accessibles en cas de besoin.

Onboarding et gestion des performances sur mesure :

Consource.io prend en charge des processus d'intégration personnalisés avec des informations pré-remplies, garantissant que les nouveaux consultants sont rapidement mis au courant. La plateforme aide également à gérer les performances et les risques des fournisseurs, ce qui permet aux équipes d'approvisionnement d'identifier et de traiter les problèmes avant qu'ils ne s'aggravent. En éliminant les prestataires les moins performants et en encourageant l'amélioration continue, la plateforme garantit que le partenariat de conseil reste productif et aligné sur les objectifs de l'entreprise.

Gestion stratégique des projets et gouvernance :

Pour les chefs d'entreprise, Consource.io offre des outils robustes pour gérer les projets de manière collaborative et efficace. L'espace de travail collaboratif de la plateforme permet une gestion transparente des tâches, des fichiers, des réunions et des messages, le tout en un seul endroit. Cette approche intégrée garantit que tous les membres de l'équipe sont alignés et travaillent vers des objectifs communs.

Clôture globale du projet :

À la fin d'un projet, Consource.io facilite un processus d'évaluation approfondi. Il permet aux équipes de valider les étapes, les livrables, les factures et les ordres de modification en un seul endroit. Cet examen complet permet de mesurer la performance du prestataire et d'analyser le retour sur investissement, en s'assurant que toutes les informations sont capturées et capitalisées pour les projets futurs.

Conclusion

Transformer la passation de marchés en partenariat implique un changement de paradigme : passer d'interactions transactionnelles à une collaboration continue. En adoptant une gestion du changement, des évaluations régulières et un retour d'information mutuel, les entreprises peuvent favoriser des partenariats dynamiques et résistants.

L'exploitation de la technologie et l'instauration d'un climat de confiance renforcent encore ces relations, garantissant un succès à long terme et des avantages mutuels. En fin de compte, l'évolution de la passation de marchés vers un partenariat stratégique est essentielle pour atteindre une excellence durable dans les résultats des projets et la croissance de l'entreprise.

Souvent, les professionnels de l'approvisionnement expriment leur frustration de ne pas avoir été impliqués plus tôt dans le processus, en particulier lorsqu'il s'agit de conseil. Les acheteurs de services de conseil les plus performants comprennent qu'un approvisionnement efficace ne peut être obtenu que par une approche collaborative où l'approvisionnement est reconnu comme un partenaire commercial à part entière. Cette synergie exige que les secteurs d'activité apportent leurs besoins et leur sens des affaires, tandis que les achats apportent leur expérience en matière d'achat et leurs compétences en matière de négociation.

Pour que cette collaboration soit fructueuse, une culture de partenariat doit être profondément ancrée dans les pratiques quotidiennes. Si l'on fait moins, on obtient des résultats médiocres, où une fonction dirige tandis que l'autre se contente de suivre. En intégrant les achats dès le début et en favorisant un environnement coopératif, les entreprises peuvent s'assurer que toutes les parties sont activement impliquées et valorisées, ce qui conduit à une meilleure prise de décision et à des stratégies d'achat plus efficaces.

L'instauration de cette culture de collaboration n'est pas un effort ponctuel, mais un processus continu d'engagement, de communication et d'objectifs partagés. Lorsque les achats et les secteurs d'activité travaillent ensemble de manière transparente, ils créent une force puissante qui stimule l'innovation, l'efficacité et la réussite. Cette approche intégrée transforme les achats d'une activité transactionnelle en une fonction stratégique qui apporte une valeur durable et un avantage concurrentiel.

des marchés publics efficaces des marchés publics efficaces des marchés publics efficaces
des marchés publics efficaces des marchés publics efficaces des marchés publics efficaces
des marchés publics efficaces des marchés publics efficaces des marchés publics efficaces
des marchés publics efficaces des marchés publics efficaces des marchés publics efficaces