La rédaction d'un appel d'offres pour des services de conseil est un défi. Portée du projet n'est pas quelque chose de mesurable, et c'est souvent le résultat de discussions approfondies au sein de vos équipes. De nombreuses entreprises précipitent leur appel d'offres et envoient une définition d'une page de leurs besoins.

En tant qu'acheteur, vous devez vous mettre à la place des consultants pour comprendre l'importance d'une demande de propositions claire pour eux aussi. Répondre à un appel d'offres demande du temps, de l'énergie et, oui, de l'argent.

"Si votre contenu n'alimente pas la conversation, c'est que vous vous y prenez mal. - Dan Roth

En tant que partenaire d'une société de conseil, vous devez évaluer le rapport entre les avantages et les risques avant d'engager des ressources dans la conception d'une réponse. Lorsque l'appel d'offres est vague, qu'il n'y a pas ou peu de contexte et que les résultats attendus ne sont pas clairs, il faut se méfier.

Mais un appel d'offres ne se limite pas à l'objectif et aux exigences du projet. Les consultants doivent également comprendre le déroulement du processus, ce que vous attendez d'une proposition et comment vous l'évaluerez.

8 éléments clés d'un appel d'offres pour des services de conseil

#1. Approche du processus de sélection

La clarté et la transparence du processus de sélection sont très importantes et peuvent faire une grande différence dans la qualité du produit que vous recevrez. Vous devez communiquer et décrire aux fournisseurs potentiels le déroulement du processus de sélection.

Tout d'abord, décrivons les principales étapes de la procédure d'appel d'offres. Il est important que les candidats consultants sachent de combien de temps ils disposent pour préparer et soumettre leur proposition. Cela leur donnera également une idée de la date à laquelle le projet pourrait démarrer.

Normalement, à ce stade, vous devriez avoir signé un accord de non-divulgation avec les candidats potentiels. Même si cette étape n'est pas obligatoire, nous vous recommandons vivement de protéger votre confidentialité.

#2. Déroulement de la procédure

Distribution de l'appel d'offres et de l'intention de soumissionner : L'appel d'offres est envoyé aux consultants potentiels, qui indiquent s'ils vont soumissionner.

Questions et réponses Soumission de la pré-proposition : Avant le dépôt des offres, les consultants peuvent poser des questions sur l'appel d'offres. Toutes les réponses sont communiquées à tous les soumissionnaires potentiels dans un souci de transparence.

Délai de réception de la proposition : Il s'agit de la période pendant laquelle les consultants peuvent soumettre leurs propositions. Il est essentiel de fixer une date limite claire, afin que tous les participants disposent d'une durée égale pour préparer et soumettre leurs offres.

Liste restreinte et retour d'information : Une fois toutes les propositions reçues, elles sont examinées et une liste restreinte des propositions les plus appropriées est établie.

Présentations : Les cabinets de conseil ou les prestataires de services présélectionnés sont souvent invités à faire une présentation. Cela permet d'approfondir leur proposition, d'interagir, d'apporter des éclaircissements et de mettre en valeur leur expertise dans un format plus interactif.

Sélection : Après avoir examiné les propositions écrites et les présentations, une sélection finale est effectuée. Cette décision est basée sur différents critères tels que l'expertise, le coût, l'approche et la valeur potentielle qu'ils apportent à la table.

Lancement du projet : Une fois le cabinet de conseil sélectionné, le projet commence officiellement. Le lancement est une étape essentielle au cours de laquelle le client et le consultant alignent leurs objectifs, définissent les rôles et les responsabilités, fixent des étapes et établissent des protocoles de communication pour garantir la réussite du projet.

#3. Ce que vous attendez de la proposition

Naviguer dans une proposition dense de 70 diapositives peut être décourageant. Croyez-moi, les consultants peuvent en produire et en produiront si rien n'est fait ! Alors, pourquoi ne pas simplifier le processus pour tout le monde ? En indiquant clairement ce que vous attendez d'un appel d'offres, vous aidez non seulement les consultants à élaborer une proposition ciblée, mais vous vous assurez également de recevoir les informations concises et pertinentes dont vous avez réellement besoin.

Pour permettre des comparaisons correctes, n'hésitez pas à préciser dans votre appel d'offres quelques attentes à l'égard de la proposition et du consultant :

• Aperçu du projet : Décrivez clairement les objectifs, l'approche, les principaux résultats attendus, le calendrier du projet avec les principales étapes et la structure de gestion du projet proposée. Précisez également toute contribution attendue de votre part.
• Preuves d'expertise : Les consultants doivent démontrer leur compétence. Demandez-leur des références de projets similaires, les CV des consultants censés travailler sur le projet et tous les articles ou documents pertinents qu'ils ont produits.
• Ventilation des frais et de la charge de travail : Exigez une ventilation détaillée des honoraires et de la charge de travail prévue. Cela garantit la transparence et vous aide à comprendre la structure des coûts du projet.

#4. Comment vous prendrez votre décision

Vos critères de sélection et vos attentes à l'égard de la proposition doivent être explicites. En principe, vous savez déjà comment vous allez procéder à la sélection. Si ce n'est pas le cas, c'est le moment d'y réfléchir. Les critères de sélection sont généralement un mélange d'éléments tels que

La capacité de l'entreprise à effectuer le travail - Tirer parti du retour d'information des clients précédents sur les projets antérieurs.

L'expertise de l'entreprise dans le domaine requis - Dans l'idéal, le cabinet de conseil devrait fournir des documents de réflexion ou de position dans le créneau concerné.

La clarté de l'approche et des résultats attendus - Vous devez savoir si les produits à livrer sont ceux que vous attendez, mais aussi comprendre comment le consultant compte y parvenir.

La composition de l'équipe - Vous devez vous assurer que les consultants qui travailleront quotidiennement sur le projet ont l'ancienneté et l'expérience requises.

L'adéquation avec l'entreprise - En bref, pensez-vous que vous travaillerez bien ensemble ? Auront-ils l'impact et la reconnaissance nécessaires auprès de vos pairs ?

Le prix du projet - Pouvez-vous vous permettre de payer leurs services ? En avez-vous vraiment pour votre argent ? Y a-t-il des frais cachés à prendre en compte ?

Comme vous pouvez le constater, ces considérations vont bien au-delà du seul prix. Même s'il n'existe pas de formule magique utilisant des critères clairs, il est essentiel de les communiquer aux cabinets de conseil dès le début du processus pour obtenir une proposition de grande qualité et prendre des décisions éclairées et équitables.

#5. Qu'est-ce que le budget et le calendrier ?

Que votre projet soit urgent ou non, vous avez probablement un calendrier en tête. Ou au moins des échéances ou des réunions internes. Pour les candidats consultants, il est essentiel de connaître le calendrier du projet. Il aura un impact direct sur la composition de l'équipe et le coût du projet.

Les utilisateurs et les acheteurs incluent rarement leur budget dans l'appel d'offres. Toutefois, si vous disposez d'un budget très serré, il peut être judicieux d'inclure cette information dans l'appel d'offres afin de vous assurer que vous ne perdez pas de temps pour des propositions que vous ne pouvez pas vous permettre. En outre, les consultants seront en mesure de proposer des compromis ou des propositions de conception en fonction des coûts.

#6. Avez-vous d'autres exigences ?

Il se peut que vous ayez d'autres exigences à inclure dans votre appel d'offres. Par exemple, vous pourriez souhaiter avoir des références et des informations de contact pour vérifier ces références. Vous pouvez également définir des critères d'éligibilité liés à vos politiques internes en matière de passation de marchés. Peut-être que vos fournisseurs de services de conseil doivent être enregistrés en tant que fournisseurs.

#7. Qui est leur contact

Vous devez également définir le principal point de contact au cours du processus. S'agira-t-il d'un membre du service des achats, de l'un des cadres ou même d'un tiers ? Toutes les interactions avec les cabinets de conseil au cours de la procédure d'appel d'offres doivent passer par cette personne. Laisser les sociétés de conseil entrer en contact directement avec les dirigeants de leur choix donnerait un avantage aux entreprises en place et fausserait la concurrence.

#8. Les astuces qui font toute la différence

Impliquer les principales parties prenantes dans le processus d'appel d'offres : Le futur chef de projet, le promoteur du projet, le responsable des achats, les représentants des services financiers et stratégiques (pour les grands projets) et les principales parties prenantes du projet (c'est-à-dire les entreprises d'autres fonctions).

Faites-les participer au comité de sélection et organisez des discussions en face à face avec les finalistes. Si les réunions en personne ne sont pas possibles, des outils tels que Skype, Zoom et Google Hangouts sont des alternatives efficaces. Les différents points de vue de vos parties prenantes peuvent apporter des informations précieuses lors de la sélection.

Décrivez comment seront organisées les questions-réponses entre l'envoi de la demande de propositions et la réception de la proposition. Quand la question doit-elle être envoyée ? Comment les réponses seront-elles communiquées aux prestataires de services de conseil ?

Réflexions finales

Il est indispensable d'élaborer un appel d'offres complet pour les services de conseil. Il ne s'agit pas d'un simple appel d'offres : il permet de définir les objectifs, d'impliquer les parties prenantes et de fixer des attentes claires. Alors que vous vous lancez dans la rédaction d'un appel d'offres, considérez-le comme la première étape d'une collaboration fructueuse.

Un appel d'offres bien conçu permet aux consultants de mieux comprendre le contexte et les attentes de votre projet, ce qui garantit un impact optimal de ce dernier. Les huit éléments décrits dans cet article peuvent vous aider à rédiger la demande de propositions la plus efficace possible. Tirez parti de ces éléments pour vous engager sur la voie de la réussite.

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