Toute entreprise ambitieuse, qu'il s'agisse d'un magnifique gratte-ciel ou d'un projet commercial d'envergure, commence par un plan. Les mots d'Israelmore Ayivor nous rappellent que "tout grand édifice a commencé par un plan de construction... Il en va de même pour les rêves".

Pour les entreprises, ce schéma directeur est l'accord de conseil, pierre angulaire sur laquelle s'appuient les projets de transformation. Ce document n'est pas seulement un ensemble de termes et de conditions ; il incarne la confiance, la clarté et la compréhension mutuelle entre les entreprises et leurs consultants.

C'est la boussole qui permet à toutes les parties de garder le cap, même lorsqu'elles naviguent sur des terrains difficiles. L'élaboration d'un accord de conseil solide exige de la précision, de la prévoyance et des compétences de négociation astucieuses.

Ce guide vous propose une approche systématique de la négociation et de l'élaboration d'un contrat de consultance qui résiste au temps, aux défis et à l'évolution du monde des affaires.

1. Préparer la négociation - Quels sont les éléments à prendre en compte ? Ce qu'il faut faire

Avant de vous plonger dans les éléments clés, prenez le temps de préparer votre négociation. La première étape consiste à se mettre d'accord sur ce que vous voulez négocier. Dans le cas des services immatériels, presque tous les éléments de la proposition sont négociables. Vous pouvez tout modifier, de l'étendue du projet à la composition de l'équipe, en passant, bien sûr, par le prix.

Vous devez également garder à l'esprit la valeur globale du projet par rapport au prix. Comprendre la dynamique de la matrice des gains vous aidera à définir l'ampleur nécessaire de la négociation. Maintenant, examinez également la marge de manœuvre dont vous disposerez dans la négociation. Disposez-vous d'un avantage dans la négociation ? Ou avez-vous les mains plus ou moins liées ?

Enfin, obtenez le les bonnes personnes à la table en fonction de la taille et de l'importance stratégique du projet. Il n'est pas nécessaire de passer des semaines à négocier les coûts lorsque la résolution du problème rapporte chaque semaine plus que le coût du projet.

Essayez d'anticiper autant que possible comment les consultants agiront pour obtenir la meilleure offre. Dans cette situation, la meilleure affaire est lorsque les deux parties ont un résultat positif.

2. Négocier les éléments clés - Ce qu'il ne faut pas oublier

Lorsque vous entamez une négociation à plusieurs dimensions, les concepts BATNA (Best Alternative To Negotiate Agreement) et ZOPA (Zone Of Possible Agreement) peuvent s'avérer utiles. Ils vous permettront de dessiner un ensemble d'accords potentiels en fonction des différentes dimensions.

Pour constituer une telle offre, vous devrez analyser l'impact sur le prix des modifications apportées à la portée du projet ou à la composition de l'équipe et, inversement, identifier les compromis que vous êtes prêt à accepter. Ne perdez pas de vue l'objectif à atteindre : il est généralement préférable d'obtenir les résultats escomptés plutôt que de se contenter d'un résultat médiocre à moindre coût.

Si vous devez encore réduire les coûts, vous devez explorer d'autres possibilités d'économies, telles que les frais de déplacement ou le recrutement d'experts.

3. Donner un retour d'information aux consultants mécontents

N'oubliez pas de faire un débriefing avec les consultants qui ont perdu le projet. Prenez le temps d'expliquer pourquoi ils n'ont pas obtenu le projet et ce qu'ils auraient pu faire différemment. Cela les aidera à améliorer leurs propositions pour votre prochain projet ou pour leur prochain client.

Vous pouvez également demander aux consultants de vous donner leur avis sur le projet. Cela peut vous apporter des informations précieuses sur la manière dont vos équipes gèrent un projet de conseil et vous aider à améliorer vos pratiques.

4. Rédiger le contrat

"Un contrat ne vaut que ce que valent les personnes qui le signent. - Jeffrey Fry

L'élaboration d'un contrat complet est comme la construction d'un bâtiment : elle nécessite des fondations solides, des plans clairs et les bons matériaux. En matière de conseil, le contrat est l'épine dorsale qui garantit la transparence, la clarté et la confiance mutuelle.

En fonction de la nature de votre relation avec le consultant et de l'étendue des travaux, vous pouvez envisager plusieurs types d'accords :

• Accord de consultation standard : Il s'agit d'un contrat générique adapté à la plupart des projets de conseil ponctuels. Il est simple et couvre généralement les termes essentiels tels que l'étendue des travaux, les conditions de paiement et les clauses de confidentialité.
• Accord-cadre de services (MSA) + cahier des charges (SOW) : Si vous êtes amené à faire appel au même cabinet de conseil ou au même professionnel pour plusieurs projets, le MSA est un choix efficace. Il définit les conditions générales de la relation, telles que les modalités de paiement, la confidentialité et la résolution des litiges. Les projets ultérieurs peuvent ensuite être lancés avec des cahiers des charges individuels, qui détaillent les paramètres spécifiques du projet sans qu'il soit nécessaire de revenir sur les conditions générales.

LIRE LA SUITE : MSA, SOW, accords de consultation : Le guide définitif (2023)

Bien que l'utilisation du modèle proposé par le cabinet de conseil puisse sembler pratique, il est essentiel d'impliquer votre équipe juridique lors de la rédaction ou de la personnalisation de ces documents.

Enfin, le contrat doit toujours être rédigé dans un langage clair et sans jargon, afin que toutes les parties comprennent bien leurs responsabilités. Un contrat bien rédigé minimise les ambiguïtés, ce qui réduit les risques de litiges ultérieurs.

5. Formalisez vos attentes

Même si vous travaillez avec un accord de conseil standard, l'énoncé des travaux est le premier élément à inclure dans le contrat. Il couvre l'étendue des travaux et les produits livrables, le calendrier et l'échelonnement, la procédure de gouvernance et d'escalade, ainsi que les résultats attendus et les indicateurs.

Le contrat est toujours la référence en cas de litige. Vous voulez que les consultants s'engagent sur les résultats du projet, pas sur les moyens.

6. Définir les conditions générales - comment et pourquoi

Lorsque vous avez décrit le travail qui sera effectué, comment et quand, il est temps de définir comment les consultants seront payés. Même si vous avez opté pour une rémunération forfaitaire, le calendrier et les modalités de paiement doivent être clairement indiqués dans le contrat.

Si vous travaillez avec des honoraires horaires ou des honoraires basés sur la performance, vous devez inclure les conditions pour être payé et les garanties potentielles pour éviter un déraillement.

7. Clarifier les règles

En fonction du projet et de l'entreprise, certaines règles doivent être incluses dans l'accord.

• Confidentialité- Cette clause doit toujours figurer dans un contrat de consultance. De nombreux projets comportent des informations confidentielles sur la stratégie ou les produits de l'entreprise.
• Utilisation de tiers- De nombreux cabinets de conseil travaillent avec des sous-traitants ou s'associent à d'autres cabinets sur des projets.
• Propriété intellectuelle– Surveiller les informations et les modèles développés au cours du projet et clarifier la propriété dans le contrat.
• Politiques des clients (telles que la gestion de l'information et la sécurité)-Les consultants doivent se conformer à toutes les règles que vous pourriez demander.
• Conflit d'intérêts et non-concurrence- Pour certains projets, vous voudrez peut-être vous assurer que les consultants n'auront pas de conflit d'intérêts ou qu'ils ne vendront pas à vos concurrents la méthodologie qu'ils ont élaborée pour vous.

8. Se préparer au pire - éviter les risques et les pièges

C'est un principe universel dans la vie comme dans les affaires : "Espérer le meilleur, mais se préparer au pire". Lorsqu'il s'agit de formuler un accord de conseil, ce mantra est indispensable.

Tout d'abord, il est essentiel de reconnaître que même avec les meilleures intentions et la planification la plus méticuleuse, des défis imprévus peuvent survenir. Les ralentissements économiques, les changements de direction, l'évolution de la dynamique du marché ou même les crises mondiales peuvent avoir un impact considérable sur la trajectoire d'un projet.

Par conséquent, votre contrat doit être proactif et pas seulement réactif. Identifiez les points faibles potentiels de votre collaboration, qu'il s'agisse de retards de livraison, d'erreurs de communication, de modifications du champ d'application ou de problèmes budgétaires. Pour chacun de ces problèmes, intégrez des clauses qui prévoient des voies de résolution claires.

Conclusion - Négociation et préparation de l'accord de consultation

L'élaboration d'un contrat de consultance efficace ne se limite pas à cocher des cases et à mettre les points sur les i. Il s'agit d'un mélange complexe de compréhension, de prévoyance et de négociation stratégique. C'est un mélange complexe de compréhension, de prévoyance et de négociation stratégique. En suivant ces huit étapes, vous posez les bases solides d'une relation de conseil qui repose sur la clarté, la confiance et le respect mutuel.

Rappelez-vous que, comme les structures puissantes qui s'élèvent à partir de simples plans, un accord de conseil bien structuré peut ouvrir la voie à des projets qui transforment des visions en réalités tangibles. Ainsi, la prochaine fois que vous vous retrouverez à la table des négociations ou que vous rédigerez un accord, laissez ce guide vous servir de phare, pour que vos rêves et vos projets restent debout et inébranlables.

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